文/濱州醫(yī)學(xué)院煙臺附屬醫(yī)院 葛玉梅 韓尚男

淺談醫(yī)院圖書館如何做好電子檔案管理工作

文/濱州醫(yī)學(xué)院煙臺附屬醫(yī)院 葛玉梅 韓尚男

醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院日常工作和未來發(fā)展的方方面面，是一項(xiàng)十分重要的工作。在檔案管理電子化、數(shù)字化發(fā)展的大趨勢下，針對現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理存在的問題，如何提升醫(yī)院圖書館電子檔案管理具有重大而現(xiàn)實(shí)的意義。

醫(yī)院圖書館；電子檔案；檔案管理

醫(yī)院電子檔案中包含了醫(yī)院工作中的很多重要內(nèi)容，是對醫(yī)院整體內(nèi)容的存儲，通過這些檔案數(shù)據(jù)既可以看到醫(yī)院的發(fā)展，也能夠分析出相關(guān)醫(yī)學(xué)技術(shù)的變革，而且通過深度加工這些數(shù)據(jù)資料，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層提供一些決策支持信息。因此，醫(yī)院電子檔案管理是十分重要的工作。然而，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理中還存在許多問題，需要進(jìn)一步提升醫(yī)院電子檔案管理水平。

一、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的意義

一般的醫(yī)院檔案管理包括：醫(yī)院從成立到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔、醫(yī)院內(nèi)部人士信息等?？梢员O(jiān)控和分析出醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院的工作效率改變等，而且非常方便相關(guān)人員查看檔案資料信息。比如設(shè)備檔案信息，相關(guān)人員可以非?？焖倭私庠O(shè)備的型號、性能等，及時(shí)對一些老舊或者損壞的設(shè)備給予更新?lián)Q代，保障整個醫(yī)院能夠快速、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，對醫(yī)院建立全方位的檔案管理是非常重要的。與此同時(shí)，電子檔案管理能夠提升檔案管理的效率和水平。在傳統(tǒng)檔案的管理過程中，工作人員主要依靠手工操作整理資料，不僅在收集與整理方面需要花費(fèi)大量的時(shí)間，難以保證文書檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)不能利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行資料的整理和分析。通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的整理錄入工作，通過方便快捷的檢索功能，達(dá)到文書檔案檢索效率的提升。

二、醫(yī)院圖書館電子檔案管理存在的問題

（一）缺乏電子檔案管理意識。雖然信息化時(shí)代已經(jīng)發(fā)展了很長一段時(shí)間，但是在醫(yī)院中，電子檔案和檔案數(shù)字化水平整體仍然不高，導(dǎo)致這一問題的主要原因是一些工作人員在日常的工作中并不注意相關(guān)資料的收集，提升數(shù)字化管理水平，因此很多信息無法及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄在案，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的正確性和價(jià)值，同時(shí)不能及時(shí)進(jìn)行電子化整理，導(dǎo)致工作積壓。這也會使得后期對醫(yī)院整個內(nèi)部狀況無法做出及時(shí)的評估和調(diào)整，不利于管理決策層根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行正確的判斷。

（二）電子檔案管理制度不健全。許多醫(yī)院在實(shí)際工作中不注重電子檔案管理制度的合理性，更不用說有效的監(jiān)督管理機(jī)制來約束和健全電子檔案管理制度。在相關(guān)檔案的格式、內(nèi)容等方面缺乏統(tǒng)一的要求，整體工作狀態(tài)比較隨意。甚至在有些地方，對檔案資料依然采用傳統(tǒng)的手工記錄的方式。這種方式不僅非常不利于快速查找，而且浪費(fèi)資源，如不能及時(shí)快速地進(jìn)行檔案電子化、數(shù)字化，將嚴(yán)重制約醫(yī)院圖書館電子檔案管理效率。另外，針對檔案的收集工作缺乏科學(xué)的過程，檔案管理水平亟待提高。

（三）專業(yè)電子檔案管理人員不足。目前，除了一些非常大型的醫(yī)院之外，很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，一般由醫(yī)院科室內(nèi)部的員工兼任。但所謂“術(shù)有專攻”，因此這些科室的工作人員本身并不具備專業(yè)的檔案管理知識，尤其是在電子檔案推行的趨勢下，不能及時(shí)采納先進(jìn)的技術(shù)。所以實(shí)際建立、獲取的檔案資料十分不規(guī)范，非常不利于后期資料的查找，而且也不具備相應(yīng)的參考價(jià)值，失去了檔案本身所具有的獨(dú)特意義。

三、提升醫(yī)院圖書館電子檔案管理水平

（一）制定相應(yīng)的電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)是重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

（二）加大檔案管理的投入。電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方而的投入，配置各方而性能好的計(jì)算機(jī)、軟件、刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化醫(yī)院圖書館電子檔案隊(duì)伍管理，提升相關(guān)管理人員素質(zhì)水平。醫(yī)院圖書館電子檔案管理建設(shè)是一個復(fù)雜龐大的工程，對于檔案管理人員來說是重大嚴(yán)峻的考驗(yàn)。作為醫(yī)院圖書館電子檔案管理人員，直接接觸到醫(yī)院各類檔案資源及內(nèi)部成員的重要資料，必須具備正直誠信的思想品格，樹立牢固的檔案管理意識，擁有扎實(shí)的崗位專業(yè)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)。這就要求醫(yī)院圖書館電子檔案管理人員積極參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升自身技術(shù)水平，加強(qiáng)同行業(yè)的專業(yè)技術(shù)交流，不斷充實(shí)自己，學(xué)習(xí)新的信息化管理技術(shù)，有效提升檔案管理水平。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展的歷史、日常工作、人員資料、設(shè)備資料的未來規(guī)劃等多方面內(nèi)容，對于一所醫(yī)院的建設(shè)具有直接影響。針對于我國醫(yī)院圖書館電子檔案管理存在的認(rèn)識、人員、制度等方面的問題，本文提出了三項(xiàng)建議供借鑒。

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