文/中鐵九局五公司 劉元春

建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀與對策

文/中鐵九局五公司 劉元春

在進行建筑施工企業(yè)管理的過程中，工程檔案的管理是十分重要的一點，在行業(yè)競爭當(dāng)中是非常突出的一個因素。另外也對建筑企業(yè)進行施工生產(chǎn)、人員進行管理、質(zhì)量監(jiān)管和控制等每一個方面都有重要作用。

建筑施工企業(yè)；工程檔案；管理工作；現(xiàn)狀；對策

一、分析建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀

(一)檔案管理人員隊伍建設(shè)不到位。許多工程項目的相關(guān)管理人員（資料員）沒有進行過相關(guān)的檔案培訓(xùn)，許多是通過一些非專業(yè)的人員來兼職。單位為了節(jié)約成本，并沒有對專業(yè)的管理人員進行聘用。這種情況的發(fā)生在對日后查詢產(chǎn)生影響的同時也給企業(yè)發(fā)展造成一定的潛在危險，對企業(yè)的健康有效發(fā)展非常不利。

（二）檔案管理方法比較陳舊。從當(dāng)前的角度分析，從建筑施工企業(yè)的工程檔案內(nèi)容上面來分析，主要還是一些建筑施工的基本工程概況以及各個階段需要進行的施工工作、總結(jié)等。然而在檔案里面記載的語言十分抽象，無法科學(xué)、系統(tǒng)地對工程信息進步表達，有的信息資料無法完整、有效地對建筑工程的真實情況進行反映，同樣也無法對一個建筑施工企業(yè)進行準(zhǔn)確評價。

(三)檔案保管工作不到位。許多建筑施工單位在檔案保管方面只是管的方法，沒有充分重視這個工作，檔案在建筑施工中完全無法起到需要的作用。而且從當(dāng)前的角度上分析，有許多建筑施工單位在檔案整理的方面沒有很好的觀念，對檔案保管工作的開展有嚴(yán)重影響，甚至有很多單位單單認(rèn)為檔案保管的工作只需要人事檔案，而忽略自身的真正體現(xiàn)價值的主體檔案，這樣就對建筑施工單位的發(fā)展產(chǎn)生了直接影響。這些情況造成檔案工作者在單位當(dāng)中地位低下，處于可有可無的地位。

（四）信息化建設(shè)發(fā)展滯后。加強檔案管理工作的信息化水平可以在很大層面上推動企業(yè)科學(xué)發(fā)展的步伐，在檔案管理工作發(fā)展過程中非常重要。然而從實際的效果來進行分析，企業(yè)的檔案管理沒有很高的信息化水平。導(dǎo)致信息化管理水平非常滯后的主要原因在以下幾個方面:1.性能比較落后的設(shè)施，硬件無法符合工作的需求，軟件必須要加強升級工作。2.在以往保持過的檔案里，圖紙、圖像不能及時有效地提供給建筑工程相關(guān)人員進行查閱。

二、加強建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的對策

(一)深化檔案管理意識。檔案管理工作涉及的內(nèi)容繁雜，單純依靠個人和單獨部門是無法順利完成的，需要組建一支專門的檔案管理團隊，對人員進行小組劃分和任務(wù)分配，由檔案主管對各小組的工作進行指導(dǎo)，層層落實責(zé)任，并加強和其他部門的交流合作，為檔案資料的收集提供便利。

（二）強化檔案管理人員的培訓(xùn)。我國在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，很多企業(yè)所發(fā)生的問題就在于檔案管理方面的人員整體素養(yǎng)非常低下。本單位將檔案管理工作納入2017年公司業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，確保公司各單位兼職檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程、掌握基本工作方法，為逐步完善檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

（三）加強領(lǐng)導(dǎo)，健全制度。檔案管理工作在開展的過程中與施工企業(yè)進行日常運營的管理有非常密切的關(guān)系，相關(guān)的企業(yè)管理者需要對管理工作的開展工作進行重視，并且將檔案管理工作提升到整個企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的層面當(dāng)中。本單位根據(jù)相關(guān)工作管理制度和要求對單位原有的檔案管理制度進行了修訂和完善，在制度中對檔案工作相關(guān)的機構(gòu)、職責(zé)、人員進行了相應(yīng)的明確，對企業(yè)文件材料歸檔時間、歸檔范圍及文書檔案保管期限作了相應(yīng)的規(guī)定，對會計檔案、科技檔案的移交工作進行了明確和規(guī)范，對歸檔材料的借閱復(fù)制、鑒定銷毀、安全保密提出具體要求。

（四）運用多種檔案管理基本手段。建筑施工企業(yè)的檔案在內(nèi)容方面具有多樣性。我們需要采取多種方法相結(jié)合進行綜合收集。其一，需要定期進行收集，就需要每一個管理部門和檔案管理的相關(guān)工作人員根據(jù)建筑施工的時間段進行定期收集的工作，并加強整理分類，還需要定期移交給管理部門。其次是需要進行隨時收集，做好現(xiàn)有資料的收集歸檔工作。本單位根據(jù)相關(guān)的規(guī)定與制度來嚴(yán)格控制歸檔的時間、范圍和保管期限，積極做好各個方面的檔案收集、整理、歸檔工作。

（五）提高檔案服務(wù)能力。要提高檔案信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)對于檔案整體服務(wù)模式的意義重大，企業(yè)應(yīng)該加強檔案信息資源的開發(fā)力度，對檔案服務(wù)項目和專題服務(wù)進行預(yù)先設(shè)計和超前規(guī)劃，明確檔案信息服務(wù)的方向和屬性，加大對企業(yè)檔案信息服務(wù)窗口工作人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)員工的積極主動態(tài)度和專業(yè)技能服務(wù)水平，滿足查詢用戶的各項需求。

（六）加強分級管理，深化層次編研。加強原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而達成邏輯上的連貫性，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。首先，檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進行編排；其次，對歸檔的材料進行科學(xué)、細(xì)致的分類和排序；最后，根據(jù)整合后的信息的利用價值大小以及檔案性質(zhì)對資料進行入庫保管，對尚未歸檔的資料進行價值鑒定。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在進行企業(yè)管理工作的時候是十分重要的部分。在當(dāng)前競爭日趨激烈的時候，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該更加對檔案工作在自身發(fā)展過程中所具有的重要意義進行了解，并予以重視，積極整理、收集、開發(fā)檔案，可以逐步建立起一個基礎(chǔ)設(shè)施相對完備、服務(wù)的功能更加齊全、信息化水平更先進的具有數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理體系，只有這樣才可以讓相關(guān)的企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。

[1]樓頁新.現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理及其創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計,2016(2):29-30.

[2]俞翌輝.建筑施工企業(yè)的工程檔案管理對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(08):123+126.