文/陜西省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 王娟

新形勢(shì)下企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/陜西省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 王娟

檔案管理在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的作用是不可替代的，應(yīng)快速發(fā)現(xiàn)檔案管理的相關(guān)問題，科學(xué)合理地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。本文對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的措施進(jìn)行了分析。

新形勢(shì)；企業(yè)；檔案管理

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

縱觀我國(guó)當(dāng)前各行業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不難看出，工作人員技術(shù)水平普遍不高。由于深受較多因素的影響，當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力以及工作業(yè)務(wù)水平并不高，加之企業(yè)不重視檔案管理，導(dǎo)致崗位人員無法快速更新專業(yè)知識(shí)，參與技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少之又少。檔案管理人員通常是兼職或是承擔(dān)多項(xiàng)職能。長(zhǎng)久以來，負(fù)責(zé)檔案管理的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認(rèn)為檔案管理可有可無，無法將該項(xiàng)工作看成是企業(yè)管理的重要部分。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅是保管好重要的檔案信息便可，該項(xiàng)工作無法同生產(chǎn)崗位相比，后者才能夠創(chuàng)造出可觀的經(jīng)濟(jì)效益，前者無法對(duì)企業(yè)創(chuàng)新、創(chuàng)造性發(fā)展發(fā)揮太大影響。

上述現(xiàn)象充分表明，企業(yè)部分員工欠缺對(duì)檔案管理的科學(xué)認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作無法符合現(xiàn)代企業(yè)管理的真正需要。當(dāng)前，較大比例的企業(yè)檔案管理員工并沒有接受過專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，欠缺豐富的檔案管理知識(shí)，針對(duì)企業(yè)檔案信息的重要性、分類、收集、整理、歸納、裝卷等并不熟悉，無法形成標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。一些企業(yè)檔案管理崗位普遍存在減值現(xiàn)象，員工無法投入更多的精力在檔案管理上，進(jìn)而阻礙了檔案管理工作水平的全面提升。

二、新形勢(shì)下企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的措施

（一）檔案管理信息化。企業(yè)檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業(yè)檔案依照專業(yè)技術(shù)、科技員工、財(cái)務(wù)工作、生產(chǎn)報(bào)表等類別做細(xì)化分配，進(jìn)而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術(shù)管理企業(yè)檔案可全面提升工作效率，滿足企業(yè)各部門、相關(guān)工作人員快速高效查詢檔案信息的需要，同時(shí)還可明顯降低檔案工作人員的任務(wù)量，令查閱檔案的質(zhì)量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術(shù)模式可完全將企業(yè)重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業(yè)檔案信息的可用性、可信性以及精準(zhǔn)性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進(jìn)而大大提升了對(duì)企業(yè)檔案信息原件的完好保存度。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子信息技術(shù)管理企業(yè)檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應(yīng)用障礙，真正達(dá)到異地、跨時(shí)空查詢檔案的目標(biāo)。

在檔案管理工作方面，新時(shí)期檔案管理工作的重要發(fā)展方向是全面實(shí)現(xiàn)信息化。在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，檔案文件的全部備案、檔案信息資料的整理分析全部可以運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為基礎(chǔ)技術(shù)來完成。這不僅僅在某種意義上提升了檔案資料的安全性，還最大限度節(jié)省了檔案信息鑒別及整理時(shí)要付出的時(shí)間。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以為企業(yè)集團(tuán)或者是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的重大決策提供最可靠的根據(jù)和支持，還可以讓使用人員無障礙、跨區(qū)域查找檔案資料，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息智能交換以及資源共享，進(jìn)而最大程度促進(jìn)各相關(guān)部門的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）檔案管理一體化。檔案管理每個(gè)階段的整合就是檔案管理一體化的具體表現(xiàn)，其完全去除了檔案管理的每個(gè)相對(duì)獨(dú)立的流程，全面徹底提升了檔案管理的效率。古老傳統(tǒng)的檔案管理大致可以分為四個(gè)方面：主要是檔案的長(zhǎng)期保存、檔案的整理備案、檔案的保存、檔案的使用。因?yàn)闄n案和文檔的具體管理方法以及所用標(biāo)準(zhǔn)都不一樣，所以檔案管理的效率就受了較大的影響。因此檔案管理慢慢地向一體化方面改進(jìn)，在檔案管理工作之中，要完全知道檔案管理一體化的基本流程以及關(guān)鍵操作，全面提升檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）檔案管理多元化。在公眾慢慢地認(rèn)知檔案管理的作用后，檔案管理的工作重點(diǎn)定位于服務(wù)公眾。檔案管理的實(shí)際數(shù)量是由于社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展而不斷豐富的，無論是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及學(xué)術(shù)調(diào)查研究的發(fā)展，還是人民群眾的生活以及國(guó)家信息，檔案管理的作用都是意義重大的。因此，檔案管理一定要向多元化方向發(fā)展，向社會(huì)全體人員提供相關(guān)檔案信息的查詢業(yè)務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案管理所具有的作用。同時(shí)，在信息查詢方面一定不要局限于紙質(zhì)檔案古老的查詢方式，還可以運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來進(jìn)行相關(guān)的查詢服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)。加強(qiáng)思想政治教育，夯實(shí)職業(yè)道德根基。尤其要解決其思想問題，強(qiáng)化檔案管理人員馬克思主義的思想教育，核心與靈魂即是全心全意為人民服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理人員全心全意為人民服務(wù)的宗旨引導(dǎo)，開展學(xué)習(xí)和自我學(xué)習(xí)，批評(píng)與自我批評(píng)，最重要的就是加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)的教育。道德，是維系社會(huì)良性發(fā)展所必須的，要貫徹敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、奉獻(xiàn)社會(huì)的服務(wù)精神，克服那種認(rèn)為勞動(dòng)只是一種差事的看法，為人民謀取利益，為人民做好事，做實(shí)事。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的日益進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展得到社會(huì)各界越來越多的關(guān)注。檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中，起到了非常重要的作用，是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作。本文對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的措施進(jìn)行如上分析，希望得到同行的認(rèn)可。

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