文/佛山市公用事業(yè)控股有限公司 葉敏婷

對企業(yè)檔案工作者綜合素質(zhì)提升的思考

文/佛山市公用事業(yè)控股有限公司 葉敏婷

企業(yè)檔案管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，支撐著企業(yè)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的來臨，促使企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵得到豐富，檔案工作者在崗位上所具備的知識技能及各種業(yè)務(wù)素養(yǎng)同時也面臨著考驗。檔案工作者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著重要的作用。

企業(yè)檔案；工作者素質(zhì)；提升；思考

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢

當(dāng)前，人類社會已發(fā)展成為信息社會，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的技術(shù)革命浪潮的到來，促進(jìn)了檔案在信息社會中的地位日益凸顯，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展和被廣泛應(yīng)用，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的、數(shù)字化的管理方式。檔案管理的發(fā)展趨勢呈現(xiàn)出以下幾方面的特點(diǎn)：

（一）信息化。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得信息數(shù)據(jù)資源的價值得到了人們的普遍認(rèn)同，同時也促使檔案室的發(fā)展從封閉的檔案室（館）延伸到外圍空間，未來社會對檔案的關(guān)注已不僅局限于單純的保存和管理，而是如何開發(fā)、傳播、利用和創(chuàng)新，檔案的信息化也得到空前的發(fā)展。一方面，檔案信息的種類日漸豐富，現(xiàn)在的檔案中除了所有形式的辦公文檔外，其他具有保存價值的信息載體形式（圖片、音頻、視頻、網(wǎng)頁、實物等）也急劇增長。因此，檔案信息化的發(fā)展正在進(jìn)行文件實體管理向信息管理、知識管理的變革。另一方面，檔案信息數(shù)量持續(xù)增長，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展使得檔案信息收集的范圍更廣，存儲途經(jīng)更多樣化，也更為便利。

（二）資產(chǎn)化。知識管理被認(rèn)為是“21世紀(jì)企業(yè)管理新方向”，知識在新常態(tài)下絕非僅僅一種資源，而是能為企業(yè)創(chuàng)造價值的一種核心的無形資產(chǎn)。從知識資產(chǎn)的角度來看企業(yè)檔案，企業(yè)檔案所包含的內(nèi)容涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，是企業(yè)信息資源的核心，是企業(yè)知識長期積累下的記錄和沉淀，其中很多檔案是企業(yè)顯性知識資產(chǎn)的重要組成部分。例如：企業(yè)經(jīng)營管理類檔案、基本建設(shè)類檔案、產(chǎn)品類檔案、科學(xué)技術(shù)研究類檔案等。因此，新常態(tài)下知識管理對企業(yè)的檔案管理工作提出了許多新要求，將企業(yè)檔案納入企業(yè)知識資產(chǎn)的范疇中加以管理，對提高企業(yè)檔案的利用率，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力有重要的意義。

（三）人文化。檔案記載某一機(jī)構(gòu)、企業(yè)、組織的發(fā)展軌跡，其本身就是一種文化現(xiàn)象，可直接服務(wù)于文化建設(shè)。就企業(yè)文化建設(shè)方面而言，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，它作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)文化建設(shè)的真實記錄，是企業(yè)文化儲存的主要形式，是企業(yè)形象的綜合反映，其本身具有鮮明的文化特征。例如：利用檔案信息資源對企業(yè)以往的規(guī)章制度進(jìn)行梳理；利用檔案的各種史料和專題材料展示企業(yè)的奮斗歷程；利用檔案材料進(jìn)行企業(yè)形象策劃，這些都是企業(yè)檔案通過展示企業(yè)的物質(zhì)文化成果、體現(xiàn)企業(yè)的行為文化、反映企業(yè)的制度文化，為企業(yè)文化建設(shè)提供有力的服務(wù)支撐，對企業(yè)起到“內(nèi)促動力，外樹形象”的顯著效果。這是發(fā)展先進(jìn)文化的客觀要求，也是時代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

面對檔案行業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)出的一系列新趨勢，在檔案管理工作中逐漸暴露出信息時代部分檔案工作者綜合素質(zhì)不高、對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的新問題辨認(rèn)能力和應(yīng)變能力薄弱，服務(wù)水平停留在低層次的應(yīng)付程度上等現(xiàn)象。

（一）專業(yè)水平有待進(jìn)一步提高。長期以來，人們普遍認(rèn)為檔案管理工作是清閑、安逸且沒有太多技術(shù)要求的工作，許多企業(yè)在人員配置上欠缺考慮，部分從事檔案工作者存在專業(yè)不對口、臨時兼任、無證上崗、零基礎(chǔ)知識等問題，導(dǎo)致許多企業(yè)在檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了檔案歸檔分類不規(guī)范，脫離企業(yè)實際需要、檔案編號編排不合理、檔案標(biāo)題書寫不規(guī)范、檢索效率不高、檔案內(nèi)容缺乏利用價值等現(xiàn)象。檔案管理是一項綜合性很強(qiáng)的基礎(chǔ)管理工作，它所涉及的知識領(lǐng)域較為廣闊，特別在當(dāng)今時代信息、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步延伸、滲入，我們許多的檔案工作領(lǐng)域也得到發(fā)展，而由此引起的對檔案工作者的綜合素質(zhì)要求也越來越高。

（二）觀念陳舊，不適應(yīng)時代的需要。部分檔案工作者對信息時代以計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)為代表的新理論、新技術(shù)、新方法產(chǎn)生了一種無形的心理壓力。有的“怕”字當(dāng)頭，怕不適應(yīng)、怕跟不上、怕被淘汰，由此產(chǎn)生了恐懼感；有的因循守舊，用老眼光看待發(fā)展，對新技術(shù)、新領(lǐng)域不接受，甚至產(chǎn)生抵觸情緒；有的不能以全新視野審視自己的觀念，調(diào)整角色定位，導(dǎo)致角色扮演失調(diào)。認(rèn)識上的偏頗、觀念上的陳舊，導(dǎo)致行為上的梗阻。

究其原因，首先，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作人員只是扮演“倉管員”角色，未能認(rèn)識到檔案工作人員的綜合素質(zhì)提高的重要性。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只重視經(jīng)營業(yè)績，重視對經(jīng)營業(yè)務(wù)部門的專業(yè)技能培訓(xùn)，忽視了檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，對檔案人的職業(yè)規(guī)劃也缺乏足夠的支持；檔案資金的投入不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。其次，部分檔案工作人員對自身面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，不懂得如何將接手的新技能應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的主動意識，不愿花時間和精力來整合提高新的技能。

三、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑

隨著信息化程度的深入，檔案管理工作所要求的深度和廣度也逐漸變化發(fā)展，具備扎實的基礎(chǔ)知識、專業(yè)的技能和良好職業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型檔案工作者是檔案行業(yè)發(fā)展趨勢的需要，也是時代的呼喚。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的政治素養(yǎng)和法制教育。檔案管理人員的工作內(nèi)容與個人隱私、社會和國家的利益息息相關(guān)，全面提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)是順利開展檔案工作的必要保證。以中國特色社會主義核心價值觀引領(lǐng)思想，幫助檔案工作者樹立社會主義榮辱觀，并加強(qiáng)《檔案法》《保密法》的等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，約束規(guī)范檔案工作者的行為，以促進(jìn)檔案工作者的政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)的提升。企業(yè)要加強(qiáng)對檔案工作者的管理，檔案工作者在管理檔案的過程中，除了具備業(yè)務(wù)能力外，還須熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)，嚴(yán)格按照各項規(guī)章制定開展日常管理工作。

（二）積極培養(yǎng)具備專業(yè)素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。信息化飛速發(fā)展的時代，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，這就要求企業(yè)要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新常態(tài)下專業(yè)素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認(rèn)識，給予檔案工作者繼續(xù)教育、資金以及政策上的支持。一是根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢和公司經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的需求，企業(yè)要組織檔案工作者參加專業(yè)培訓(xùn)或繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，尤其在信息化方面，增設(shè)計算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)培訓(xùn)課程，使檔案工作者熟練掌握計算機(jī)知識，促進(jìn)檔案人員對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效管理和控制。二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大支持力度，把檔案工作納入公司工作規(guī)劃中，不斷完善檔案管理的各項規(guī)章制度，改善檔案工作者的工作環(huán)境和關(guān)注其職業(yè)生涯發(fā)展。在資金方面，加大投入力度，定期補(bǔ)充和更新辦公設(shè)備，完善各項硬件設(shè)施。在職業(yè)發(fā)展規(guī)劃方面，努力創(chuàng)造職業(yè)晉升平臺，從服務(wù)效率、業(yè)績成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效等方面進(jìn)行綜合考核，創(chuàng)造客觀、公平的職業(yè)晉升平臺，促進(jìn)檔案工作者由崗位能手向行業(yè)技術(shù)專家方向發(fā)展。

（三）不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和提升自主學(xué)習(xí)的能力。從檔案管理人員自身來看，要成為本職工作的行家里手，就要通過不斷優(yōu)化已具備的知識結(jié)構(gòu)，拓寬視野。要把自主學(xué)習(xí)作為提升自身素質(zhì)的一個重要途徑，立足崗位和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，通過自主學(xué)習(xí)，熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識，重點(diǎn)提升自身對檔案信息的處理能力，這不僅要求檔案工作具備收集、整理檔案信息的能力，還要求檔案工作者不斷提升判斷檔案信息和挖掘檔案信息價值的能力，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行系統(tǒng)整合，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的、更便利、更準(zhǔn)確的服務(wù)。同時，在與人交流中不斷提升溝通協(xié)調(diào)能力，并注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論和實踐工作有機(jī)地結(jié)合起來。

（四）以“工匠精神”引領(lǐng)強(qiáng)化服務(wù)意識，促使檔案價值最大化。一個企業(yè)的檔案管理工作是以服務(wù)企業(yè)為基礎(chǔ)，它不是一種“你問我答”“你來我查”的被動服務(wù)，如何最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值是檔案工作的發(fā)展之源，服務(wù)理念是立業(yè)之本，“便捷的存查、高效地檢索、有效地開發(fā)利用、發(fā)揮參謀作用”應(yīng)該是每個企業(yè)檔案工作者對檔案事業(yè)的追求。中央政府倡導(dǎo)的“工匠精神”，對各行業(yè)從業(yè)者提出了專注、耐心、執(zhí)著、淡然、堅守、精細(xì)等品質(zhì)，其落實在檔案工作者個人層面，就是一種對職業(yè)的敬畏、對檔案的負(fù)責(zé)、對服務(wù)的熱忱、對工作的執(zhí)著。檔案工作者要積極踐行“工匠精神”，以一絲不茍、兢兢業(yè)業(yè)、追求精益求精的態(tài)度不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，以高度的責(zé)任感變被動為主動，甘于平淡，甘于默默無聞，將精益求精的“工匠精神”融入檔案工作的每一個環(huán)節(jié)中，利用自身的分析、判斷和綜合能力優(yōu)化盤活檔案信息，使檔案信息能為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)提供高“含金量”的信息支持。