文/武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站 張俊普

市政工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類(lèi)整理芻議
——以武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站為例

文/武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站 張俊普

質(zhì)量監(jiān)督檔案和竣工驗(yàn)收備案檔案是工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的兩大部分內(nèi)容，通過(guò)分析兩類(lèi)檔案的內(nèi)容組成，探索內(nèi)部聯(lián)系，結(jié)合工作實(shí)際合理確定分類(lèi)整理方法，編制方便快捷的檢索工具，實(shí)現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的科學(xué)整理，便捷利用，提高檔案管理水平，取得了明顯的工作成效。

質(zhì)量監(jiān)督檔案；竣工驗(yàn)收備案檔案；分類(lèi)整理

武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站是承擔(dān)市政工程質(zhì)量監(jiān)督管理和竣工驗(yàn)收備案工作的事業(yè)單位，2010年順利通過(guò)檔案管理AAA級(jí)認(rèn)定，成為武漢市建設(shè)領(lǐng)域第一家檔案管理AAA級(jí)單位。2013年、2016年，順利復(fù)查換證，確認(rèn)為省特級(jí)，保持了檔案規(guī)范管理領(lǐng)先水平。在武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站室藏檔案中，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是其重要組成部分。

一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案類(lèi)別及內(nèi)容

（一）質(zhì)量監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容。包括工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、工程質(zhì)量事故報(bào)告及相關(guān)資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。

（二）竣工驗(yàn)收備案檔案主要內(nèi)容。包括市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表、工程施工許可證、工程質(zhì)量評(píng)價(jià)資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)可文件、工程質(zhì)量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。

二、分類(lèi)整理方法

（一）類(lèi)號(hào)的確定。將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為專(zhuān)業(yè)檔案，采用混合號(hào)碼制方式確定類(lèi)號(hào)，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗(yàn)收備案檔案確定為“Z2”。

（二）分類(lèi)方法的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案圍繞工程建設(shè)分階段逐步自然積累，以工程項(xiàng)目為中心，對(duì)象明確，實(shí)體單一，聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)的整體。檔案資料有明確的內(nèi)容，外部界限清晰，便于歸類(lèi)?；谏鲜鎏卣?，采取“性質(zhì)—工程項(xiàng)目分類(lèi)法”進(jìn)行分類(lèi)。

（三）檔案號(hào)的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設(shè)全過(guò)程，在編制檔案號(hào)時(shí)不以年度為限，直接以流水號(hào)順序排列，采取“分類(lèi)號(hào)+案卷順序號(hào)”的方式編制檔案號(hào)。

（四）檔案保管期限的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是與工程質(zhì)量密切相關(guān)的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題、出現(xiàn)投訴后進(jìn)行調(diào)查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員履職盡責(zé)的有效憑證，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。

三、結(jié)合檔案實(shí)際的特殊處理

（一）兩類(lèi)檔案的對(duì)應(yīng)。每項(xiàng)工程既有一套質(zhì)量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗(yàn)收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類(lèi)整理過(guò)程中，對(duì)兩類(lèi)檔案分別確定類(lèi)別號(hào)，但使用相同的案卷號(hào)。如此，通過(guò)工程名稱(chēng)按照案卷號(hào)查閱到質(zhì)量監(jiān)督檔案后，同一案卷號(hào)對(duì)應(yīng)該工程的竣工驗(yàn)收備案檔案，反之亦然。

（二）工程建設(shè)周期的對(duì)應(yīng)處理。利用流水號(hào)方式順序編排案卷號(hào)，直接從檔案號(hào)中無(wú)法反映檔案的生成年度和工程建設(shè)周期。整理過(guò)程中，采用增加備注、編制專(zhuān)用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標(biāo)注質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和竣工驗(yàn)收備案號(hào)，直接反映工程的開(kāi)工建設(shè)時(shí)間和驗(yàn)收時(shí)間；其次是在編制檢索目錄時(shí)，在案卷號(hào)后備注對(duì)應(yīng)工程的質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和備案號(hào)，在檢索工具中實(shí)現(xiàn)一目了然。

（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復(fù)雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，造成質(zhì)量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗(yàn)收備案檔案無(wú)從整理。按照兩類(lèi)檔案對(duì)應(yīng)一致設(shè)置案卷號(hào)的原則，已形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案也難以編號(hào)整理。為解決上述問(wèn)題，對(duì)單獨(dú)形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案，采取類(lèi)別號(hào)剔除阿拉伯?dāng)?shù)字只確定為“Z”，案卷號(hào)仍以流水號(hào)方式編排的方式加以整理，集中保管時(shí)歸為臨時(shí)檔案，待對(duì)應(yīng)的竣工驗(yàn)收備案檔案形成后再重新編號(hào)整理。

四、相關(guān)工作體會(huì)

（一）根據(jù)檔案實(shí)際合理分類(lèi)。各地工程質(zhì)量監(jiān)督體制多樣，質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)的工作職責(zé)也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔(dān)工程竣工驗(yàn)收備案的工作職責(zé)。在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類(lèi)整理過(guò)程中，檔案人員應(yīng)從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類(lèi)整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)同配合。在質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，檔案部門(mén)并不是監(jiān)督檔案的生成主體，要做好檔案管理，就要加強(qiáng)與一線監(jiān)督部門(mén)的協(xié)同配合，檔案人員要主動(dòng)出擊，不僅把檔案管理的要求宣貫下去，更要充分掌握工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容構(gòu)成和內(nèi)在聯(lián)系，為合理分類(lèi)、科學(xué)整理、便捷利用打下基礎(chǔ)。

工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)監(jiān)管任務(wù)繁重，相對(duì)于監(jiān)督執(zhí)法檢查工作，檔案工作往往是薄弱環(huán)節(jié)。在痕跡管理日益重要的今天，做好檔案管理刻不容緩。只要全體人員不斷提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)協(xié)同配合，工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案規(guī)范管理工作必將持續(xù)走向規(guī)范，不斷提升水平。

[1]王傳宇,張斌主編.科技檔案管理學(xué).中國(guó)人民大學(xué)出版社,2009(11):3.

[2]城市建設(shè)檔案管理規(guī)定.建設(shè)部令第90號(hào).

[3]建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范,GB/T50328-2014.

[4]房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理辦法.住建部令第2號(hào).

[5]房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定.住建部令第5號(hào).

[6]湖北省房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收及備案管理辦法.鄂建〔2007〕28號(hào).