文/黑龍江大學(xué) 范羅生

芻議審計檔案存在的問題與對策

文/黑龍江大學(xué) 范羅生

審計檔案作為審計工作的重要組成部分，其客觀真實地反映了審計業(yè)務(wù)的整個過程。作為一項專門性檔案，其特有的形成過程與業(yè)務(wù)性質(zhì)決定了與一般檔案存在顯著區(qū)別，同時存在著一些顯而易見的問題。本文在揭露問題的基礎(chǔ)上，提出相關(guān)對策。

審計檔案；獨立審計；問題；對策

隨著改革開放以來我國市場經(jīng)濟的深化發(fā)展，公司企業(yè)規(guī)模變得越來越大，業(yè)務(wù)也變得愈發(fā)復(fù)雜，加之伴隨著多種所有制下公司企業(yè)管理權(quán)和所有權(quán)的分離，各方面影響下帶來了越來越多對審計工作的需求，這同時對審計檔案工作提出了更高的要求。

本文主要就公司企業(yè)獨立審計（外審）和內(nèi)部審計存在的問題與對策進(jìn)行探討。

一、人才培養(yǎng)

（一）審計檔案管理人才匱乏。相比其他類型檔案，審計檔案因其特殊的形成過程具有相當(dāng)程度的專業(yè)性，需要從審計角度理解審計檔案，從檔案角度管理審計檔案。但當(dāng)前審計檔案的從業(yè)人員總體學(xué)歷水平和理論水平都未達(dá)到應(yīng)有的層次，在專業(yè)的培訓(xùn)方面尚顯匱乏。較好的從業(yè)者一般也僅單方面具備檔案專業(yè)知識或?qū)徲媽I(yè)知識，這給審計檔案的管理工作帶來了很大的影響。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型審計檔案管理人才。審計檔案行業(yè)要大力培養(yǎng)專業(yè)人才。只有存在一支擁有新穎思想觀念、較強研究能力、樂于奉獻(xiàn)精神的審計檔案管理人才隊伍，才能給予審計檔案行業(yè)生生不息的人才支撐和智力支持，這也是審計檔案持續(xù)發(fā)展的不竭源泉，是審計檔案行業(yè)不斷發(fā)展的必要保障。

基于審計檔案的專業(yè)性要求，當(dāng)前應(yīng)進(jìn)一步加強對審計檔案從業(yè)人員在檔案和審計兩方面專業(yè)知識的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案、審計復(fù)合型人才，從而提高審計檔案從業(yè)人員素質(zhì)，促進(jìn)審計檔案的管理工作。培養(yǎng)完成的相關(guān)從業(yè)人員也要定期進(jìn)行繼續(xù)教育，促進(jìn)有關(guān)人員不斷學(xué)習(xí)，從而及時更新從業(yè)人員知識架構(gòu)，以更好地進(jìn)行審計檔案編研，在工作中創(chuàng)造更多新方法、新技術(shù)，推進(jìn)審計檔案發(fā)展。

二、檔案利用

（一）審計檔案利用現(xiàn)狀。在當(dāng)前審計行業(yè)中，審計檔案的作用實質(zhì)上仍主要作為審計工作成果考評、經(jīng)濟事件中審計責(zé)任劃分等依據(jù)性證明文件，其更多從證明審計人員勤勉盡責(zé)、凸顯審計人員工作成果，以在經(jīng)濟事件中從法律層面上保護(hù)審計人員等相對被動方面發(fā)揮作用。

（二）加深拓寬審計檔案利用深度廣度。審計檔案除了傳統(tǒng)概念中可以幫助審計業(yè)務(wù)在傳統(tǒng)的責(zé)任劃分、績效考評等被動領(lǐng)域發(fā)揮作用，起合規(guī)、監(jiān)察等功能；也應(yīng)跟進(jìn)當(dāng)前審計業(yè)務(wù)發(fā)展，發(fā)掘?qū)徲嫏n案的其他潛在職能。

在當(dāng)前發(fā)揮作用僅止于相對被動的現(xiàn)狀下，審計檔案應(yīng)就提高審計效率、強化審計質(zhì)量、促進(jìn)咨詢治理等方面發(fā)揮更重要作用。審計檔案行業(yè)及其從業(yè)人員應(yīng)該認(rèn)識到自身所具有的重大潛力，通過進(jìn)一步拓展與加強自身服務(wù)，拓寬審計檔案的利用方式、加深對審計檔案利用深度，在效率、質(zhì)量控制和咨詢治理等方面發(fā)揮審計檔案的主動性作用，使審計乃至審計檔案行業(yè)能在公司企業(yè)治理等更多場景充當(dāng)新角色，在公司企業(yè)的價值提升中作出更大貢獻(xiàn)。而這也正如上文所述，對從業(yè)人員從業(yè)水平提出了相比以往更高的要求。

三、歸檔質(zhì)量

（一）審計檔案案卷質(zhì)量有待加強。在整個審計項目進(jìn)行的過程中，收集、起草的相關(guān)底稿往往僅基于審計理論編制，忽視了檔案理論的要求。這容易導(dǎo)致出現(xiàn)如：文件材料案卷排列不規(guī)范、各單元劃分不準(zhǔn)確等問題。導(dǎo)致極大程度上影響審計檔案案卷質(zhì)量，使相當(dāng)一部分審計檔案實質(zhì)上并不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）審計檔案歸檔檢查流于形式。審計檔案歸檔工作進(jìn)行時，審計檔案管理人員對檔案檢查往往流于形式，通常做法是對審計業(yè)務(wù)人員上交部分照單全收。其關(guān)注點往往僅止于卷冊和清單是否相符等等表面問題，難以從審計及檔案兩方面檢查出問題。這也正是上文所述，因同時具備審計與檔案專業(yè)知識的高素質(zhì)復(fù)合型審計檔案人才匱乏而帶來的不利影響。

（三）加強審計檔案相關(guān)質(zhì)量控制。審計檔案既要符合審計理念的專業(yè)性，又要考慮檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)性，要注意同時兼顧審計理論與檔案理論對審計檔案的理論指導(dǎo)。

審計檔案作為極為關(guān)注內(nèi)控的審計業(yè)務(wù)的重要一環(huán)，更要關(guān)注自身業(yè)務(wù)過程中的內(nèi)部控制。審計機構(gòu)應(yīng)注重對審計檔案質(zhì)量的要求，建立保障審計檔案質(zhì)量的適當(dāng)內(nèi)部控制，在歸檔過程中，對有關(guān)檔案嚴(yán)格檢查，就其內(nèi)容真實性、完整性及案卷排列、單元劃分的規(guī)范性認(rèn)真把關(guān)，合理保證歸檔的審計檔案符合相關(guān)質(zhì)量要求，避免審計檔案歸檔流于形式。

四、意識薄弱

當(dāng)前審計檔案的形成主要源于對審計過程中產(chǎn)生的底稿進(jìn)行恰當(dāng)整理歸檔。其形成標(biāo)準(zhǔn)主要基于審計理論指導(dǎo)下的邏輯證據(jù)鏈條，即其形成過程的初衷主要為服務(wù)于審計過程中得出相應(yīng)審計結(jié)論、出具相應(yīng)審計報告。與之相對，對審計檔案最終需要歸檔、就檔案層面的歸檔需要的考慮相對薄弱。形成過程往往缺乏基于檔案理論指導(dǎo)下檔案需要的意識。其主要表現(xiàn)為以下情況：

（一）檔案人員制度遵守意識松懈。由于包括上文提到的原因在內(nèi)的因素，使得審計檔案工作的價值通常需要較長時間體現(xiàn)，其往往得不到審計檔案人員自身足夠重視。相關(guān)業(yè)務(wù)人員通常不愿意嚴(yán)格遵守相關(guān)審計檔案工作制度，這將影響內(nèi)部控制制度的有效性，產(chǎn)生審計檔案乃至整個審計業(yè)務(wù)管理上的控制薄弱環(huán)節(jié)，增大審計風(fēng)險，最終嚴(yán)重影響審計工作的可信度與審計檔案的價值。

（二）審計機構(gòu)重視審計檔案不足。并且，審計機構(gòu)往往不重視審計檔案歸檔工作。審計工作計劃中常常沒有對歸檔工作作出具體安排甚至沒有安排，審計檔案歸檔往往不在年度審計計劃之中，且一般沒有在項目組中指定人員去負(fù)責(zé)具體歸檔工作。

如筆者曾考察過的幾家國內(nèi)超大型（均為2016年中注協(xié)全國綜合排名TOP12）會計師事務(wù)所，其通常把歸檔工作交給未參與審計項目、對審計項目具體情況缺乏必要了解的內(nèi)勤人員甚至是缺乏相關(guān)審計理論基礎(chǔ)的行政文秘人員。顯然，缺乏對該項審計項目的業(yè)務(wù)了解的人員負(fù)責(zé)整理歸檔一方面容易影響審計檔案包括完整性在內(nèi)的檔案質(zhì)量；另一方面也會產(chǎn)生控制薄弱環(huán)節(jié)發(fā)生審計質(zhì)量下滑或增加審計舞弊風(fēng)險。

（三）加強對相關(guān)制度和理論遵循。審計檔案形成過程中，審計機構(gòu)應(yīng)對審計檔案的重要性有充分認(rèn)識，在審計計劃訂立之初就充分考慮到審計檔案歸檔的各項需求，作出妥善安排；有關(guān)人員也應(yīng)該在保證遵照審計理論和相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，關(guān)注對檔案理論的遵循。

審計機構(gòu)與相關(guān)從業(yè)人員要強化在審計檔案形成過程中的檔案意識，加強對相關(guān)制度和理論依據(jù)的遵循，改善審計檔案的工作質(zhì)量，促進(jìn)審計工作對公司企業(yè)的增值作用。

五、細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，審計檔案雖然在全球有諸如財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》（財會〔2016〕1號）、中國內(nèi)部審計協(xié)會發(fā)布《第2308號內(nèi)部審計具體準(zhǔn)則——審計檔案工作》等相關(guān)文件指導(dǎo)，但往往僅從宏觀角度上確定審計檔案在審計工作中的地位。

以會計師事務(wù)所為主的獨立審計和以單位內(nèi)審部門為主的內(nèi)部審計在相關(guān)審計檔案歸檔方面通過范式標(biāo)準(zhǔn)文件等方式規(guī)范化、統(tǒng)一化上有待加強，較少就審計檔案的格式、內(nèi)容、保存方式等作出微觀指導(dǎo)與規(guī)范。使得不同時期或（和）不同審計機構(gòu)的審計檔案往往缺乏可比性與可讀性。這給獨立審計與內(nèi)部審計的協(xié)調(diào)過程設(shè)置了障礙，不利于審計檔案發(fā)揮包括本文第二章所述在內(nèi)的各種有利影響，也在當(dāng)前獨立審計強制輪換制推行的形勢下顯得不合時宜。

相關(guān)政府機關(guān)或行業(yè)組織應(yīng)出臺有關(guān)指導(dǎo)文件，規(guī)范審計檔案歸檔流程控制，細(xì)化審計檔案形成形式，以促進(jìn)審計檔案更好服務(wù)于包括審計工作在內(nèi)的各種合理需求。

六、結(jié)語

現(xiàn)代商業(yè)高速發(fā)展下帶來的管理經(jīng)營權(quán)與企業(yè)所有權(quán)分離產(chǎn)生的監(jiān)察治理問題，使審計業(yè)務(wù)在經(jīng)濟活動中顯得越發(fā)重要。反映一定時期被審計單位各項真實情況，涵蓋了對整個審計項目過程各項情況與資料記錄的審計檔案也因此在復(fù)雜的商業(yè)環(huán)境中承擔(dān)更重要的職責(zé)。隨著時代的進(jìn)步，審計檔案工作也應(yīng)不斷得到完善與改進(jìn)，由此才能肩負(fù)起維護(hù)國家經(jīng)濟秩序、促進(jìn)公司企業(yè)健康發(fā)展的重要使命。

[1]張銳.論企業(yè)檔案管理的模式重構(gòu)與建設(shè)策略[J].黑龍江檔案,2010(03):10-11.

[2]范羅生.淺析獨立審計與外部審計中審計檔案的意義[J].黑龍江檔案，2017（02）：43-44.

[3]Saw yer, L. B., M. A. Dittenhofer and J. H. Scheiner. Saw yer's Internal Auditing: The Practice of M odern Internal Auditing [M]. Altam onte Springs, FL: Institute of Internal, 2003.