文/山東鄒城市水利局黨委委員、西葦水庫(kù)管理局局長(zhǎng) 杜中元

現(xiàn)時(shí)代服務(wù)型檔案館建設(shè)研究

文/山東鄒城市水利局黨委委員、西葦水庫(kù)管理局局長(zhǎng) 杜中元

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案館處于不可多得的發(fā)展機(jī)遇期，社會(huì)各界對(duì)檔案事業(yè)重視程度的不斷提高，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)檔案部門(mén)的發(fā)展提出了更高的要求。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)時(shí)代服務(wù)型檔案館建設(shè)進(jìn)行探討研究，希望對(duì)提高現(xiàn)時(shí)代檔案館的服務(wù)水平，打造服務(wù)型專(zhuān)業(yè)檔案館，提供有益的借鑒。

服務(wù)型；檔案館

檔案館負(fù)責(zé)收集和保管各領(lǐng)域、各載體檔案，并向社會(huì)提供利用，其管理方法、館藏范圍、服務(wù)方式都有其自身的特點(diǎn)。近些年，我國(guó)的檔案館在基礎(chǔ)建設(shè)和人員結(jié)構(gòu)等方面發(fā)展迅速，在檔案信息服務(wù)方面也發(fā)揮了重要的作用，為社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了重要貢獻(xiàn)。但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，我國(guó)的各級(jí)檔案館在高速發(fā)展的同時(shí)，也面臨著人才培養(yǎng)、技術(shù)更新、轉(zhuǎn)變觀念等諸多挑戰(zhàn)。因此，如何打造服務(wù)型專(zhuān)業(yè)檔案館，突出檔案館的服務(wù)特點(diǎn)，提高服務(wù)水平，使檔案信息在支持經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的眾多信息中占有重要的一席之位，是當(dāng)前擺在廣大檔案工作者面前的一項(xiàng)重要任務(wù)課題。

一、現(xiàn)時(shí)代建設(shè)服務(wù)型檔案館存在的問(wèn)題

當(dāng)前，雖然各級(jí)檔案館在基礎(chǔ)建設(shè)和服務(wù)能力建設(shè)方面取得了很大的進(jìn)步，并受到了社會(huì)的逐漸重視，但是其管理理念沒(méi)有實(shí)現(xiàn)根本的轉(zhuǎn)變，仍秉承傳統(tǒng)的理念，雖然在信息化建設(shè)等方面加大了投入，但是沒(méi)能將先進(jìn)技術(shù)的精髓理念引入檔案的管理中。許多檔案館沒(méi)有借助專(zhuān)業(yè)檔案信息的管理軟件來(lái)提高效率，信息化管理還局限于目錄查詢(xún)的初級(jí)水平，檢索方式中傳統(tǒng)的手工檢索所占比重仍然較大，降低了服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，現(xiàn)時(shí)代一些檔案館，不重視、不善于向社會(huì)進(jìn)行宣傳，相對(duì)還處于相對(duì)封閉的狀態(tài)，大眾對(duì)檔案的認(rèn)知程度有待提高。許多檔案工作者缺乏主動(dòng)宣傳檔案工作的意識(shí)，只滿(mǎn)足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，不主動(dòng)宣傳，制約了整個(gè)社會(huì)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案館的認(rèn)知程度。此外，從檔案的利用范圍來(lái)看，為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)的比例很小，更多的是為政府機(jī)關(guān)、科研單位服務(wù)，在館藏還是在利用率方面都不盡如人意。檔案館工作，僅限于你移交我接收，你查閱我查找，沒(méi)有從用戶(hù)的角度考慮問(wèn)題，主動(dòng)出擊服務(wù)，主動(dòng)為用戶(hù)提供咨詢(xún)服務(wù)思路狹窄，影響了其服務(wù)功能的發(fā)揮。

二、現(xiàn)時(shí)代建設(shè)服務(wù)型檔案館的發(fā)展方向

現(xiàn)時(shí)代的檔案館要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，把提高服務(wù)水平作為根本出發(fā)點(diǎn)，建立開(kāi)放的以服務(wù)為主的發(fā)展模式，主動(dòng)增強(qiáng)社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象范圍，除了傳統(tǒng)的業(yè)內(nèi)或相關(guān)行業(yè)的機(jī)構(gòu)和科研人員，還要使更多的社會(huì)大眾走進(jìn)檔案館，了解檔案館。同時(shí)，現(xiàn)時(shí)代的檔案館要明確檔案館工作的目標(biāo)和服務(wù)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分析社會(huì)各界在檔案利用中存在的普遍規(guī)律性。例如，政府管理部門(mén)需要法律上和技術(shù)上完備的檔案信息，作為管理工作的客觀依據(jù)；科研機(jī)構(gòu)往往注重檔案的時(shí)效性，企業(yè)側(cè)重于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策，要求獲得全面的信息。從具體用戶(hù)來(lái)看，對(duì)檔案信息從時(shí)間上都有一定的要求并且有階段性變化等特點(diǎn)，對(duì)檔案信息的需求在目的和范圍上一般是比較明確的。因此，現(xiàn)時(shí)代檔案館必須多方面考慮用戶(hù)的需求，充分利用信息技術(shù)，改進(jìn)工作方式，提高工作效率，主動(dòng)地拓寬專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的服務(wù)領(lǐng)域，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展提供強(qiáng)而有力的檔案信息資源支持，為整個(gè)社會(huì)創(chuàng)造出更大經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，最終形成以服務(wù)為中心的服務(wù)型專(zhuān)業(yè)檔案館。

三、建設(shè)服務(wù)型檔案館的具體措施

（一）加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)服務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)范圍。現(xiàn)時(shí)代的檔案館要主動(dòng)出擊，擴(kuò)大宣傳，抓住各種機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己，讓全社會(huì)知道，其為社會(huì)各行業(yè)和大眾提供專(zhuān)業(yè)檔案信息服務(wù)，樹(shù)立為社會(huì)大眾服務(wù)的形象，使更多的人了解檔案館的價(jià)值?？赏ㄟ^(guò)舉辦宣傳周等方式、回答公眾咨詢(xún)、印發(fā)宣傳冊(cè)、懸掛條幅等，或者通過(guò)微信、網(wǎng)站等信息手段，介紹檔案館相關(guān)知識(shí)，公布館藏檔案目錄，定期向服務(wù)客戶(hù)寄工作快報(bào)，對(duì)客戶(hù)進(jìn)行回訪等，強(qiáng)化社會(huì)大眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，要轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，改變以往給人“閑人免進(jìn)”的印象，找到工作的切入點(diǎn)，多從用戶(hù)角度考慮，換位思考，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)其公共服務(wù)功能，以主動(dòng)的服務(wù)贏得用戶(hù)的認(rèn)可，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息日益增加的需求，在主動(dòng)服務(wù)用戶(hù)的同時(shí)，也擴(kuò)大了自身的宣傳，增加了社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)及重視。

（二）注重知識(shí)性，豐富服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案館要注重知識(shí)性，提供個(gè)性化服務(wù)，快捷有效地從檔案信息的海洋中找到用戶(hù)最需要的信息，以滿(mǎn)足社會(huì)經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展使人們對(duì)信息的需求日益多元化的需要。檔案館必須時(shí)刻了解和掌握館藏檔案信息的特點(diǎn)，密切關(guān)注社會(huì)利用需求的發(fā)展和業(yè)內(nèi)科技的發(fā)展動(dòng)態(tài)，找到兩者最佳的結(jié)合點(diǎn)，以便提供專(zhuān)業(yè)信息服務(wù)，滿(mǎn)足不同專(zhuān)業(yè)、不同層次用戶(hù)的需要。專(zhuān)業(yè)性服務(wù)在專(zhuān)業(yè)檔案館的服務(wù)工作中，發(fā)揮著極為重要的作用，不僅對(duì)利用者來(lái)說(shuō)更具實(shí)用性，彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺，而且也滲透和凝聚了檔案專(zhuān)業(yè)人員的知識(shí)積累和專(zhuān)業(yè)貢獻(xiàn)，融入了檔案人員的思維過(guò)程和專(zhuān)業(yè)性意見(jiàn)。

（三）利用信息技術(shù)，加快信息挖掘，實(shí)現(xiàn)信息化管理。在推動(dòng)檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程中必須堅(jiān)持“循序漸進(jìn)”的基本原則，不能追求一步到位。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括了檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)開(kāi)發(fā)快捷的計(jì)算機(jī)檢索方法，把有價(jià)值的專(zhuān)業(yè)檔案信息傳遞給用戶(hù)。數(shù)字檔案館作為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字時(shí)代檔案館發(fā)展的方向，也是專(zhuān)業(yè)檔案館努力追求的目標(biāo)。館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的是數(shù)字檔案館的特點(diǎn)。當(dāng)然，在信息開(kāi)發(fā)及編研工作上，要根據(jù)利用規(guī)律及社會(huì)各項(xiàng)工作發(fā)展的趨勢(shì)，選題突出重點(diǎn)，使開(kāi)發(fā)的信息及編研的成果具有專(zhuān)業(yè)特色，縮短開(kāi)發(fā)編研的時(shí)間。這也是信息挖掘的重要途徑之一。

總之，現(xiàn)時(shí)代的各級(jí)檔案館，必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，運(yùn)用新理論，總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，推廣新作法，探索社會(huì)服務(wù)功能的新模式。使檔案工作更好地發(fā)揮創(chuàng)造性，把握規(guī)律性，體現(xiàn)時(shí)代性，更大限度地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、為人民群眾生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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