文/黑龍江省三江工程建設(shè)管理局 鄭欣

關(guān)于推動檔案信息化建設(shè)工作的探討

文/黑龍江省三江工程建設(shè)管理局 鄭欣

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，檔案管理實行信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理的工作效率，同時還能夠加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案工作的潛在價值。檔案信息化建設(shè)工作的開展不僅需要有硬件設(shè)施的支持，還需要在管理理念和人才隊伍方面進行完善，才能夠有效促進檔案信息化建設(shè)工作的高效開展。

檔案；信息化建設(shè)；管理

對于工程建設(shè)單位而言，檔案管理的內(nèi)容更加全面，不僅是對日常資料的收集和整理，還包括了工程技術(shù)資料的管理。面對大量的檔案管理內(nèi)容，加強檔案信息化建設(shè)具有重要的意義。通過信息化的管理方式，能夠深入挖掘檔案信息資源的價值，建立信息共享平臺，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。檔案信息化建設(shè)工作的開展需要圍繞工作的實際需求，才能夠使管理體系更加完善。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是開展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是實現(xiàn)信息資源傳遞和管理的基礎(chǔ)保障。所以首先應(yīng)該配置先進的計算機硬件和軟件，并且做好局域網(wǎng)建設(shè)，加強對檔案管理軟件應(yīng)用的普及。

（二）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必須依賴檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是進行檔案信息管理的核心，所以應(yīng)該建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，以便能夠?qū)n案資源進行分類和管理。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后，需要將相關(guān)的檔案信息錄入系統(tǒng)，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理方式，有效提高檔案管理效率。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。為了保證檔案信息化建設(shè)的順利實施，應(yīng)該制定完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在實行信息化工作后，一切流程都應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)化實施，實行統(tǒng)一管理。加強對應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和管理，具有通用和兼容功能，為統(tǒng)一管理提供便利。

（四）安全保障體系的建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案的電子化對檔案的安全提出了更高的要求。因此，在實際工作中要提高檔案人員的檔案信息安全意識，建立健全檔案信息安全管理機制，構(gòu)建完善的檔案信息安全保障體系，有效保證檔案信息的安全。

（五）人才的建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中需要重視人才隊伍的建設(shè)，重視檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，努力提高檔案從業(yè)人員信息化知識水平，能夠熟練掌握和應(yīng)用各種新技術(shù)、新設(shè)備，打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才隊伍，全面提高檔案信息化建設(shè)的效率。

二、推進檔案信息化建設(shè)的重要舉措

(一）轉(zhuǎn)變檔案管理模式，完善檔案管理體系。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案保管、查詢和利用更具便利性。當(dāng)前檔案信息不僅數(shù)量較大，而且存在較強的異構(gòu)性特點，這使得檔案信息化建設(shè)過程中檔案信息安全隱患增加。因此要加快轉(zhuǎn)變檔案管理模式，進一步對檔案管理體系進行完善。檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對檔案信息的真實性和安全性帶來較大的影響。因此需要把好檔案信息從錄入至資源共享各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，強化對電子檔案的全程管理，進一步完善檔案管理制度，對檔案管理流程進行規(guī)范，確保檔案管理水平的全面提升。

（二）樹立良好的服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。檔案信息化建設(shè)的最終目的是實現(xiàn)檔案信息的共享，使檔案信息能夠更好地為社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，要努力提高檔案管理人員的服務(wù)意識，進一步對檔案服務(wù)方式進行創(chuàng)新。這就需要在日常工作中使檔案人員從“重保管，輕服務(wù)”工作理念中轉(zhuǎn)變過來，引導(dǎo)檔案管理人員樹立良好的服務(wù)意識，及時對檔案信息進行公開和及時進行更新管理，進一步提高檔案信息的查閱服務(wù)能力，在遵循保密原則的基礎(chǔ)上，允許部分用戶實現(xiàn)對檔案信息的實時查閱，使檔案信息查詢方便、快捷，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

（三）健全技術(shù)保障體系，提高檔案管理水平。檔案信息化建設(shè)過程中離不開各種先進技術(shù)的保障作用，通過充分應(yīng)用各種先進技術(shù)才能有效提高檔案信息化水平。因此要構(gòu)建檔案信息化建設(shè)技術(shù)保障體系，配備專業(yè)的信息化技術(shù)人員，做好檔案管理系統(tǒng)的日常維護、升級及維修工作，有效保證檔案信息的安全性。同時加強對檔案信息的管理，對檔案信息的錄入格式和分類標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，加快對紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化電子檔案，確保檔案信息的真實性、有效性和完整性，努力提高電子檔案的管理水平。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中，需要加快建設(shè)檔案的硬件和軟件，并進一步完善檔案技術(shù)體系、管理體系和服務(wù)體系，全面提高檔案信息化水平，更充分地發(fā)揮出檔案信息資源的重要價值，使檔案信息能夠更好地為社會和經(jīng)濟的發(fā)展服務(wù)。

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