文/齊魯師范學(xué)院 謝釗

利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

文/齊魯師范學(xué)院 謝釗

高校資產(chǎn)檔案管理在高校管理工作中是一個非常重要的環(huán)節(jié)，隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)檔案管理模式早已不符合現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理工作的需要，信息化技術(shù)的發(fā)展給高校的資產(chǎn)管理工作帶來了很大的便利，本文對高校資產(chǎn)管理現(xiàn)狀進(jìn)行了大量的分析，提出了實(shí)施高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化的有效措施。

信息化技術(shù)；構(gòu)建；高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟(jì)與文化的快速發(fā)展，使越來越多的學(xué)生可以享受高等教育，由于生源大量增加，很多高校紛紛擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，在學(xué)校建設(shè)上都會投入大量的資金，由于所需要購買的設(shè)備種類過雜、數(shù)量過多，導(dǎo)致資產(chǎn)檔案管理方面出現(xiàn)問題，而如何強(qiáng)化資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)成為了高校管理工作的重中之重。

一、高校資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

第一，高校的資產(chǎn)管理模式一般分為靜態(tài)管理和動態(tài)管理兩個方面，很多高校采取的是靜態(tài)的管理方式。一直以來，高校的建設(shè)資金都是靠國家和政府的財(cái)政補(bǔ)貼，所購買的儀器設(shè)備費(fèi)用靠國家補(bǔ)給的科研經(jīng)費(fèi)，在這種管理理念下，高校的資產(chǎn)檔案管理方式很難有創(chuàng)新性的突破，在管理中，大多數(shù)高校注重資金的投入而輕管理，無論是校區(qū)的建設(shè)、設(shè)備的購買以及教學(xué)配套設(shè)施都需要大量的資金，由于其數(shù)量多、種類雜，在管理上只能簡單記錄總投資金額、數(shù)量和型號，資金運(yùn)轉(zhuǎn)、設(shè)備損壞等信息等都不能及時反映，在管理方面存在很大的問題。

第二，高校資產(chǎn)檔案管理缺乏監(jiān)督機(jī)制，常常會出現(xiàn)資產(chǎn)重復(fù)購置的情況。設(shè)備沒有及時進(jìn)行更新、驗(yàn)收，造成嚴(yán)重的資產(chǎn)浪費(fèi)，由于缺少管理機(jī)制，檔案管理人員工作不積極，缺乏管理意識，很多資金收支情況記錄不全，導(dǎo)致在查賬時非常麻煩。

第三，高校在建設(shè)中，為了節(jié)約成本，在項(xiàng)目施工時，沒有嚴(yán)格按照程序走。最大程度減少施工程序，導(dǎo)致項(xiàng)目在完成后出現(xiàn)檔案空缺等現(xiàn)象，不利于資產(chǎn)管理。

第四，在進(jìn)行檔案歸檔時，出現(xiàn)的問題比較多。一方面，檔案在借出時需要層層審批，比較麻煩，因此借檔案人常常會壓著不還，以防下次再借。另一方面，機(jī)械設(shè)備在進(jìn)行維護(hù)、更換時需要大量的檔案作參考，經(jīng)常會因?yàn)楸９懿簧茖?dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失、損毀等情況，部分重要檔案無法歸檔，資產(chǎn)管理容易出現(xiàn)問題。

二、利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

（一）改變管理觀念，提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)不符合現(xiàn)代高校的資產(chǎn)管理模式，高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)實(shí)行信息化發(fā)展勢在必行。

目前，大多數(shù)高校采用的還是傳統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理辦法，對數(shù)據(jù)的收集和記錄采用紙質(zhì)或相片來保存，在進(jìn)行檔案信息歸檔、分類、查詢等方面采用的還是手工操作，這種管理辦法安全性差、工作效率低、問題多，因此，需要大力推行高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化技術(shù)，通過建立一個網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，將高校一段時間內(nèi)的收支情況全部用電子數(shù)據(jù)的形式記錄下來，對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和分類，使收支情況可以一目了然。其次，維修人員也應(yīng)配備一臺計(jì)算機(jī)，將設(shè)備的定期維護(hù)情況全部記錄下來，通過數(shù)據(jù)傳輸發(fā)送給資產(chǎn)檔案管理員，對需要更換設(shè)備的情況進(jìn)行了解，避免出現(xiàn)重復(fù)購買的情況，提高資產(chǎn)利用率，提高資產(chǎn)管理效率，同時，還要加大對人力、物力以及資金的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使高校的每個院系都有一個檔案系統(tǒng)，對申請資金、設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保高校資產(chǎn)檔案管理的正常運(yùn)行。

（二）提高檔案管理人員自身素質(zhì)。第一，提高管理員的責(zé)任意識。高校的大部分資產(chǎn)是固定資產(chǎn)，主要是樓房和機(jī)器設(shè)備，只有少部分的資金在進(jìn)行日常運(yùn)轉(zhuǎn)，如果資產(chǎn)管理員缺少責(zé)任意識，在資產(chǎn)記錄上粗心大意，導(dǎo)致資金流向不明，資金周轉(zhuǎn)會出現(xiàn)很大的問題，學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)也會出現(xiàn)問題，因此，需要管理員有良好的責(zé)任意識、積極的工作態(tài)度、良好的工作效率。第二，提高管理員的信息技術(shù)能力。現(xiàn)階段，各個高校的資產(chǎn)檔案管理員并不具備專業(yè)的信息化知識，阻礙了資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，因此，需要各高校加大對資產(chǎn)檔案管理員信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，提高資產(chǎn)檔案管理員的信息技術(shù)、專業(yè)知識和資產(chǎn)檔案管理方法，使其可以熟悉掌握局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)設(shè)備、各個軟件系統(tǒng)的操作方法和使用技巧，強(qiáng)化資產(chǎn)檔案信息化管理，提高工作效率。

（三）健全安全管理體制。高校資產(chǎn)檔案信息化管理在記錄信息和系統(tǒng)操作時比較簡便，有存儲數(shù)據(jù)量大的優(yōu)點(diǎn)，因此，更要注意網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，在建立網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫時，一般需要建立兩個數(shù)據(jù)庫，一個是共享數(shù)據(jù)庫，一個是保密數(shù)據(jù)庫，根據(jù)資產(chǎn)信息的重要程度進(jìn)行分類存儲，保證數(shù)據(jù)信息的安全性。其次，在與其他子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時，要保證子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸電腦的安全性，避免因病毒入侵對資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)造成影響，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。最后，校方?yīng)建立監(jiān)察部門，對高校資金的使用情況不定期進(jìn)行調(diào)查，確保資金的流向正常，避免管理員出現(xiàn)違法違規(guī)等行為，完成高校資產(chǎn)檔案的管理工作。

三、結(jié)束語

資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)對高校的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展具有重要的作用，而資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化是資產(chǎn)檔案管理的必然趨勢，要求各高校重視學(xué)校的資產(chǎn)檔案管理信息化工作，大力培養(yǎng)資產(chǎn)檔案管理員的信息化素質(zhì)，提高專業(yè)能力，提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施和健全的安全管理機(jī)制，根據(jù)各高校發(fā)展的要求和特點(diǎn)，努力探索最佳的資產(chǎn)檔案管理方案，提高資產(chǎn)使用率，推動高校穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

[1]吳宇莎.利用信息化技術(shù)構(gòu)建高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)[J].讀與寫(教育教學(xué)刊),2013(11):40.

[2]李寒冰.高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連海事大學(xué),2014.

[3]陳書琴.新時期深圳市高校檔案管理信息化建設(shè)研究[D].陜西師范大學(xué),2016.