文/福建工程學(xué)院 張祝杰

高校檔案信息化建設(shè)的探討

文/福建工程學(xué)院 張祝杰

當(dāng)前高校為了實現(xiàn)檔案信息的有效利用，加快推進(jìn)了檔案信息化進(jìn)程，并以數(shù)字化建設(shè)為核心，實現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更好地推動高校檔案信息資源開發(fā)和利用。本文從高校檔案信息化建設(shè)的重要作用入手，分析了高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并對進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展的策略進(jìn)行了具體闡述。

高校檔案；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；標(biāo)準(zhǔn)；安全

檔案信息作為公共信息資源，在當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。高校作為我國培養(yǎng)人才的重要基地，高校檔案信息化水平在一定程度上代表了高校教育發(fā)展水平，因此需要做好高校檔案信息化建設(shè)，努力提高高校檔案管理水平。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，需要依托于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步來實現(xiàn)高校檔案電子化儲存，并利用網(wǎng)絡(luò)來提高檔案信息的規(guī)范管理，加快促進(jìn)高校檔案信息資源共享和高效利用。在未來較長一段時間內(nèi)，高校都需要將檔案信息化建設(shè)作為一項重要工作來抓，并將其作為高校檔案建設(shè)的重要發(fā)展方向。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要作用

高校檔案信息來源于學(xué)校的各項活動，是全體教職員工、學(xué)生集體智慧的結(jié)晶，而且高校部分檔案代表著相關(guān)學(xué)科研究的最新動態(tài)，高校檔案作為原生性信息，其對高校的發(fā)展及國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)都具有非常重要的意義。高校在快速發(fā)展過程中檔案數(shù)量越來越龐大，這也使檔案信息管理工作量較大，在檔案收集、整理及保存整個過程中不僅涉及人員較多，而且信息容易出錯，檔案工作效率低下，檔案信息質(zhì)量也無法得以有效保障。將信息化技術(shù)引入高校檔案管理工作中，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，不僅可以有效的降低高校檔案管理難度，而且能夠進(jìn)一步提高高校檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理人員的科學(xué)調(diào)配。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，首先體現(xiàn)在檔案載體上的變化，紙質(zhì)載體加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。隨著檔案載體的變化，檔案管理環(huán)境也發(fā)生了較大的變化，檔案管理人員借助于計算機(jī)，有效的降低了檔案管理的難度，實現(xiàn)了檔案管理各環(huán)節(jié)的有效銜接，檔案管理自動化程度大幅度提升，檔案質(zhì)量得以保障。而且高校檔案信息化建設(shè)的開展，加快了檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，有效促進(jìn)了高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)，為檔案信息服務(wù)的高效性和便捷性提供了有效的途徑，更充分發(fā)揮了高校檔案信息的作用，實現(xiàn)了高校檔案信息對社會進(jìn)步和知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的引領(lǐng)作用，有利于推動社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

二、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)理論與實際結(jié)合不緊密。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)快速推進(jìn)過程中，只是從檔案本身發(fā)展的視角來進(jìn)行信息化建設(shè)，并沒有考慮信息時代人們對檔案信息化建設(shè)的訴求，這就導(dǎo)致當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)時在視角和思路方面都存在問題，規(guī)劃管理與執(zhí)行之間的矛盾不斷涌現(xiàn)出來。存在著各應(yīng)用系統(tǒng)信息孤島的現(xiàn)象，信息碎片化現(xiàn)象十分嚴(yán)重。特別是部分檔案信息分存于不同的部門，但各部門系統(tǒng)之間通用性、兼容性較差，從而導(dǎo)致資源無法實現(xiàn)共享，這對高校檔案信息化建設(shè)帶來了較大的負(fù)面影響。

（二）檔案信息化設(shè)定目標(biāo)和內(nèi)容層面步伐不一致。高校檔案管理的基本目標(biāo)是為了能夠使檔案工作更好地服務(wù)于高校發(fā)展。高校檔案管理主要是為學(xué)校教學(xué)科研、后勤保障及學(xué)生管理等提供良好服務(wù)。但在當(dāng)前大部分高校檔案信息化建設(shè)過程中，普遍存在重整理輕編研、重收集輕鑒定銷毀的問題。高校檔案數(shù)量較多，這也使整理工作需要耗費(fèi)大量人力與時間，工作人員更多的時間都用來完成檔案整理工作，這也使其無暇顧及檔案編研工作。同時一味地收集各種檔案信息，使高校檔案館館藏越來越豐富，但由于存在著忽視檔案價值鑒定環(huán)節(jié)的問題，給檔案保存和管理工作帶來了較大壓力。這些問題的存在都嚴(yán)重阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的順利開展。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚需健全。當(dāng)前高校信息化建設(shè)還沒有實現(xiàn)集中性的歸口管理，也沒有完善的信息化建設(shè)規(guī)范和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。而且高校各個院系及部門都有自己的信息系統(tǒng)，但各系統(tǒng)之間不具關(guān)聯(lián)性，功能也不盡相同，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成各系統(tǒng)之間無法共享，嚴(yán)重阻礙了檔案信息共享的實現(xiàn)。

（四）數(shù)字檔案信息安全保障亟待加強(qiáng)。數(shù)字檔案信息不同于傳統(tǒng)載體的檔案信息，其運(yùn)行離不開計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這也給數(shù)字檔案信息的安全帶來了較大威脅。包括來自于網(wǎng)絡(luò)的計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等對信息資源的入侵和攻擊、計算機(jī)操作過程中人為失誤等，這些安全隱患很難有效預(yù)防，都會對檔案信息資源的安全構(gòu)成較大的威脅?？梢?，高校檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案信息安全保障亟待加強(qiáng)。

（五）檔案信息化建設(shè)的宣傳不到位。近年來隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程明顯加快。在高校檔案信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)和各部門都給予了大力支持和積極配合，這也使檔案軟硬件設(shè)施及規(guī)章制度不斷完善，檔案管理水平得以有效提升。但對于檔案宣傳工作重視程度不夠，人們對檔案信息的重要性缺乏了解，制約了檔案信息利用的質(zhì)量與水平。即使在當(dāng)前高校檔案信息化大力發(fā)展的前提下，高校檔案的功能和價值還沒有完全開發(fā)出來，高校檔案價值和文化功能得不到有效發(fā)揮，同時知識性和休閑性功能缺位，檔案信息利用成效并未達(dá)到應(yīng)有效果，因此，在檔案信息化建設(shè)中，需要加大對檔案快捷性和安全性的宣傳推廣力度。

三、推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展的策略分析

（一）樹立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)理念。高校在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中，需要以人們對高校檔案信息化建設(shè)的價值訴求為基礎(chǔ)，并與檔案發(fā)展規(guī)律相結(jié)合，從而樹立開放性、多元化和社會化的檔案信息化建設(shè)理念。在多元視角下推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)化發(fā)展，實現(xiàn)高校檔案信息數(shù)據(jù)校園內(nèi)的有效共享，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）夯實高校檔案信息化的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)由檔案本身的各個環(huán)節(jié)和各個要素的信息化建設(shè)來支撐，這就要求高校在推動檔案信息化建設(shè)時，分析信息時代對高校檔案資源建設(shè)的要求，既要加強(qiáng)檔案信息化的各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要做好歸檔整理工作，提高檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和數(shù)字化水平，提升高校檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)質(zhì)量，做好檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，更要將大量精力投放至資料編研上來，將看似雜亂無關(guān)聯(lián)的檔案提煉出對學(xué)校發(fā)展有益的精華；定期對檔案進(jìn)行鑒定銷毀、去雜存精，以此為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)提供堅實有力的檔案工作基礎(chǔ)保障。

（三）完善檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案行政管理部門應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度，使之能夠更加規(guī)范。高校檔案部門應(yīng)按照國家檔案信息建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來制定適合高校使用的編碼標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)，并且立足于校園網(wǎng)，使檔案管理系統(tǒng)能夠連接校內(nèi)的教學(xué)、人力資源等管理系統(tǒng)，讓檔案部門能夠借助于高校的官網(wǎng)匯聚各個系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，并形成全校數(shù)字化檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使得檔案信息化獲得高效的應(yīng)用。另外檔案部門也能夠在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置訪問權(quán)限，讓檔案管理者與檔案查詢者都有各自不同的訪問權(quán)限，這樣有助于加強(qiáng)電子檔案分類保管的保密性，從而規(guī)避了涉密電子檔案出現(xiàn)泄密的情況發(fā)生，能夠使得電子檔案的存儲與管理更加安全。

（四）提升數(shù)字檔案信息的安全性。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案信息的安全性問題需要給予特別關(guān)注。通常情況下，檔案利用者只關(guān)注數(shù)字檔案信息使用上的便捷性，但對檔案信息的長期性保存則不重視。因為作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化技術(shù)水平，充分運(yùn)用先進(jìn)的存儲方式來對所有數(shù)字信息資料進(jìn)行備份存儲，有效保證檔案信息的安全。同時還要做好網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵行為，不僅要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理，還要進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，養(yǎng)成良好的計算機(jī)應(yīng)用習(xí)慣，有效防范各種網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊和病毒感染?？梢酝ㄟ^多重設(shè)密、備份應(yīng)用系統(tǒng)、限制訪問權(quán)限等來提升數(shù)字檔案信息的安全性。

（五）拓寬檔案信息化服務(wù)的覆蓋面與惠及范圍。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中，需要不斷對其價值功能進(jìn)行拓展，即通過發(fā)展高校檔案信息服務(wù)師生和服務(wù)社會的功能體系，來進(jìn)一步拓展高校檔案工作的發(fā)展空間。因此在當(dāng)前高校信息化建設(shè)過程中，需要充分考慮廣大師生學(xué)習(xí)和發(fā)展的需求，并進(jìn)一步將檔案發(fā)展與師生發(fā)展、服務(wù)大眾等有效進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)一步拓展檔案信息化建設(shè)的文化功能、教育功能、休閑功能，增加檔案信息的知識性和趣味性，努力拓展檔案信息化服務(wù)的覆蓋面，使高校檔案信息化建設(shè)的場域不斷擴(kuò)大，從而使高校檔案信息能夠更好地服務(wù)于高校的師生、高校和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息時代，信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，給高校檔案工作帶來了巨大變革。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，需要嚴(yán)格依照信息化建設(shè)的要求，將信息化理念融入檔案信息化建設(shè)之中，加快構(gòu)建更加完善的高校檔案信息化建設(shè)機(jī)制，全面提升高校檔案信息化管理水平，更好地發(fā)揮出高校檔案信息的重要價值，使其能夠為高校發(fā)展和社會進(jìn)步提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

[1]劉林青.高校檔案的信息化建設(shè)應(yīng)該注意的幾個問題[J].科技創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo),2012(9).

[2]智通海.高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策思考[J].鹽城工學(xué)院報(社會科學(xué)版),2011(6).

[3]劉林青.高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)該注意問題的探討[J].中國科技創(chuàng)新導(dǎo)刊,2011(9).