李文婷

淺談工程檔案信息化建設(shè)

李文婷

人類已經(jīng)邁入信息時代，信息產(chǎn)生價值。工程檔案作為施工企業(yè)的一種重要資源，是讓它更好地發(fā)揮作用，為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)？還是沉睡在庫房，隔離在企業(yè)信息化建設(shè)之外？毫無疑問應(yīng)該選擇后者。為此，本文就工程檔案信息化建設(shè)方面，作一些淺顯的探討。

工程檔案 信息化 管理

工程檔案資料是工程建設(shè)活動的真實記錄，它貫穿于工程建設(shè)的全過程, 反映了工程建設(shè)、發(fā)展的軌跡，在工程施工、竣工、交工、使用、維修、改建、擴建中起著非常重要的作用。加強施工企業(yè)的工程檔案管理的重要性不言而喻。隨著重視程度的提高和實際操作過程的不斷規(guī)范化、科學(xué)化，工程檔案管理工作質(zhì)量有了相應(yīng)的提高，但仍存在不少問題。

互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息技術(shù)發(fā)展一日千里，并在各行各業(yè)中得到廣泛且深入的應(yīng)用。工程檔案管理又面臨著新的變革和要求 工程檔案信息化建設(shè)。施工企業(yè)的工程檔案管理工作就在這種內(nèi)問題不斷、外挑戰(zhàn)重重下，不輕松地邁著信息化建設(shè)的步伐。

一、存在的問題

（一）企業(yè)性質(zhì)影響工作開展

施工企業(yè)作為營利性的經(jīng)濟組織，其屬性必然導(dǎo)致“重生產(chǎn)經(jīng)營，輕檔案管理”的現(xiàn)象出現(xiàn)。正因為受到的重視程度不高，很多施工企業(yè)在檔案人員配備上嚴(yán)重不足，甚至有管理人員兼負(fù)責(zé)檔案的現(xiàn)象。由于專業(yè)人員占的比重較小，施工企業(yè)檔案工作就存在技術(shù)管理工作弱化，不能應(yīng)對現(xiàn)代化管理的狀況。

（二）行業(yè)特點導(dǎo)致起點低

在諸多行業(yè)中，建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)起步是相對較晚、較為滯后的，這是建筑行業(yè)的特殊性和復(fù)雜性導(dǎo)致的。中國施工企業(yè)管理協(xié)會對全國施工企業(yè)信息化狀況進行調(diào)查，調(diào)查顯示，全國施工企業(yè)已經(jīng)開展信息化建設(shè)工作的約為45.83%，成功實施企業(yè)信息化的企業(yè)約為4.62%，資質(zhì)越低的企業(yè)，信息化建設(shè)工作越差。這就導(dǎo)致工程檔案信息化建設(shè)同樣步履維艱。

（三）開展建設(shè)前提準(zhǔn)備不充分

要做好工程檔案信息化建設(shè)，首先要做好檔案收集的前期工作。檔案收集本身就是一個專業(yè)性強且繁瑣細碎的工作。項目復(fù)雜，往往多套裝置或單元同時進行。工期緊，又以進度為大前提的情況下，常常有大量的設(shè)計變更，施工單位編制的竣工圖，并不一定能全面反映真實的最終情況，遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重；且工程項目是一個臨時性的組織，人員更換的頻率較高，基層職務(wù)也不固定，為此，常常工程檔案還未收繳齊全，人員就撤離項目，導(dǎo)致檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高。

（四）缺乏信息化建設(shè)長遠規(guī)劃

大數(shù)據(jù)時代的到來，對施工企業(yè)沖擊較大，很多施工企業(yè)已經(jīng)意識到進行信息化建設(shè)的必要性，積極地實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。但目前很多施工企業(yè)的信息化規(guī)劃方案還停留在技術(shù)規(guī)劃的層面，沒有與企業(yè)核心競爭戰(zhàn)略做到切實有效結(jié)合，這也使得工程檔案信息化建設(shè)缺乏明確的目標(biāo)和方向。

二、對策分析

（一）充分認(rèn)識工程檔案信息化建設(shè)的作用

工程檔案是施工企業(yè)的重要信息資源，它不只是工程產(chǎn)品質(zhì)量評定的重要依據(jù)，也是處理和判決工程產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題的依據(jù)，更與施工企業(yè)的經(jīng)濟效益有著直接的關(guān)系。工程檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。施工企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入。要順利實現(xiàn)信息化，必須依托大量的經(jīng)濟投入和技術(shù)支持。不少施工企業(yè)在建設(shè)過程中，都要對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這就需要耗費大量的人力、物力和財力。同時，設(shè)備的購置、系統(tǒng)的研發(fā)以及網(wǎng)站的維護等等，均涉及資金的使用。為此，摒除傳統(tǒng)觀念，從思想上充分認(rèn)識到工程檔案信息化建設(shè)的重要性是尤為關(guān)鍵的。

（二）做好檔案收集保障信息化建設(shè)

在項目建設(shè)初期(從工程立項開始)，施工單位就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合工程實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時，要明確項目參建各方在工程檔案形成過程中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，做好對接和相互間的配合，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。在工程項目建設(shè)長期持續(xù)的過程中，控制好工程準(zhǔn)備階段、施工建設(shè)階段、竣工階段這三個階段的檔案資料，基本上就可以保證整個建設(shè)項目的檔案資料；同時要強化工程檔案質(zhì)量管理，制定管理標(biāo)準(zhǔn)，重視質(zhì)量審核，加強監(jiān)管，對上交的工程檔案及時驗收、審核，確保歸檔的工程檔案質(zhì)量達標(biāo)，為信息化建設(shè)做好前期準(zhǔn)備工作。

（三）建立符合信息化要求的管理系統(tǒng)

施工企業(yè)應(yīng)將工程檔案信息化管理納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，以及微縮技術(shù)、光盤存儲等，通過高科技手段，有效地節(jié)約人力和存儲空間，確保工程檔案資料的長期保存。同時運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通訊和視聽技術(shù)，通過多種渠道，使工程檔案資源能夠順利發(fā)布，實現(xiàn)使用者不受地域限制的資源共享。

（四）加強人才隊伍建設(shè)

重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍，加強對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高檔案工作者的檔案意識和法律意識。定期組織工程檔案從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，拓展知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，為工程檔案建設(shè)服務(wù)。及時做好各種文件和標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作，推進工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。此外，還要加強信息化管理的培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案管理系統(tǒng)的熟練使用。更要引進一些兼具檔案和計算機專業(yè)知識的急缺人才，既懂得現(xiàn)代檔案管理知識，又能熟練地操作計算機，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，靈活使用管理軟件，勝任檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化工作，確保工程檔案信息化管理健康、平穩(wěn)運行。

（五）確保網(wǎng)絡(luò)安全

施工企業(yè)的工程檔案資源在僅供內(nèi)部人員使用的前提下，除了做好信息化建設(shè)，更要重視：1.工程檔案的安全保密問題，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識別等；2.計算機系統(tǒng)運行的安全問題，應(yīng)采取相應(yīng)的措施。如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等；3.實現(xiàn)級別控制，根據(jù)級別不同，規(guī)范檔案信息查閱的權(quán)限，以防止未授權(quán)者的違規(guī)違章操作和檔案資料的外泄。

三、結(jié)語

總之，工程檔案信息化建設(shè)是施工企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，施工企業(yè)應(yīng)該清醒認(rèn)識到這一點，同時適應(yīng)時代的發(fā)展，以改革創(chuàng)新精神推動工程檔案信息化建設(shè)，將檔案工作做得更加完善和具體，為施工企業(yè)的健康、高效發(fā)展提供更好的服務(wù)！

（作者單位：福建一建集團有限公司）

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