文/西安醫(yī)學(xué)院 張銀芝

我國(guó)高校檔案管理歷史與未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)探討

文/西安醫(yī)學(xué)院 張銀芝

高校檔案客觀而真實(shí)地記載了高校建設(shè)和發(fā)展的全過(guò)程，再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的歷程和精神風(fēng)貌，起到了保存和傳承高校文化精神的作用。高校檔案收集和管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。本文探討了高校檔案的發(fā)展歷史以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。

高校檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；發(fā)展趨勢(shì)

高校檔案客觀而真實(shí)地記錄了高校成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的過(guò)程，是高校在教學(xué)、科研、學(xué)科、黨政管理等各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史記錄，是師生們深入了解和認(rèn)識(shí)學(xué)校發(fā)展歷史、學(xué)校文化的重要資料。高校檔案的收集和管理工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在高校建設(shè)和發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。高校檔案管理工作從最初的簡(jiǎn)單整理發(fā)展到現(xiàn)在紙質(zhì)檔案與電子檔案并重，檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平不斷增強(qiáng)，越來(lái)越便于用戶的查詢和利用。高校檔案管理方式和手段的變化也體現(xiàn)了檔案管理的歷史。

一、高校檔案管理發(fā)展歷程

建國(guó)初期，我國(guó)高校檔案管理一直處于無(wú)序和混亂的局面中，既沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)和有效的管理辦法，更沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房和專(zhuān)業(yè)的管理人員。當(dāng)時(shí)人們也對(duì)檔案的保管和保護(hù)意識(shí)很淡薄，致使許多寶貴檔案材料遺失。后來(lái)為了盡快規(guī)范檔案管理工作，黨中央采取了一系列手段和措施，這才使處于“洪荒時(shí)代”的檔案管理工作面貌有了改變。

20世紀(jì)50年代中期，高校檔案管理工作開(kāi)始有了新氣象。1954年11月國(guó)家檔案局成立。1956年國(guó)務(wù)院頒布《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》，指出檔案工作基本原則是集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案。從20世紀(jì)50年代中期到80年代中期，全國(guó)各高校也越來(lái)越重視檔案管理工作，一方面加強(qiáng)了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的責(zé)任意識(shí)。另一方面開(kāi)始設(shè)立文書(shū)檔案室或科技檔案室，配有專(zhuān)職或兼職檔案管理人員。高校檔案管理機(jī)構(gòu)從無(wú)到有，從分散到分管，使檔案管理工作走上正軌，這是高校檔案管理工作的最大進(jìn)步。歷史資料證明，“文革”時(shí)期，檔案工作幾乎陷入癱瘓狀態(tài)。

20世紀(jì)80年代中期，高校為了便于集中統(tǒng)一管理，紛紛把文書(shū)檔案室和科技檔案室合并，設(shè)立綜合檔案室或檔案館，此舉使高校檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。1986年上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、華東理工大學(xué)建立了首批高校檔案館。緊接著國(guó)家教委、國(guó)家檔案局于1987年聯(lián)合制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》，要求改革一個(gè)學(xué)校內(nèi)設(shè)兩個(gè)檔案室的體制，建立綜合檔案室或檔案館統(tǒng)一管理全校檔案工作。1988年《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施，特別是 1989年國(guó)家教委制定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次提出高校檔案管理的概念。該文件的頒布標(biāo)志著我國(guó)高校檔案統(tǒng)一管理時(shí)代的到來(lái)。

20世紀(jì)90年代至今的20多年，各個(gè)高校的檔案管理意識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)。尤其是進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)生活的信息化、網(wǎng)絡(luò)化深刻影響著高校檔案的管理方式。高校檔案館把管理現(xiàn)代化、利用高效化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化作為今后一個(gè)時(shí)期的管理目標(biāo)，這為高校檔案收藏管理、編研、服務(wù)工作注入新的活力，傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)型，檔案管理工作呈現(xiàn)信息化、數(shù)字化特征。

經(jīng)過(guò)60多年的發(fā)展，我國(guó)高校的檔案管理工作進(jìn)步巨大，從無(wú)序化發(fā)展到有序化，從分散化發(fā)展成集中化，從以紙質(zhì)檔案管理為發(fā)展到紙質(zhì)、電子檔案管理并重的階段?？梢灶A(yù)見(jiàn)，隨著信息技術(shù)水平的飛速發(fā)展，未來(lái)的高校檔案管理必然會(huì)發(fā)展到以電子檔案管理為主的階段。

二、高校檔案管理未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)分析

國(guó)家檔案局印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出，“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”，發(fā)展目標(biāo)之一就是“達(dá)到檔案管理信息化。全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升”。因此高校檔案館應(yīng)按照國(guó)家要求，積極做好檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)“檔案資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展目標(biāo)”?？梢?jiàn)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的“數(shù)字形式”信息與電子文件集中統(tǒng)一管理是未來(lái)高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。這種管理方法不僅有利于進(jìn)行高校檔案資源的整合與共享，有助于檔案提供利用方式由“被動(dòng)服務(wù)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變，也可以大大提高高校檔案資源管理和利用服務(wù)的水平。數(shù)字化和信息化后的檔案資源能夠突破傳統(tǒng)實(shí)體檔案利用在時(shí)間上和空間上的限制，傳遞和輸出更加方便和快捷。因此，數(shù)字化與信息化不僅改變了檔案信息的存儲(chǔ)載體和形式，同時(shí)也變革了檔案信息的管理方式與提供利用方式。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存需要建立一個(gè)干燥防潮、防火防蟲(chóng)的保管空間，但隨著時(shí)間流逝，紙質(zhì)檔案將會(huì)變色、老化。相比紙質(zhì)檔案而言，電子檔案易于保存且節(jié)省空間，但是穩(wěn)定性差，容易遭到修改或病毒攻擊而喪失真實(shí)性，因此未來(lái)高校檔案館應(yīng)積極研究電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，不斷提高電子檔案儲(chǔ)存的安全性和穩(wěn)定性。

隨著高校檔案館數(shù)字化、信息化水平的不斷提高，高校檔案館對(duì)于工作人員的要求將會(huì)越來(lái)越高。因此，未來(lái)檔案管理工作要求工作人員必須是復(fù)合型的高素質(zhì)檔案工作者。他們應(yīng)當(dāng)具備較高的檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度，尤其具備文字處理、圖像處理等計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力、熟悉相關(guān)軟件的使用和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)技術(shù)。能夠挖掘檔案資源中有價(jià)值的信息并對(duì)其進(jìn)行編研，讓檔案發(fā)揮更深層次的參考咨詢價(jià)值。

三、總結(jié)

總之，高校檔案管理工作對(duì)于高校的建設(shè)發(fā)展具有極其重要的意義。作為檔案工作人員應(yīng)該樹(shù)立“終身學(xué)習(xí)理念”，積極提高自身素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，努力促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展。

[1]檔案局.全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展"十三五"規(guī)劃綱要[EB/OL],武清區(qū)檔案.網(wǎng)站,2015(8).http://www.tjwq.gov.cn/daj/zcfgui/20160 4/6d0761697dca41d4a5ea7bc2c53932d9.shtml.

[2]王海鳴.高校檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)研究[J].黑龍江史志,2015(02).