文/青島市城陽區(qū)農(nóng)業(yè)局 車志華

事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決措施探討

文/青島市城陽區(qū)農(nóng)業(yè)局 車志華

檔案是重要的信息載體，是保存可供備查的歷史記錄，是了解組織及個(gè)人的具體情況的重要的文獻(xiàn)資料。隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案管理的工作提出了更高的要求。本文將就事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決措施等內(nèi)容進(jìn)行探討

檔案管理；問題；措施

作為一項(xiàng)機(jī)密性與專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理是維護(hù)單位與人員資料的一項(xiàng)重要的工作。事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在一系列問題，正面臨全新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案的管理，及時(shí)研究并有效解決事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題，使得事業(yè)單位檔案管理工作向著良性方向發(fā)展，是本文將要探討的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理重視程度不夠。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技信息手段的普及，對(duì)檔案管理工作也提出了新要求。然而，事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)卻沒有跟上時(shí)代的步伐，檔案管理專業(yè)水平較低，不熟悉檔案內(nèi)容，更缺乏能夠?qū)n案信息進(jìn)行深層次分析與開發(fā)的人才，這些檔案管理工作人員很難適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的需要。所以，引進(jìn)熟悉業(yè)務(wù)的高水平檔案管理人才，提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)十分必要。另外，一些事業(yè)單位無論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重視不夠，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清，多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作只是一種保管性的工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付查找就可以了，并沒有把檔案管理工作納入到事業(yè)單位的日常工作當(dāng)中。

（二）檔案管理模式較落后，信息化程度不高。目前，一些事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)行目錄管理，以紙質(zhì)文檔為主，在人力、物力以及財(cái)力等方面都造成了很大的浪費(fèi)。同時(shí)，紙質(zhì)檔案不但容易損壞，不好保存，也給檔案查找?guī)砹撕芏嗟牟环奖?，這些傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。而隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，其在檔案管理中已得到應(yīng)用。但一些事業(yè)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟不上時(shí)代步伐，這不但給檔案的保存帶來了不便，也使得工作效率普遍不高。

（三）檔案管理秩序混亂，檔案室硬件設(shè)施不健全。目前，很多事業(yè)單位在檔案管理制度的建設(shè)上存在不完善不健全的現(xiàn)象，檔案管理的秩序較混亂。在收集檔案工作中，檔案不全，不交檔案，檔案收集困難等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。而且檔案整理工作也不完善、不規(guī)范。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理人員的流動(dòng)性問題導(dǎo)致檔案整理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)楹茈y追責(zé)，所以檔案的遺漏、目錄與檔案內(nèi)容不符、資料丟失等現(xiàn)象屢見不鮮。此外，某些事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理工作不重視，所以不愿在檔案室建設(shè)上進(jìn)行投資。所以，很多事業(yè)單位檔案室環(huán)境硬件設(shè)施不完善、不齊全，檔案室陰暗潮濕，造成了檔案材料的損壞甚至霉變，檔案的完整性受到影響。

二、目前檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)。檔案管理工作的好壞，跟工作人員的專業(yè)素質(zhì)有很大關(guān)系。為了使得事業(yè)單位的檔案管理工作邁入正軌，跟上時(shí)代的步伐，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。工作人員不但要熟練掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要進(jìn)一步提高其計(jì)算機(jī)信息化水平，工作人員以參加培訓(xùn)或自學(xué)等方式，提高工作效率以及檔案管理質(zhì)量，積極地探索新的檔案管理模式。

（二）制定完善的檔案管理制度，全員重視檔案管理工作。為提高檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，各事業(yè)單位應(yīng)制定完善的檔案管理制度，并認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行，對(duì)違反制度規(guī)定的操作行為應(yīng)認(rèn)真追責(zé)。從領(lǐng)導(dǎo)開始自上而下對(duì)檔案管理工作要認(rèn)真對(duì)待，加強(qiáng)重視，認(rèn)真檢查，認(rèn)真督導(dǎo)，認(rèn)真考核，把檔案管理工作提到事業(yè)單位日常的工作日程上來，推動(dòng)檔案工作的科學(xué)化與制度化。

（三）加大對(duì)檔案管理工作的投入，逐步建立檔案管理的信息化資源庫(kù)。事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理工作上加大資金投入，完善檔案室建設(shè)，購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，在工作人員信息化水平提高的同時(shí)，硬件設(shè)施也要配備上，要購(gòu)買計(jì)算機(jī)設(shè)備，進(jìn)行檔案的信息化管理，改變傳統(tǒng)老舊的管理模式，并逐步建立檔案管理的信息化資源庫(kù)，更方便檔案的保存與查找。使檔案管理工作能更快更好地開展。

（四）對(duì)檔案的管理工作采用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。為了使檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，在檔案管理的人事制度上，可采用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，讓工作人員競(jìng)爭(zhēng)上崗，并認(rèn)真考核，對(duì)優(yōu)秀工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，這種優(yōu)勝劣汰的工作制度，使得檔案管理工作人員具有危機(jī)意識(shí)，從而不斷地完善自己，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真看待檔案管理工作。同時(shí)，事業(yè)單位為使檔案管理工作更好地跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)不斷引進(jìn)檔案管理人才，給檔案管理隊(duì)伍輸送新鮮血液，更新檔案管理理念，激發(fā)他們工作的活力，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，使得事業(yè)單位的檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

三、總結(jié)

總之，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案的管理工作也提出了更高的要求。事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在一系列問題，也面臨著全新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案的管理，及時(shí)研究并有效解決事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題是目前事業(yè)單位管理工作中應(yīng)該重視的問題，檔案管理人員要依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，認(rèn)真做好檔案管理工作，不斷提高自身素養(yǎng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，不斷創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)老舊的檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，使得事業(yè)單位的檔案管理工作達(dá)到更高的層次，為社會(huì)群體提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[1]張文浩.電子檔案信息保存生命周期研究[J].檔案學(xué)通訊,2006(1).

[2]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009(08).

[3]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊,2010(34).

[4]蔡軍趁.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)改革與管理,2015(04).