文/山東省濟(jì)寧市皮膚病防治院 房寧

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)研究論述

文/山東省濟(jì)寧市皮膚病防治院 房寧

在社會辦公自動化水平的不斷提高下，醫(yī)院檔案管理也開始朝著技術(shù)化、信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。文章在闡述辦公自動化內(nèi)涵、特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題，就如何在辦公自動化環(huán)境下開展醫(yī)院檔案管理進(jìn)行分析。

辦公自動化；醫(yī)院檔案；管理；改善策略

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展的全過程，存儲了醫(yī)院發(fā)展過程中的大量醫(yī)療科研成果，為醫(yī)院管理發(fā)展提供了重要的信息支持，深刻影響著醫(yī)院日常運(yùn)營管理。在醫(yī)療衛(wèi)生改革的現(xiàn)代科技技術(shù)的快速發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理開始朝著自動化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，逐步實現(xiàn)了醫(yī)院檔案自動化辦公管理。醫(yī)院檔案自動化辦公管理對醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理帶來了新的沖擊和挑戰(zhàn)，為了能夠進(jìn)一步發(fā)揮出辦公自動化對醫(yī)院檔案管理的重要作用，文章對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)問題展開探究。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)

（一）內(nèi)涵。醫(yī)院檔案信息辦公自動化是指應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)來進(jìn)行辦公室管理工作，從而提高辦公室數(shù)據(jù)信息接收、傳遞和存儲的效率。辦公自動化改變了原有的手工操作管理方式，提高了管理的工作效率。

（二）特點(diǎn)。第一，工作時效高。醫(yī)院檔案按照功能具體可以分成科研、人事、病歷、設(shè)備、會計等多種內(nèi)容。醫(yī)院的正常運(yùn)行管理需要醫(yī)療、教學(xué)、財務(wù)管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等環(huán)節(jié)的密切配合。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理能夠加強(qiáng)醫(yī)院各部門之間的溝通合作，突破傳統(tǒng)手工檔案管理的局限。第二，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的要求。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，具備多樣化的檔案存儲形式，由此在實際工作操作中對工作人員的素質(zhì)、技能等提出了新的要求。第三，醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了新的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化實現(xiàn)了醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。第四，醫(yī)院檔案管理存儲實現(xiàn)了多樣化發(fā)展。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案存儲管理從原有的單一紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、聲音等多種形式。第五，促進(jìn)了醫(yī)院檔案信息資源的共享。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理注重各個科室的分散管理，無法保障檔案的完整和高效利用。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理能夠加強(qiáng)對各部門、各科室之間的工作協(xié)調(diào)，在最大限度上實現(xiàn)對各種資源的有效利用。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）缺乏完善的醫(yī)院檔案管理制度。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案辦公自動化管理處于初級階段，在管理操作的過程缺乏必要的軟硬件設(shè)施來保證信息的完整，甚至還會使得患者的個人信息被泄露，嚴(yán)重影響了患者的個人生活。醫(yī)院檔案管理雖然得到了政府部門的支持，但是在實際操作中并沒有發(fā)揮出資金支持的重要效用，沒有打造出高效、統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理平臺。

（二）醫(yī)院檔案人員綜合能力不高。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理采取多種存儲形式來管理文件，對醫(yī)院檔案文件的管理方法、管理原則、管理技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理存在區(qū)別，由此對醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)提高了更高的要求。但是現(xiàn)階段一些醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏醫(yī)院檔案管理的必要知識技能，學(xué)歷水平較低。在電子信息技術(shù)的快速發(fā)展下，這些醫(yī)院檔案管理人員不懂得應(yīng)用電子信息技術(shù)提升醫(yī)院檔案管理效率。

（三）醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理得到了先進(jìn)設(shè)備的支持，一方面提高了醫(yī)院檔案管理效率，另一方面也使得醫(yī)院檔案管理滋生出新的問題。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理一般只會保留最后的檔案文件，而之前的原始文件會消失。同時，醫(yī)院檔案辦公自動化管理還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院檔案自動化管理操作形式混亂，不利于進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理效率。

（四）醫(yī)院檔案管理缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)。第一，醫(yī)院檔案辦公自動化管理的總體水平較低，在實際操作中仍然存在手工操作管理的問題，不利于提高醫(yī)院檔案管理效率。第二，醫(yī)院檔案管理隊伍素質(zhì)不高，在實踐中缺乏對自動化系統(tǒng)的應(yīng)用經(jīng)驗。第三，醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)的開發(fā)利用不完全，一些產(chǎn)品的質(zhì)量有待提高。

三、完善醫(yī)院檔案自動化管理的策略

（一）建立健全醫(yī)院檔案自動化管理制度。在醫(yī)院檔案系統(tǒng)文件和檔案管理被分離之后，在實際操作中，二者會出現(xiàn)越權(quán)的問題，為了避免這種問題的出現(xiàn)，需要醫(yī)院加快制定一套完整化的醫(yī)院檔案自動化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案自動化管理工作操作的規(guī)范。同時，醫(yī)院檔案自動化管理中涉及的各個文件需要采取統(tǒng)一的格式進(jìn)行管理，保證不同接口文件信息的順利歸檔。

（二）打造專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍。人員是醫(yī)院檔案自動化管理的重要因素，因此，為了提高醫(yī)院檔案信息自動化管理效率需要加快打造高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理隊伍。醫(yī)院需要緊跟時代發(fā)展需要定期對員工開展全面的培訓(xùn)，更新醫(yī)院檔案自動化管理工作人員的知識儲備。另外，在醫(yī)院檔案自動化管理過程中，需要對員工實施激勵獎懲機(jī)制，將醫(yī)院員工的職稱評定和其業(yè)績進(jìn)行掛鉤，從而進(jìn)一步激發(fā)醫(yī)院員工的工作積極性。

（三）制定科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理的主要業(yè)務(wù)流程是檔案信息的收集、整理、編排、鑒定和利用。為了保證各項業(yè)務(wù)流程的有效連接，需要醫(yī)院檔案管理人員結(jié)合實際確定自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院檔案管理各部門工作指明方向，在檔案信息的選擇、鑒別、歸檔過程中要嚴(yán)格把關(guān)，從而保證醫(yī)院檔案自動化管理的效率和質(zhì)量。

（四）構(gòu)建醫(yī)院檔案自動化管理子系統(tǒng)。在辦公自動化管理系統(tǒng)平臺技術(shù)上需要進(jìn)一步打造醫(yī)院檔案管理子系統(tǒng)，通過醫(yī)院檔案管理子系統(tǒng)來將電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)和電子檔案管理工作有效結(jié)合，為醫(yī)院檔案自動化管理機(jī)制的歸檔管理和完整，公文的形成提供重要的技術(shù)支持。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案自動化管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。為了保證醫(yī)院檔案自動化管理的安全，需要加強(qiáng)對構(gòu)成醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)設(shè)施、軟件、硬件的管理，從而保證醫(yī)院檔案自動化管理各網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用不受損害，促進(jìn)醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。在醫(yī)院檔案自動化管理過程中還需要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)的綜合應(yīng)用，保證患者個人信息的安全，維護(hù)醫(yī)院和患者雙方各自的利益。另外，在實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化信息管理的同時，還需要加強(qiáng)對檔案信息安全的保護(hù)，對自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理應(yīng)用操作作出明確的規(guī)定，并借助計算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案自動化管理的實用性和科學(xué)性。

四、結(jié)束語

綜上所述，自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)化、科學(xué)化、整體化的工作，但是現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理多少存在管理意識淡薄、管理缺少專業(yè)性、管理人員素質(zhì)不高、管理手段技術(shù)落后等問題，這些問題的存在制約了醫(yī)院檔案自動化管理效率，不利于實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。在新的歷史環(huán)境下，為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案自動化管理效率，需要相關(guān)人員加快建立完善的醫(yī)院檔案自動化管理制度，制定科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，打造專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍，完善醫(yī)院檔案信息自動化管理子系統(tǒng)，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案自動化管理信息的監(jiān)管，通過一系列工作的完善在最大限度上提高醫(yī)院檔案自動化管理效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。

[1]李莉.在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作[J].城建檔案,2016(02):51-52.

[2]杜建民.淺談辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的特點(diǎn)和建議[J].水利規(guī)劃與設(shè)計,2014(09):64-65+72.

[3]李理.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2015(78):178+174.

[4]張愛曾.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].檔案管理,2015(06):91.

[5]楊永麗.芻議辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作[J].才智,2015(32):259.

[6]陳雨冰,王丹,唐純茜.辦公自動化系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理的積極作用[J].基層醫(yī)學(xué)論壇,2016(06):807-808.