文/無錫工藝職業(yè)技術(shù)學院 錢惠

試論高校檔案數(shù)字化管理實踐與信息安全

文/無錫工藝職業(yè)技術(shù)學院 錢惠

隨著科技的發(fā)展，檔案信息化水平的提高，我國眾多高校檔案數(shù)字化管理的信息安全存在諸多威脅。如何立足于數(shù)字化基礎，不斷提高檔案管理的信息安全性、管理水平和利用效率，是新形勢下檔案工作人員需要思考的問題。

高效檔案管理；數(shù)字化管理；信息安全

新形勢下，高校檔案管理工作無法適應學校發(fā)展以及師生對檔案信息的需求。加快建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是大勢所趨。現(xiàn)階段，高校檔案管理實現(xiàn)自動化、智能化管理，這為實現(xiàn)數(shù)字化管理夯實了基礎。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，談談高校檔案數(shù)字化管理實踐與信息安全的幾點思考。

一、高校檔案數(shù)字化管理實踐與信息安全存在的問題

（一）檔案管理人員安全意識不強，人才隊伍薄弱?，F(xiàn)階段很多高校檔案管理部門沒有正確認識數(shù)字檔案信息安全的重要性。相關調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案信息安全問題普遍不是技術(shù)問題，而是工作人員淡薄的安全意識導致的。另一方面，隨著檔案管理信息化水平的提高，由于檔案管理工作在很多高校得不到重視，導致崗位工作人員的專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等無法滿足數(shù)字檔案管理的需求，大部分人員計算機操作水平非常有限，對一些新技術(shù)、新方法也不熟悉，更不用說去建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫了，一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化水平的提高。

（二）缺乏完善的檔案數(shù)字化信息安全管理制度。現(xiàn)階段，雖然我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》等相關的法律法規(guī)。但是，仍然缺乏完善的檔案數(shù)字化管理體制。如，缺乏國家檔案信息安全管理部門，缺乏完善的檔案數(shù)字化信息安全管理法律，缺乏科學設置檔案數(shù)字化管理部門、合理配置人才等，從而阻礙了檔案數(shù)字化管理步伐。

（三）計算機網(wǎng)絡存在的問題。第一，硬件軟件方面的故障。硬件故障主要是硬盤磁道損壞，導致數(shù)據(jù)信息丟失，無法保證檔案信息的準確性、完整性；軟件故障主要指現(xiàn)有的已開發(fā)信息系統(tǒng)軟件無法滿足檔案數(shù)字化管理的要求。第二，計算機黑客、病毒入侵。檔案數(shù)字化管理中運用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)，無法杜絕一些黑客、病毒的入侵，破壞了計算機系統(tǒng)內(nèi)存儲的檔案信息數(shù)據(jù)，無法保證內(nèi)存數(shù)據(jù)的完整性、準確性，大大降低了數(shù)字化管理的質(zhì)量。第三，計算機停機或者系統(tǒng)變更操作。如果計算機硬件配置低、使用時間長，計算機內(nèi)部存儲的信息過多，就容易出現(xiàn)卡頓、死機現(xiàn)象，如果工作人員不采取相關措施進行預防，不及時轉(zhuǎn)移檔案信息文件，那么在計算機停機死機的時候，就會造成檔案信息丟失。第四，工作人員的錯誤操作引發(fā)的故障。檔案數(shù)字化管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)不高、專業(yè)技能不夠，那么，在操作過程中，出現(xiàn)的不當操作，也會引發(fā)檔案信息安全問題。

二、提高高校檔案數(shù)字化管理安全性的幾點思考

（一）提高檔案數(shù)字化管理人員信息安全意識，加快人才隊伍建設。提高工作人員的信息安全意識，是提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的基礎，可采用多種方法，開展教育宣傳工作，如展開座談會、知識講座、真實案例分析等，提高工作人員信息安全意識，避免信息丟失、泄露等安全事故。另一方面，隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理水平的提高，如何保證檔案信息安全性，是每位工作人員都必須思考的問題。對專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才的需求也越來越大，必須加快人才隊伍建設。相關單位和部門必須加大資金支持力度，檔案管理部門應制定科學嚴謹?shù)娜瞬排囵B(yǎng)計劃；定期組織相關的培訓，內(nèi)容包括計算機應用知識、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理等；尤其要加強對檔案信息的保密知識、防泄密知識的培訓。對外引進高層次的檔案數(shù)字化管理信息安全專業(yè)人才，提高本單位檔案管理人才隊伍水平，為提高檔案數(shù)字化管理水平提供有力的人才保障。

（二）建立完善的數(shù)字檔案信息安全管理機制。第一，設置專門的機構(gòu)去負責高校檔案數(shù)字化管理的宏觀工作，發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用。然后，對本校檔案數(shù)字化管理進行總體規(guī)劃、科學布局，并且實施分級管理，定期組織全校性的檔案管理安全性檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)潛在的威脅安全的因素，并采取行之有效的措施進行改正，加強措施的執(zhí)行力度。第二，建立完善的檔案數(shù)字化管理信息安全管理制度，立足于本校檔案管理工作的實際情況，制定科學合理的提高信息安全的管理制度。如，基于網(wǎng)絡背景下檔案管理的新趨勢、新特點，認真分析現(xiàn)有的檔案信息安全管理制度，完善存儲、編號、開發(fā)利用、保護保密等方面的監(jiān)督，并加強對制度執(zhí)行性監(jiān)管力度，建立完善的考核評價機制，保證規(guī)章制度的落實性。值得一提的是，現(xiàn)階段檔案規(guī)模不斷擴大，一定要做好電子檔案的保管、保密和檢驗鑒定工作。

（三）做好計算機系統(tǒng)的管理維護工作。第一，立足于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實際，配置硬件軟件性能良好的計算機。其次，慎重選擇計算機服務器的品牌與客戶機，考慮計算機硬件的兼容性是否符合要求，避免檔案信息損壞或丟失。第二，使用先進的信息技術(shù)保證檔案的信息安全。如，建立防病毒體系，設置訪問限制，對相關數(shù)據(jù)加密等，防治病毒與黑客的非法入侵。又如，對不同類型的信息，利用先進的技術(shù)，實行不同等級的保密保護，如公開、秘密、機密、絕密等。

三、結(jié)束語

隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理已是大勢所趨。要想發(fā)揮檔案信息在高校發(fā)展中的積極作用，必須保證檔案信息的安全性、完整性。

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