文/中國藥科大學圖書與信息中心 王瑩

淺談高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)

文/中國藥科大學圖書與信息中心 王瑩

隨著圖書館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢。本文從高校圖書館辦公室檔案管理現(xiàn)狀分析入手，歸納了高校圖書館辦公室檔案工作的內(nèi)容，提出實施高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作的要點。

信息化建設(shè)；高校圖書館；檔案管理

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，海量信息衍生導(dǎo)致文件數(shù)量和載體種類急劇增加，檔案歸檔范圍不斷擴大，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。以目前現(xiàn)狀，大多數(shù)高校圖書館辦公室的檔案管理工作還比較落后，不僅不利于檔案資料的長期保存，而且不能實現(xiàn)檔案的融合與共享。如何做好高校圖書館辦公室的檔案管理信息化建設(shè)工作是檔案工作者所面臨的重要課題。

一、高校圖書館辦公室檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理制度不健全，缺乏規(guī)范的檔案信息化建設(shè)標準。大多數(shù)高校圖書館對檔案管理的重視程度不夠，無論管理的手段還是管理機制，都存在著問題。檔案信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，不同圖書館辦公室收集檔案的內(nèi)容、標準、編碼規(guī)范等都不相同，很多高校圖書館檔案的管理十分隨意，例如，檔案的歸檔不明確，標記不嚴謹，沒有嚴格的規(guī)范標準，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理不系統(tǒng)，檔案經(jīng)常出現(xiàn)斷檔等現(xiàn)象。這些因素都阻礙了檔案信息化建設(shè)。

（二）缺少專職管理人員，無法滿足檔案信息化建設(shè)的要求。在高校圖書館辦公室檔案管理中，沒有專職檔案管理人員，大多數(shù)由辦公室人員兼任，這些人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理的學習和培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識與管理技能，對檔案的管理只是簡單地收集、整理、歸檔，立卷。此外，大多數(shù)高校圖書館檔案管理者往往年齡偏大，學歷層次也參差不齊，思想保守，僅僅憑借自身的經(jīng)驗開展工作，很難提高檔案管理的效果，更不用說開展檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案信息化建設(shè)落后，阻礙圖書館的長遠發(fā)展。很多高校圖書館還沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，特別是歷史久遠的檔案資料還是采用紙質(zhì)的方式來存檔，使得紙質(zhì)的檔案資料容易損壞。盡管部分圖書館對檔案進行了信息化管理，然而也很不完善。例如：不全面的資料收集、檔案整理不夠明細、不明確的存檔時間等。目前，大多圖書館尚未建立自己的高校圖書館管理系統(tǒng)，并且與校內(nèi)各二級部門的系統(tǒng)各自為政，未能實現(xiàn)統(tǒng)一的平臺進行檢索查詢，導(dǎo)致檔案資料管理的工作難以得到實質(zhì)性的開展。

二、高校圖書館辦公室檔案工作的內(nèi)容

圖書館檔案管理工作是高校圖書館辦公室工作的重要組成部分，是辦公室做好各項工作的前提和基礎(chǔ)。圖書館檔案是指通過文字、表格、照片等各種形式將圖書館長久以來的發(fā)展歷程真實地記錄下來，以供后人研究和參考。其全面系統(tǒng)地記錄了本單位主要活動歷史, 對一個單位來說有著重要的歷史意義。圖書館檔案按照內(nèi)容大致分為日常管理檔案和業(yè)務(wù)檔案兩大類。

（一）日常管理檔案。日常管理檔案主要分為四種：一是文件。包括學校發(fā)的紅頭文件，校外高校圖書館文件，校內(nèi)、外其他文件等。二是圖書館內(nèi)的各種資料。包括重要會議資料、本部門的歷史沿革、大事記、各種請示、報告、年終總結(jié)、工作計劃、會議紀要、規(guī)章制度、崗位職責等。三是人事檔案。包括圖書館人員結(jié)構(gòu)、數(shù)量、職稱、科研、進修情況、個人總結(jié)、工資等。四是圖書館固定資產(chǎn)。包括名稱、數(shù)量、增減情況、所在地等。

（二）業(yè)務(wù)管理檔案。高校圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要分為七種：一是文獻資源采購數(shù)據(jù)。包括圖書館各類紙質(zhì)文獻和電子文獻采購的名稱、數(shù)量、價格、合同等。二是館藏數(shù)據(jù)。包括圖書館各閱覽室的文獻名稱、數(shù)量、館藏地、每年的采購量、漲幅等。三是借閱數(shù)據(jù)。包括文獻的借閱種類、借閱數(shù)量、借閱時間、讀者結(jié)構(gòu)等。四是讀者數(shù)據(jù)。包括讀者的姓名、所在院部、年齡、專業(yè)、借閱偏好等。五是讀者閱讀推廣活動資料。組織讀者活動的工作計劃、活動成果、調(diào)研報告、活動簡報、照片等。六是參考咨詢服務(wù)資料。包括原文傳遞、查收查引、專題咨詢、科技查新、SCI論文審核服務(wù)、學科分析報告等。七是文檢課教學資料。包括學生姓名、班級、成績、教學資料、課件等。

三、實施高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作的要點

（一）健全圖書館檔案管理制度，加強領(lǐng)導(dǎo)管理。結(jié)合圖書館檔案管理的具體工作制定切實可行的《圖書館辦公室檔案管理辦法》，進一步完善圖書館檔案管理的規(guī)章制度，把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程之中，建立有效的檢查監(jiān)督機制。分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)要定期、不定期地對制度及執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題并督促檔案管理人員及時解決問題。

（二）設(shè)立專職檔案管理人員，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。各高校圖書館應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理人員，為檔案管理人員提供培訓(xùn)、進修、調(diào)研、參加相關(guān)會議的機會。此外，高校檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具有開拓進取的精神，能夠主動思考，完善工作方法，提高服務(wù)質(zhì)量，而且要具備良好的職業(yè)技能及嫻熟的計算機操作水平，能夠熟悉和掌握數(shù)字化辦公應(yīng)用系統(tǒng)，進一步提高工作效率。

（三）建立圖書館檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。結(jié)合各高校的特點，搭建高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)通過檔案建模包括檔案編目、電子檔案管理、檔案動態(tài)查詢、檔案借閱歸還、檔案統(tǒng)計分析等功能。根據(jù)高校圖書館辦公室檔案的內(nèi)容把檔案細化為行政管理檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、閱讀推廣活動檔案以及綜合檔案等等，各部門對各自分管的圖書館業(yè)務(wù)檔案進行輸入，比如：辦公室負責行政行政管理檔案、財務(wù)檔案、人事檔案；文獻資源建設(shè)部負責管理文獻資源采購數(shù)據(jù)檔案；讀者服務(wù)部負責管理館藏數(shù)據(jù)、借閱數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)、讀者閱讀推廣活動資料檔案；參考咨詢部負責參考咨詢服務(wù)資料、文檢課教學資料的管理。根據(jù)檔案的保密性原則，給各個部門設(shè)置不同的權(quán)限，辦公室能夠?qū)Ω鞑块T檔案進行檢索查詢，但是，各部門只能看到各自部門的數(shù)據(jù)檔案。如果需要查看其他部門的檔案可以通過申請進行檔案查閱。此外，還要注意數(shù)據(jù)庫后臺存儲格式和接口能夠和數(shù)字化校園系統(tǒng)實現(xiàn)對接和數(shù)據(jù)集成，便于一些公共數(shù)據(jù)和資料，如館藏資源、年進書量、固定資產(chǎn)、學科分析報告等能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的充分共享，為全校師生提供服務(wù)。

（四）保障網(wǎng)絡(luò)信息安全，采取維護措施。信息化安全涉及網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)的軟硬件故障、惡意代碼和病毒的攻擊、合法用戶的誤操作、惡意攻擊者或黑客利用網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)的管理漏洞惡意攻擊和破壞等情況。因檔案的特殊性、保密性，必須加強檔案管理安全。檔案管理人員應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，劃分等級，電子設(shè)備應(yīng)采取安全維護措施，如通過優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)，隔離風險，軟件自動升級、完善系統(tǒng)漏洞，定期進行殺毒，防止非法訪問等。

四、結(jié)語

加強高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)，對推動現(xiàn)代化圖書館檔案管理工作的具有重要的意義。各大高校應(yīng)充分認識檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，著實打造數(shù)字化校園，實現(xiàn)信息資源共享平臺，為學校雙一流建設(shè)、為全校師生提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。

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