文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 喬俏

企業(yè)貫徹實(shí)施10號令的辦法與難點(diǎn)

文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 喬俏

國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》是我國目前規(guī)范企業(yè)檔案工作最具法律效力的文件，貫徹實(shí)施10號令是豐富企業(yè)檔案資源，優(yōu)化企業(yè)館藏檔案結(jié)構(gòu)和保護(hù)企業(yè)檔案必不可少的一項(xiàng)工作?？茖W(xué)合理且操作性強(qiáng)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是開展企業(yè)檔案工作的重要保障。

10號令；歸檔范圍；檔案保管期限表；企業(yè)檔案

2013年，國家檔案局頒布了國家檔案局令第10號——《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。10號令是針對企業(yè)文件材料管理的規(guī)章制度，它是企業(yè)文件材料規(guī)范化管理的重要指南，是豐富企業(yè)檔案館藏資源和構(gòu)建科學(xué)合理的企業(yè)文件材料管理體系的有力保障。其編制方法可以分為兩條主線：一條是以職能為編制主線，另一條是以部門為編制主線。本公司在編制的過程中，結(jié)合自身特點(diǎn)，選擇了以部門為編制主線的模式。

一、企業(yè)貫徹實(shí)施10號令遇到的問題

（一）部門之間的信息壁壘。編制本企業(yè)的歸檔文件范圍和檔案保管期限表要求檔案工作人員全面了解每個(gè)部門的職責(zé)。只有在了解每個(gè)部門職責(zé)之后才能掌握其可能產(chǎn)生的文件材料并根據(jù)其價(jià)值判定是否需要?dú)w檔，確定其保管期限。但在日常工作中各部門往往各司其職，部門之間存在一定的信息壁壘，要保證每個(gè)部門歸檔的文件材料完整齊全實(shí)屬不易。如果對各部門職責(zé)和工作內(nèi)容了解不全面則會(huì)對歸檔范圍的界定造成偏差。

（二）知識結(jié)構(gòu)和工作經(jīng)驗(yàn)導(dǎo)致意見分歧。在確定文件材料歸檔范圍時(shí)，編制人員與各部門對需要?dú)w檔的文件材料在意見上會(huì)出現(xiàn)分歧，編制人員由于其知識結(jié)構(gòu)和工作經(jīng)驗(yàn)的局限性，僅通過學(xué)習(xí)研讀10號令和各部門職責(zé)文件無法避免在考慮可能產(chǎn)生的文件材料時(shí)出現(xiàn)疏漏和偏差，并與各部門檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人在文件材料歸檔范圍的意見上出現(xiàn)分歧。在出現(xiàn)意見分歧的時(shí)候，編制人員較易發(fā)生沒有主見、完全聽取各部門決定的情況，這就會(huì)導(dǎo)致編制成果質(zhì)量較差，編制成果缺乏專業(yè)性和可操作性。

（三）職能交叉部門可能出現(xiàn)重復(fù)歸檔。由于職能部門的工作時(shí)常出現(xiàn)交叉，可能導(dǎo)致重復(fù)歸檔的問題，重復(fù)歸檔不僅浪費(fèi)了人力物力，也違背了編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的初衷。例如黨委工作部會(huì)產(chǎn)生“有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士檢查、視察、調(diào)研本企業(yè)工作時(shí)形成的文件、工作匯報(bào)、錄音錄像等文件”，而總經(jīng)理工作部同樣會(huì)收錄這些文件材料，在出現(xiàn)類似情況時(shí)，應(yīng)將這部分文件材料納入哪個(gè)部門的歸檔范圍里也給編制工作帶來一定的困難。

二、企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要點(diǎn)

（一）征得領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。企業(yè)的檔案工作是一個(gè)企業(yè)管理工作的重要部分，是其發(fā)展歷程中的記憶和十分重要的文化財(cái)富，是其日后以備查考的最為真實(shí)重要的憑證，是其日后輔助決策、科研和管理的重要依據(jù)。編制企業(yè)文件材料和檔案保管期限表不僅需要檔案部門人員的努力，還需要各個(gè)部門的配合，所以要積極征得領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，使領(lǐng)導(dǎo)意識到企業(yè)文件材料的重要性和歸檔工作的必要性才能加大協(xié)調(diào)力度，將這項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)。

（二）開展對10號令的宣貫和培訓(xùn)。10號令的學(xué)習(xí)培訓(xùn)對象不僅是檔案工作人員，還應(yīng)包括各部門的兼職檔案員。以部門為主線的編制模式需要各部門兼職檔案員的高度配合，對兼職檔案員進(jìn)行對10號令的培訓(xùn)，使其深入學(xué)習(xí)10號令的精神有助于更好地把握需要?dú)w檔的文件材料。各部門的兼職檔案員對本部門的職能和產(chǎn)生的文件材料更為熟悉，決定了歸檔文件材料質(zhì)量的高低，但由于兼職檔案員對歸檔文件材料的文件類型把握不夠準(zhǔn)確，所以要加強(qiáng)宣貫培訓(xùn)。

（三）全面了解本企業(yè)各部門職責(zé)。只有在對各部門的職責(zé)和文件材料的形成情況全面掌握的前提下，編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表才是科學(xué)有效的。首先通過部門職責(zé)可以確定其業(yè)務(wù)類型，從而推斷出各部門可能產(chǎn)生的文件材料，有助于全面考慮，規(guī)避錯(cuò)分或者遺漏的情況。其次，通過對部門職責(zé)的深入了解，可以將10號令的各項(xiàng)條目歸入相對應(yīng)的部門里，但在這個(gè)過程中會(huì)出現(xiàn)一些職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件材料未被10號令覆蓋，針對此類情況，可以采取通過職責(zé)分析導(dǎo)出的方式，分析在10號令附表中找不到對應(yīng)材料的職責(zé)文件，可以通過其承擔(dān)的任務(wù)或者職責(zé)進(jìn)行分析后導(dǎo)出。

（四）引入責(zé)罰機(jī)制。企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表擬定完成后需要分發(fā)至每個(gè)部門進(jìn)行確認(rèn)，將以此為規(guī)定去規(guī)范日后的文件材料歸檔工作。但是各部門是否能遵照執(zhí)行，是否能夠保證歸檔文件的數(shù)量和質(zhì)量，這些都是必須思考的問題。如果不能夠按規(guī)定執(zhí)行，企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表就是一紙空文。所以在擬定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的同時(shí)，引入責(zé)罰制度是十分有必要的，需要落實(shí)歸檔責(zé)任部門和責(zé)任人，將歸檔工作與績效掛鉤，約束歸檔行為。

[1]蔡盈芳.編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表(二)[J].中國檔案,2015(4):30-31.

2016年度國家檔案高科技項(xiàng)目（2016-X-04）】