文/中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 鄧露坪

電子文件管理中電子文件的真實(shí)性和可靠性問(wèn)題探討

文/中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 鄧露坪

隨著科技的發(fā)展，電子文件越來(lái)越受到社會(huì)各界的重視，本文就電子文件管理中電子文件的真實(shí)性和可靠性問(wèn)題進(jìn)行探討。

電子文件；真實(shí)性；可靠性

一、電子文件管理和利用現(xiàn)狀

我們處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，加拿大電子文件專(zhuān)家露西·杜蘭蒂教授認(rèn)為，過(guò)去十年間所產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)超過(guò)了人類(lèi)歷史上任何一個(gè)時(shí)代，這對(duì)電子文件的管理提出了更高的要求。我國(guó)現(xiàn)階段的電子文件管理仍然依存于紙質(zhì)文件的管理，主要是由我國(guó)電子文件管理的雙軌制和雙套制所決定的，這一方面使電子文件的管理可以借鑒紙質(zhì)文件管理的模式，節(jié)省財(cái)力物力，但另一方面，對(duì)電子文件的管理難免不到位，可能出現(xiàn)重紙質(zhì)輕電子的現(xiàn)象。

根據(jù)中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查研究，在電子文件歸檔的數(shù)量上，中央機(jī)關(guān)及直屬企事業(yè)機(jī)構(gòu)沒(méi)有以任何方式留存高達(dá)42.2%的電子文件，74.4%的機(jī)構(gòu)中電子文件處于嚴(yán)重流失的狀態(tài)；而在歸檔范圍上，大部分檔案機(jī)構(gòu)只注重電子公務(wù)文書(shū)的歸檔，并且由于電子文件管理系統(tǒng)不完善，不能及時(shí)收集機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件?？傮w來(lái)看，我國(guó)電子文件的管理滯后于電子文件的發(fā)展，電子文件的真實(shí)性和可靠性的維護(hù)也得不到保障。

二、維護(hù)電子文件真實(shí)性和可靠性面臨的挑戰(zhàn)

1.電子文件真實(shí)性和可靠性面臨的最大的挑戰(zhàn)是電子文件與紙質(zhì)文件不同，其承載的信息很容易被更改，而且更改的痕跡一般不能在文件中體現(xiàn)出來(lái)，也不能反映出是誰(shuí)更改了原文件，這是由電子文件的信息的可操作性和對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性等特點(diǎn)決定的。

2.電子文件對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，一旦電子文件的存儲(chǔ)硬盤(pán)或其他載體損壞，而且沒(méi)有其他形式的備份的話，電子文件將遭受永久性的損壞。另一方面，隨著技術(shù)的飛速發(fā)展，電子設(shè)備的更新?lián)Q代加快，電子文件在不同設(shè)備上的讀取將會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題，而且將電子文件轉(zhuǎn)化為另一種格式時(shí)也有信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.技術(shù)保障不到位，防止關(guān)鍵信息更改的關(guān)鍵技術(shù)不完善，不能實(shí)時(shí)監(jiān)管電子文件生命周期中文件的變動(dòng)，元數(shù)據(jù)的保護(hù)的追蹤也較欠缺。

4.電子文件的管理制度尚且不完善，監(jiān)管不嚴(yán)謹(jǐn)，存在漏洞，容易被有心之人惡意地加以利用，電子文件的真實(shí)性和可靠性難以保證。

三、維護(hù)電子文件真實(shí)性和可靠性的重要性和必要性

首先，維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可靠性是一個(gè)極其復(fù)雜和困難的問(wèn)題，同時(shí)也是電子文件管理和利用的瓶頸，維持電子文件的真實(shí)性和可靠性能從數(shù)量和質(zhì)量上擴(kuò)大電子文件的利用。

其次，雖然現(xiàn)階段我國(guó)仍然是雙套制和雙軌制并存的局面，但是就長(zhǎng)久來(lái)看，電子文件的運(yùn)用是趨勢(shì)，著力解決電子簽章、元數(shù)據(jù)的保護(hù)、電子文件形成傳遞的全過(guò)程監(jiān)管等問(wèn)題，維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可靠性是信息時(shí)代的必然要求。

再次，雖然仍然有人在質(zhì)疑電子文件的真實(shí)性和可靠性，念念不忘傳統(tǒng)文件的憑證作用，否定電子文件在這方面的作用，但是大量的實(shí)踐已經(jīng)表明，電子文件已成為或即將成為信息時(shí)代社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的基本憑證。

最后，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，這是一次挑戰(zhàn)，也是契機(jī)，維護(hù)好電子文件的真實(shí)性和可靠性，實(shí)現(xiàn)好對(duì)電子文件的管理將會(huì)拓寬檔案工作者的工作范圍，同時(shí)有利于豐富檔案工作者的形象。

四、如何維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可靠性

（一）管理制度方面。1.全過(guò)程管理。電子文件的管理應(yīng)涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求。電子文件的流程和管理規(guī)則有利于從制度上維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可靠性，而對(duì)管理方法以及質(zhì)量要求的管理者能從技術(shù)方面提高電子文件真實(shí)性和可靠性。筆者認(rèn)為電子文件的全過(guò)程管理包括了從電子文件的前端管理到電子文件的后續(xù)檢索利用管理等在內(nèi)的一系列內(nèi)容，是電子文件管理的核心。2.動(dòng)態(tài)管理。動(dòng)態(tài)管理的要求其實(shí)也是全過(guò)程管理的要求，電子文件的動(dòng)態(tài)管理的重點(diǎn)是實(shí)時(shí)跟蹤和記錄，它不僅能維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可靠性，更重要的是能證明電子文件的真實(shí)性和可靠性，相對(duì)于紙質(zhì)文件的“以靜制靜”管理，電子文件的動(dòng)態(tài)管理則是“以動(dòng)制動(dòng)”。3.元數(shù)據(jù)的管理。戴維·比爾曼認(rèn)為文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來(lái)的對(duì)象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件?？梢?jiàn)元數(shù)據(jù)的管理對(duì)維護(hù)和證明電子文件的真實(shí)性和可靠性的重要意義。

（二）技術(shù)方面。技術(shù)方面是電子文件管理和利用和短板，并不是因?yàn)榧夹g(shù)能力不到位，其主要問(wèn)題是技術(shù)的推廣和大眾的認(rèn)可度，只有真正做到技術(shù)方面“滴水不漏”，大眾才會(huì)真正認(rèn)可電子文件的真實(shí)性和可靠性。主要的技術(shù)支持有：加密技術(shù)、身份識(shí)別和權(quán)限控制、對(duì)關(guān)鍵信息加上防錯(cuò)漏、防更改標(biāo)記、硬件支持等。

（三）國(guó)家立法。我國(guó)電子文件規(guī)范自出現(xiàn)開(kāi)始至今只有二十余年的歷史，制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范大多是電子文件的管理和技術(shù)層面上的，對(duì)電子文件的真實(shí)性和可靠性的規(guī)范的探索略顯滯后。雖然有些機(jī)構(gòu)針對(duì)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況制定了一些規(guī)定、準(zhǔn)則等，但是全國(guó)范圍內(nèi)較權(quán)威的只有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對(duì)電子文件的真實(shí)性作出了說(shuō)明，電子文件管理需要符合電子文件特點(diǎn)的規(guī)范和秩序，國(guó)家的立法將有利于電子文件真實(shí)性和可靠性的規(guī)范化，進(jìn)而有利于電子文件的高效、科學(xué)的管理和利用。

【本文系2016年度國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用”（批準(zhǔn)號(hào)：2016-X-04）系列研究成果之一?！?/p>