文/鹽城市大豐區(qū)文化廣電新聞出版局 王穎

信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策分析

文/鹽城市大豐區(qū)文化廣電新聞出版局 王穎

隨著信息化時代的逐步發(fā)展，檔案管理部門將信息管理技術充分利用到了檔案管理工作中，作為記錄和保存國家、社會團體及個人在日常生活中發(fā)生的事件資料，為便于以后查詢，實施信息化是非常有必要的。本文從信息化時代背景下的檔案管理工作面臨的問題與對策這兩方面進行深入研究。

信息時代；檔案管理；問題；對策

在信息化迅速發(fā)展的時代背景下，各行各業(yè)的生產信息量越來越大，使得檔案管理部門每天的工作量也在不斷增加，且由于檔案管理部門每天錄入的檔案信息豐富多樣，從而使得檔案管理部門的工作更具多元性。同時，由于檔案管理工作關系到各行各業(yè)發(fā)展狀況的記錄，其工作較為重要，這樣也使得檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化工作的要求越來越高。然而隨著信息化技術被大面積引用到檔案管理工作中，很大程度上減少了檔案管理工作的資金投入。

一、信息化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）管理理念不符合現今時代發(fā)展要求，且服務意識缺乏。在現今信息化迅速發(fā)展的時代中，還一味按照固有的管理理念，將會對檔案管理部門的有效發(fā)展造成阻礙，畢竟時代在不斷進步，老套的管理理念早已不適合現今創(chuàng)新技術迅速發(fā)展的時代。由于這樣的情況，給全新的管理方法在檔案管理行業(yè)的推廣造成了一定的負面影響，進而使得管理工作效率及質量得不到相應的提升，且目前大部門檔案管理部門缺乏全面的服務意識，這也是檔案管理部門在信息化時代中得不到發(fā)展的主要原因之一。

（二）檔案管理方式依舊以實體檔案的管理方式為主。在我國檔案管理部門的工作中，雖然現在管理工作中大面積引入了信息化管理技術，但由于檔案管理工作較為復雜，部分地區(qū)檔案管理部門依舊以實體的檔案管理方式為主，這樣一來，將會導致檔案編輯和搜索的工作量大大增加，不利于檔案管理工作的高效進行，很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提升。

（三）缺少統(tǒng)一規(guī)范信息化的標準。對于檔案管理信息庫中的數據而言，為保證檔案管理部門工作的有效性，需要檔案管理信息庫中的信息更具真實性，那么標準化的管理是非常有必要的。但就目前情況來分析，在檔案管理部門日常工作中，由于諸多因素的影響，如涉及的工作領域、部門與機構間的工作差異、資金投入程度等多方面的因素，使得當前檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范化，這樣一來將無法保證檔案庫中信息的真實性。

（四）檔案管理軟件間不通用。從我國當前檔案管理工作情況來看，雖然檔案管理技術隨著信息化時代的發(fā)展得到了極大的進步，但在管理軟件方面依舊還存在著一些問題，如管理軟件間無法通用，這樣一來將無法確保管理工作的高效進行。即使現階段研發(fā)的管理軟件能達到管理工作的基本要求，但對長久的發(fā)展目標而言，光靠現今已有的管理軟件是不夠的，還需要對管理軟件方面的不足之處加以改進，以做到各管理軟件間能夠互相使用，從而降低資源共享上的限制程度。

（五）缺少專門的信息化檔案管理人員。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員的信息技術能力對管理運行效率的高低有極其重要的作用。就目前發(fā)展情況來看，我國檔案管理人員的專業(yè)技術能力已達到正常管理工作的要求，但對于現今信息化迅速發(fā)展時代而言，光有合格的管理知識是遠遠不夠的，還需要具備熟練的管理軟件操作能力。

二、解決信息時代檔案管理工作問題的對策

針對前文提到的信息時代檔案管理工作方面存在的一些問題，可以通過以下幾點進行改善：

（一）促進該地區(qū)檔案管理部門工作更具效率化。在各地方建立信息化檔案管理部門前，要對該地區(qū)行政管理制度進行全面的了解，再根據了解的情況建立適合該地區(qū)發(fā)展趨勢的檔案管理部門，并將大量信息化技術引入部門日常工作中，以促進該地區(qū)檔案管理部門工作更具效率化。

（二）吸取相關檔案管理工作經驗。有助于檔案管理工作認知的提升，并準確表明檔案管理在國家信息建設中的重要性，同時還要對信息化檔案管理部門的服務領域加以擴張，對其資金投入加以整體上的控制，以有效擴張信息化檔案管理部門的服務領域。

（三）改進原有的檔案管理制度。建立健全的管理體系，并加強管理技術上的指導，以此確保檔案管理數據庫中信息更具可靠性，從而促進檔案管理部門服務能力最大程度上的提升。

（四）創(chuàng)建完整的適合信息化發(fā)展的檔案管理數據庫。并注意檔案與檔案之間的分類整理，以便需要時可以及時查找出，確保檔案管理工作更具規(guī)范化和秩序化。

三、總結

綜上所述，在現今這樣信息迅速發(fā)展的時代背景下，為我國檔案管理部門帶來發(fā)展機遇的同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)，因此則需要檔案管理部門對檔案管理方面的工作加以重視，對各方面管理制度都做出相應的改善，建立健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作更具規(guī)范化、效率化。

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[2]李欣.信息背景下檔案管理工作面臨的問題[J].黑龍江科技信息,2014.

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