文/黑龍江省大慶市井下作業(yè)分公司信息中心 王玉東

企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路

文/黑龍江省大慶市井下作業(yè)分公司信息中心 王玉東

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)管理的必然趨勢(shì)，這也是社會(huì)發(fā)展的必然要求。企業(yè)只有不斷完善檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能使其適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，發(fā)揮出更加積極的作用。

企業(yè)；檔案管理；信息化

在新時(shí)期的發(fā)展階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)都進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了普及，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滲透到企業(yè)檔案管理中已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展必須重視的新要求。檔案管理是企業(yè)日常管理中十分重要的組成部分，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展下，有關(guān)檔案信息化的理念對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了巨大的沖擊。因此，企業(yè)發(fā)展想具有競(jìng)爭(zhēng)力就必須分析影響企業(yè)檔案管理信息化的基本要素，積極采取有力的措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化建設(shè)，這樣才能促進(jìn)企業(yè)管理工作的有序開展，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

一、實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)企業(yè)檔案管理發(fā)展的意義

經(jīng)濟(jì)全球化已經(jīng)成為全球發(fā)展的重要趨勢(shì)，信息共享對(duì)企業(yè)發(fā)展有著十分重要的作用，而對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，信息化管理有著十分重要而深遠(yuǎn)的意義。以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和信息化與傳統(tǒng)檔案管理相比有諸多方面的優(yōu)勢(shì)。

（一）企業(yè)檔案信息化能提高工作效率。信息化使傳統(tǒng)檔案管理需要集中立卷的工作方式發(fā)生了徹底的變革，在實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理之后，企業(yè)檔案管理工作人員可以隨時(shí)隨地集中立卷，對(duì)各類檔案文件進(jìn)行及時(shí)的歸檔處理。還將原來集中的工作量變得分散，檔案管理實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)更新，對(duì)完善檔案信息有十分重要的意義，也為檔案信息的搜索利用提供了便利。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理大大簡(jiǎn)化了工作的流程，也使相關(guān)工作人員的工作量減少了，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了分級(jí)管理。各種先進(jìn)的設(shè)備被用于檔案管理當(dāng)中，比如利用掃描儀可以將檔案文件瞬間轉(zhuǎn)到相應(yīng)的系統(tǒng)當(dāng)中，方便對(duì)檔案原文進(jìn)行直觀的查看。分級(jí)管理后，還對(duì)確保檔案的保密性有十分重要的意義，這是因?yàn)榉旨?jí)管理會(huì)結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)調(diào)閱的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，能夠有效的保護(hù)檔案信息。除此之外，還可以對(duì)檔案的調(diào)閱記錄進(jìn)行具體記錄，為保證責(zé)任倒查打下基礎(chǔ)。

（三）檔案管理信息化為檔案的檢索和查詢提供了便利。例如模糊檢索和高級(jí)檢索等功能為提高檔案管理、利用質(zhì)量和效率的提高提供了基礎(chǔ)。借助網(wǎng)絡(luò)可以設(shè)置專用的VPN通道，這在很大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案的異地遠(yuǎn)程查詢，克服了傳統(tǒng)檔案管理各方面的弊端，使檔案發(fā)揮了更大的作用。

二、企業(yè)檔案管理發(fā)展信息化建設(shè)的具體措施

（一）加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)過程中，要為檔案管理信息化發(fā)展注入相應(yīng)的資金，將檔案管理信息化放在管理的重要位置，加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備的更新，使檔案管理的設(shè)備符合實(shí)際需要。還要重點(diǎn)關(guān)注設(shè)備的檢修和維護(hù)，對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，使設(shè)備使用的年限更長(zhǎng)，為檔案管理信息化提供資金保證。企業(yè)在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中要從內(nèi)部檔案管理的實(shí)際情況入手，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理信息化的建設(shè)提供物質(zhì)保障。

（二）培養(yǎng)檔案管理信息化人才。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才是企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展道路的重點(diǎn)。在日常工作中，企業(yè)要注意引進(jìn)檔案信息化管理的專業(yè)人才，優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，為檔案信息化管理提供人才基礎(chǔ)。在這一情況下，企業(yè)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使相關(guān)員工具備檔案信息化管理的必備知識(shí)和其他需要的學(xué)科知識(shí)，提高檔案管理人員的檔案信息化管理能力。除此之外，還要重視檔案管理信息化的宣傳，使檔案信息化管理的重要性深入人心，從而促進(jìn)相關(guān)檔案管理工作人員及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，加快檔案管理信息化發(fā)展，使檔案管理更好地順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求。

（三）提高檔案管理的水平。新時(shí)期，企業(yè)檔案管理方式要緊緊結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需求。各種新設(shè)備和新技術(shù)被用于各個(gè)行業(yè)中，檔案管理的方式進(jìn)行相應(yīng)改革也必須提上日程。紙質(zhì)檔案主要依靠人工操作進(jìn)行管理，檔案管理的信息化則順應(yīng)了各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理管理理念和管理方式的重大變革。因此，運(yùn)用現(xiàn)代化和信息化的手段進(jìn)行檔案管理工作是十分重要的舉措，要按照信息化管理的基本要求，以先進(jìn)設(shè)備和新技術(shù)為依托，建設(shè)高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，提高檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，企業(yè)必須將檔案管理信息化作為建設(shè)的中心，積極采取相應(yīng)的措施完善企業(yè)的日常管理，以此促進(jìn)企業(yè)管理水平的進(jìn)一步提升，使檔案管理更加符合社會(huì)發(fā)展要求，在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用。

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