文/中國熱帶農業(yè)科學院后勤服務中心 張捷敏 張燕；中國熱帶農業(yè)科學院椰子研究所 師雪茹 陳剛

后勤服務中心行政管理效能研究與思考
——以中國熱帶農業(yè)科學院為例

文/中國熱帶農業(yè)科學院后勤服務中心 張捷敏 張燕；中國熱帶農業(yè)科學院椰子研究所 師雪茹 陳剛

本文深入剖析了本單位行政管理效能現(xiàn)狀及存在的問題，從加強人員培訓、強化責任意識、建立激勵機制、完善監(jiān)督體系等方面提出了改革建議。

行政管理；效能；研究；思考

行政效能是指行政主體在實施行政行為時，以較少的行政資源投入來實現(xiàn)最佳的行政工作目標，達到資源配置的最優(yōu)狀態(tài)。而行政管理活動的效能，主要從能力、效率、效果、效益這四個方面體現(xiàn)出來。行政管理效能是指在行政管理活動中，行政投入和行政產出之間的比值，是行政管理能力、效果、效率和效益的綜合體現(xiàn)。行政管理能力是實現(xiàn)行政效能的基本條件。行政管理和協(xié)調能力越強，其行政管理效能和效率就越高。反之，行政管理能力弱的部門和個人就不可能產生出管理的高效能和高效率。辦公室作為一個單位的重要職能部門，行政工作在整體工作中起著協(xié)調左右、承上啟下的重要作用。每天要處理的事情多而繁雜，這就對行政工作人員的工作熱情、工作態(tài)度、工作能力及工作效能等方面都提出了新要求。如何在繁雜的事務性工作中既能理出頭緒和重點，又能兼顧其它，做到“抓大不放小”，把工作做得有條不紊，全面提升辦公室的行政管理效能？下面以中國熱帶農業(yè)科學院后勤服務中心（以下簡稱“后勤中心”）為例作一些分析和思考。

一、后勤中心現(xiàn)狀

（一）人員情況。后勤中心為中國熱帶農業(yè)科學院的附屬機構，主要承擔了后勤保障、環(huán)境整治、職工餐廳管理、院公有住房日常管理等工作，隨著現(xiàn)代化管理的需要，對人員素質、辦公水平、管理制度等都提出了更高的要求。截至2017年3月，后勤中心共有在職職工151人。其中在編在崗職工123人，編外聘用28人。在編職工平均年紀近50歲，年齡老化情況嚴重。職工專業(yè)技能和學歷偏低，管理人員僅25人。后勤中心工作人員年齡老化偏大，僅10人小于40歲；高學歷、高職稱人員少，從事管理的人員占比少且年齡偏大、專業(yè)人才缺乏，一線工人的專業(yè)技能和學歷偏低。

（二）后勤中心管理效能現(xiàn)狀。從管理效能方面來看，后勤中心現(xiàn)行出臺的制度共39條，內容涵蓋黨群工作、行政管理、人事管理、財務管理、安全生產、物業(yè)管理6個方面，但大多缺乏及時的修訂和完善。后勤中心制度還不夠完善，缺乏部門工作職責、個人崗位職責、議事決策類制度、督查督辦類制度。因部門及個人崗位職責不明確，出現(xiàn)機構管理部門重疊、職能交叉、職責不清，常現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，從而降低了組織效率。制約性的管理體制缺乏，就難以貫徹已經生效的管理體制，也不能及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤的行政行為。

二、存在問題

由于人員年齡老化、知識結構差，管理制度不完善不規(guī)范等因素，嚴重制約了后勤中心行政效能的發(fā)揮。主要存在以下3個弊端：

（一）工作人員缺乏積極性與創(chuàng)造性。后勤中心行政管理人員管理觀念陳舊，管理能力和水平參差不齊，工作效率偏低，創(chuàng)新能力不足；一線基層員工的工作熱情不高、創(chuàng)新意識不強，工作中時常出現(xiàn)“推、拖、扯”的現(xiàn)象。雖然建立了一系列的管理體制和運行機制，包括競爭機制、獎勵機制、季度動態(tài)考核機制等，以圖激發(fā)部門與部門之間、員工與員工之間相互比拼，相互競爭的局面，但收效甚微。傳統(tǒng)“大鍋飯”“干多干少一個樣”的老舊思想難以打破，“多干的不多得、少干的不少得”，甚至“干的不如不干的、不干的不如搗蛋的”。彼此相互影響，從而出現(xiàn)工作疲沓的局面。

（二）工作部署缺乏計劃性。后勤中心辦公室在部署工作時，停留在將任務按計劃安排下去，各部門在規(guī)定時間內將完成情況書面報送至辦公室，再由辦公室修改完善后統(tǒng)一報送中心決策層的傳統(tǒng)方式。執(zhí)行過程中，由于督查督辦不到位，常常面臨著部門因工作安排無序，未能在規(guī)定時間內完成計劃任務，所報材料倉促上報而草草了事。

（三）行政管理部門職責不明確。由于行政管理部門的職責存在交叉、兼容的現(xiàn)象，造成有的工作多頭管理，有的工作無人管理。多頭管理的部門或工作容易出現(xiàn)“爭權推責”的問題，嚴重影響工作情緒和團結；無人管理的工作容易出現(xiàn)空檔或漏洞，造成損失。

三、解決對策

針對以上問題，結合后勤中心實際，我們從提高能力、增強效率、達到效果、增加效益4個方面進行了認真思考，建議措施如下：

（一）加強行政管理人員的培訓。加大法律法規(guī)和政治理論的學習力度，不斷提高政策水平和理論水平；抓好責任心和事業(yè)心教育，以高度的責任感和事業(yè)心做好行政工作；完善制度建設，使行政工作有章可循，有制度約束；加強創(chuàng)新教育，不斷改革和完善行政管理體制和運行機制；加強標準化建設，使后勤服務工作標準化、舉止行為規(guī)范化。

（二）加大一線員工的技能培訓。針對管理人員，要通過學歷教育、業(yè)務培訓、強化知識更新等途徑，提高綜合素質和業(yè)務水平；針對工勤技能人員，要通過學歷教育和技能培訓，提高學歷層次和技能水平，以此來提高他們的素質和業(yè)務能力。

（三）要增強職工的責任意識。要清醒認識到自己的崗位職責，不要以崗位大小和承擔工作的多少來衡量自身的價值。要端正工作態(tài)度，把大家都認為是簡單的事情做好，把瑣碎的事情處理的不出差錯。要樹立“單位工作無小事”的理念，增強個人的責任意識，以高度負責的精神和一絲不茍的態(tài)度，認真對待和做好每一項基礎性、瑣碎細致的工作，努力實現(xiàn)“零差錯”工作，保證中心工作的高效運轉。

（四）建立競爭機制，增強行政管理活力。優(yōu)化行政管理隊伍結構，建立“科學定崗、按崗聘用，平等競選、擇優(yōu)錄用、優(yōu)勝劣汰”的用人機制，形成對在職管理人員的壓力和動力，最大限度調動管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。在平等競爭的基礎上，形成“層級負責制”，不能勝任的管理人員可隨時調整，真正打破“干多干少一個樣”的狀態(tài)，建立“能者上、平者讓、庸者下”的管理體系，為后勤管理工作注入新活力。

（五）規(guī)范管理制度。規(guī)范內部管理體系，把工作提速、服務提質運用到管理制度、管理程序、管理措施、效能指標中，長期堅持下去，使行政效能建設能夠形成科學系統(tǒng)的制度規(guī)范和有效機制。

（六）建立激勵機制。建立健全人才激勵機制。完善崗位分類管理、崗位聘用制度，建立定量和定性相結合的人才選拔、培養(yǎng)、評價、考核辦法；完善分配激勵機制，以工作人員實際和貢獻為依據(jù)，搞活內部分配，加大向關鍵崗位、業(yè)務骨干和作出突出貢獻的工作人員傾斜的力度。

（七）完善監(jiān)督體系，增強執(zhí)行力。改革和完善責任追究機制，規(guī)范監(jiān)督機制，從體制上形成監(jiān)督主體的權威性，有效發(fā)揮監(jiān)督作用，致力于降低行政決策失誤；廣開群眾監(jiān)督，輿論監(jiān)督的途徑和渠道，使監(jiān)督大眾化；要加強事前和事中監(jiān)督，讓各項行政活動全過程置于監(jiān)督之下。在工作中要強化“嚴格要求、細致管理、加強監(jiān)督、落到實處”，保證各項工作落到實處；加強督辦。設立工作督辦兼職人員，對所領導及各部門重點工作開展情況進行督辦，每月召開專題會議對工作進展情況進行通報，將工作落實。

四、小結

以“推進服務保障社會化改革”為目標的后勤中心，更新管理理念是提高行政管理效能的前提，只有樹立以人為本的管理理念，充分調動和激發(fā)行政人員的積極性和創(chuàng)造性，才能提高工作效率。以建立健全完善的管理體制和運行機制，來提高行政管理效能的運行主體和動力。

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