文/中鐵二十局集團(tuán)第二工程有限公司 李燕

試析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

文/中鐵二十局集團(tuán)第二工程有限公司 李燕

本文首先對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用進(jìn)行有效分析。然后對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論。最后結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，提出一些建議和具體的措施，以保證現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作實(shí)現(xiàn)有效的優(yōu)化和完善，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的同時(shí)為市場(chǎng)健康發(fā)展作出重要的貢獻(xiàn)。

現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；作用；問題；具體措施

辦公室管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)中有著非常重要的意義，有效的辦公室管理不僅能夠幫助企業(yè)管理者進(jìn)行決策，而且能夠讓企業(yè)管理對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌握，維持企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和運(yùn)營，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的今天，對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行完善與優(yōu)化是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的重要途徑。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用

（一）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作能夠快速提供綜合性并且相對(duì)全面的信息。辦公室管理工作，在有效的要求下，能夠搜集和整理出相對(duì)全面的信息，這樣的信息有兩種作用：第一是能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行正確的決策，保持現(xiàn)代企業(yè)的正確運(yùn)行。第二，在進(jìn)行各種調(diào)查工作中，全面綜合性的信息搜集工作非常重要，現(xiàn)代辦公室管理工作非常好地完成了這一職能，保證調(diào)查工作能夠高效及時(shí)地完成，能夠有效避免大規(guī)模調(diào)查造成企業(yè)員工工作效率和工作水平不斷降低的消極影響。第三，在進(jìn)行相關(guān)工作文件和一些信函的起草上，全面綜合性的信息起到的作用也非常重要?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作起到的重要作用非常大，為了進(jìn)一步提高企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營效益，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用進(jìn)行有效的分析研究非常重要，在一定程度上能夠有效助力完善和優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的健康運(yùn)行。

（二）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中能夠有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)中各個(gè)部門的溝通。辦公室管理，在企業(yè)各個(gè)部門之間進(jìn)行聯(lián)系和溝通，并且能夠促進(jìn)員工之間的有效聯(lián)系，企業(yè)日常工作中的每一項(xiàng)決策和規(guī)定的有效傳達(dá)。辦公室管理工作中，在對(duì)待一些問題上，不僅僅是上傳下達(dá)的作用，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行有效的疏通。下面就以中鐵建企業(yè)辦公室管理工作為例，該企業(yè)的辦公室由于處在相對(duì)中等的位置，在提出對(duì)策并且進(jìn)行有效的實(shí)施，辦公室在不斷進(jìn)行溝通的過程中，對(duì)各個(gè)部門以及各個(gè)方面的情況進(jìn)行了有效的了解，并且在整理之后交給了領(lǐng)導(dǎo)，從而保證了該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠作出正確的決策。在決策有效落實(shí)的過程中，該企業(yè)的辦公室人員充分發(fā)揮了積極的作用，進(jìn)行了各個(gè)方面上的配合，全力輔助該決策的有效落實(shí)和展開，提高企業(yè)工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不規(guī)范。市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)在飛速的發(fā)展中，為了提高企業(yè)的效益，許多企業(yè)不斷出臺(tái)各種措施，意圖進(jìn)行擴(kuò)大化的生產(chǎn)，并且讓工作效率能夠有效提高，例如，有的企業(yè)會(huì)購買先進(jìn)的大型設(shè)備，以提高生產(chǎn)效率，有的企業(yè)在生產(chǎn)中不斷擴(kuò)招工人，提高生產(chǎn)，這些都是企業(yè)發(fā)展中進(jìn)行的各項(xiàng)決策，但是，許多企業(yè)在進(jìn)行決策時(shí)，在辦公室管理上卻還是運(yùn)用傳統(tǒng)的制度，這樣的話，就會(huì)造成現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中逐漸出現(xiàn)許多問題。例如，擴(kuò)大生產(chǎn)后會(huì)出現(xiàn)新的問題，但是辦公室管理卻由于沒有規(guī)范化的管理制度不能進(jìn)行有效的管理，會(huì)造成辦公室管理工作的水平和效率不斷下降，問題不能有效解決，嚴(yán)重影響企業(yè)的形象，而且會(huì)造成企業(yè)管理中不斷增加對(duì)人力物力的投入，造成這樣的問題主要原因是由于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不能做到有效的科學(xué)規(guī)范性。所以，現(xiàn)代企業(yè)要重視辦公室管理制度，并不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效運(yùn)營和發(fā)展。

（二）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作上，操作能力需要有效提高?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作相對(duì)其他管理工作復(fù)雜，這樣的復(fù)雜程度要求現(xiàn)代辦公室管理人員在工作中要具備耐心、細(xì)心和責(zé)任心，認(rèn)真進(jìn)行每一項(xiàng)工作，保證工作的正確性，因?yàn)橐坏┺k公室管理工作中的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就容易造成整體性的失誤，出現(xiàn)這樣的事情，其他辦公室工作人員的認(rèn)真工作不能得到有效認(rèn)同，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)進(jìn)行懲罰，公司中其他的同事還會(huì)抱怨，導(dǎo)致辦公室人員出現(xiàn)一定程度的消極心理，這樣的陰影會(huì)一直伴隨著工作，極大程度上影響工作效率的提高，甚至影響工作的不斷落實(shí)和開展。這樣問題的出現(xiàn)，要求企業(yè)必須進(jìn)行有效的創(chuàng)新和改革，提高辦公室工作人員知識(shí)素養(yǎng)和綜合能力以及一定的心理承受能力，滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中對(duì)辦公室管理工作的需求，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（三）管理思想并不能有效實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。改革開放后，我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，外來的管理模式和管理制度不斷沖擊著中國企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式和管理制度，在不斷的發(fā)展中，企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到了管理中隱藏的問題和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度后，企業(yè)對(duì)管理制度和管理模式進(jìn)行了有效的完善，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理也得到了一定程度上的發(fā)展，然而，這樣的改變卻不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)長足的發(fā)展，因?yàn)槠髽I(yè)在進(jìn)行改革和創(chuàng)新時(shí)，還保持著傳統(tǒng)的管理思想，在思想上并沒有進(jìn)行有效的改變，在學(xué)習(xí)之后，未認(rèn)真分析和研究傳統(tǒng)管理思想中存在的不足，長此以往，會(huì)造成企業(yè)管理制度不能有效落實(shí)，并且，傳統(tǒng)的管理思想并不能完全使用現(xiàn)代化企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展節(jié)奏，傳統(tǒng)的辦公室管理理念會(huì)讓辦公室管理工作逐漸落后于生產(chǎn)，無法讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)長足穩(wěn)定的生產(chǎn)和經(jīng)營。

三、以有效措施促進(jìn)辦公室管理工作的發(fā)展

（一）通過各種手段提高辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)能力。在現(xiàn)代企業(yè)中，為了避免辦公室工作人員不能完全勝任現(xiàn)代化辦公室工作，必須通過各種方式提高他們的綜合素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員具備更加全面的知識(shí)和素質(zhì)，保證工作正常進(jìn)行的同時(shí)，提高工作效率，有效適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)管理中的各項(xiàng)任務(wù)，為企業(yè)節(jié)省各種資源的投入，建立企業(yè)良好的外部形象，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。在這方面，中鐵建企業(yè)作為現(xiàn)代化企業(yè)，其辦公室管理中的工作人員素質(zhì)，在采取各種措施后，辦公室工作人員的素質(zhì)以及工作能力得到了有效的提高。提升辦公室工作人員素質(zhì)和工作能力上，主要的措施是通過建立完善的考評(píng)制度促進(jìn)工作人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，這是第一點(diǎn)措施。第二點(diǎn)，在辦公室管理中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室管理工作，并提拔優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行公費(fèi)學(xué)習(xí)和深造等，這樣也能夠起到示范帶頭的作用，促進(jìn)辦公室工作人員積極學(xué)習(xí)。第三，完善和健全獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員要給予一定的鼓勵(lì)，在工作中不謹(jǐn)慎不認(rèn)真的工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，但是獎(jiǎng)懲機(jī)制要保證公平性，這樣才能夠讓辦公室工作在健康的環(huán)境中運(yùn)行，保持企業(yè)發(fā)展的良好氛圍。

（二）完善內(nèi)部管理制度，構(gòu)建科學(xué)化的辦公室管理系統(tǒng)。在時(shí)代的發(fā)展中，現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，作為現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)內(nèi)部的辦公室管理水平和管理制度，在結(jié)合實(shí)際發(fā)展的情況下，完善辦公室內(nèi)部的管理運(yùn)行機(jī)制，讓其保持科學(xué)性，并且能夠具備較高的效率以及規(guī)范的特點(diǎn)。完善的內(nèi)部管理制度，科學(xué)化的辦公室管理系統(tǒng)，能夠讓辦公室工作人員在面對(duì)工作時(shí)，有其科學(xué)化的理論依據(jù)，這樣做在一定程度上確保了辦公室管理工作的規(guī)范化和信息的及時(shí)。完善內(nèi)部管理制度，首先在面對(duì)事物性工作時(shí)，就要有效優(yōu)化其中的環(huán)節(jié)，并且每個(gè)環(huán)節(jié)在進(jìn)行的過程中，都有內(nèi)部制度的支持，做到工作上有法可依，如果辦公室管理工作中出現(xiàn)冗員的情況，就要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，反之，則要落實(shí)責(zé)任制度，把工作落實(shí)到辦公室每個(gè)工作人員的身上，避免出現(xiàn)推諉工作以及推卸責(zé)任的情況，讓工作能夠良好地進(jìn)行。例如，某企業(yè)的辦公室管理工作人員非常少，該企業(yè)在進(jìn)行有效的考察后，逐漸建立了目標(biāo)考核制度，工作結(jié)果考核制度，并且細(xì)化了各項(xiàng)工作需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，建立了相當(dāng)完善的工作過程監(jiān)督小組以及相應(yīng)的監(jiān)督制度，這樣雖然辦公室工作量很大，但是在進(jìn)行有效的管理和內(nèi)部制度優(yōu)化后，在工作上不會(huì)出現(xiàn)失誤，保證工作的效率和質(zhì)量。

（三）樹立以人為本思想，提高各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)能力。在企業(yè)管理思想中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該對(duì)思想觀念進(jìn)行有效的更新，這樣才能保證企業(yè)先進(jìn)的制度和管理模式能夠一直促進(jìn)辦公室管理工作效率不斷提高。在管理上首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)的管理思想，確立企業(yè)中以人為本的管理思想，認(rèn)真聽取企業(yè)中辦公室工作人員以及企業(yè)管理人員的意見，對(duì)企業(yè)的工作進(jìn)行有效的了解和改革。第二，進(jìn)行柔性化管理，讓辦公室工作人員自主維護(hù)公司的形象和公司的各項(xiàng)制度，在管理中，凝聚公司中所有員工的力量，讓企業(yè)的現(xiàn)代化制度和管理模式不斷推進(jìn)，保證實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化和完善，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的地位非常重要，在進(jìn)行研究分析中，對(duì)辦公室管理工作的作用進(jìn)行分析的同時(shí)，對(duì)問題進(jìn)行全面性的研究探索，從各個(gè)方面考察辦公室問題的解決措施，針對(duì)公司發(fā)展的實(shí)際情況，把理論上的措施充分應(yīng)用到實(shí)際工作中，在工程中驗(yàn)證具體措施的可行性和科學(xué)性，以保證實(shí)際運(yùn)行中的辦公室管理工作能夠有效擺脫傳統(tǒng)問題的困擾，實(shí)現(xiàn)水平和效率的雙重提高，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

[1]李琳.簡(jiǎn)析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國外資,2012(09):257.

[2]王立.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中外企業(yè)家,2013(18):90+219.

[3]鄒紅.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國外資,2013(18):210+212.

[4]蔣超.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23):4-5.

[5]葉笑塵.論現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].中國電力教育,2014(15):214-215.

[6]韋小柏.試論現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].東方企業(yè)文化,2014(10):145+149.

[7]曾榮木.現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(18):22.

[8]鄭新靜.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析[J].現(xiàn)代國企研究,2015(16):80.

[9]蒲勇.現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(12):13.

[10]安冬.探究現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].經(jīng)營管理者,2015(23):89.