◎蘇武榮

會(huì)議通知寫(xiě)作中常見(jiàn)錯(cuò)情例析

◎蘇武榮

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）規(guī)定，通知“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文”。會(huì)議通知是日常工作中最常見(jiàn)、運(yùn)用最多的公文。發(fā)放會(huì)議通知是會(huì)務(wù)工作中一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。周到而詳盡的會(huì)議通知，不僅能使有關(guān)人員了解會(huì)議要求、做好充分準(zhǔn)備，還能給會(huì)議組織者及參會(huì)人員帶來(lái)很多方便。但在會(huì)議通知寫(xiě)作中，常有不規(guī)范的地方。請(qǐng)看例文:

關(guān)于召開(kāi)布置開(kāi)展公共機(jī)構(gòu)節(jié)能工作會(huì)議的通知

各縣（區(qū)）公共機(jī)構(gòu)節(jié)能主管部門(mén)，市直各單位，直屬部門(mén)黨支部：

為貫徹上級(jí)精神，經(jīng)研究決定在全市范圍內(nèi)廣泛開(kāi)展公共機(jī)構(gòu)節(jié)能活動(dòng)?，F(xiàn)在把會(huì)議有關(guān)問(wèn)題通知如下：

一、會(huì)議時(shí)間：10月13日。

二、會(huì)議地點(diǎn)：鳳凰酒店。

三、參會(huì)人員：各縣（區(qū)）公共機(jī)構(gòu)節(jié)能主管部門(mén)、市直各單位分管節(jié)能的負(fù)責(zé)同志、工會(huì)主席等。

四、請(qǐng)各單位準(zhǔn)備好本單位開(kāi)展公共機(jī)構(gòu)節(jié)能活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)材料，限5000字，報(bào)到時(shí)交給會(huì)務(wù)組。并請(qǐng)參會(huì)人員于10月13日前來(lái)報(bào)到。

××市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

二○一六年六月六日

會(huì)議通知一般應(yīng)包括會(huì)議的名稱(chēng)、會(huì)議的主題（目的、內(nèi)容、主要議程）、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、對(duì)與會(huì)人員身份的要求、對(duì)與會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作的要求、食宿安排以及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)人等。

通過(guò)例文，可以發(fā)現(xiàn)會(huì)議通知寫(xiě)作中常見(jiàn)的錯(cuò)情:

1.標(biāo)題擬定不當(dāng)?！稐l例》規(guī)定，標(biāo)題“由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成”。也就是說(shuō)，一個(gè)完整、規(guī)范的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三要素組成，讓受文者一看就明白這份公文是哪個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的，說(shuō)的是什么問(wèn)題，是什么種類(lèi)的公文。例文中缺少發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。

公文標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的概括往往不是理論性概括，而是公務(wù)性概括，即要說(shuō)明辦一件什么實(shí)質(zhì)性事情，所以擬寫(xiě)要確切、客觀，力求簡(jiǎn)潔、明了。例文中 “布置開(kāi)展公共機(jī)構(gòu)節(jié)能工作會(huì)議”作為公文標(biāo)題不夠規(guī)范，可改為“××市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局關(guān)于召開(kāi)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能工作會(huì)議的通知”。

2.會(huì)議發(fā)文對(duì)象與參會(huì)人員不清?！稐l例》規(guī)定，公文的主送機(jī)關(guān)為公文的主要受理機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)為除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。會(huì)議通知中的參會(huì)人員根據(jù)實(shí)際情況，有時(shí)要直接寫(xiě)明參加會(huì)議人員的姓名，有時(shí)只寫(xiě)明參會(huì)人員范圍，如“分管××工作的負(fù)責(zé)同志”等。例文中參會(huì)人員與發(fā)文對(duì)象不一致，參會(huì)人員“各縣（區(qū)）公共機(jī)構(gòu)節(jié)能主管部門(mén)、市直各單位分管節(jié)能的負(fù)責(zé)同志、工會(huì)主席等”與主送機(jī)關(guān)中的“黨支部”無(wú)直接關(guān)聯(lián)。此外“工會(huì)主席”后面的“等”字純屬畫(huà)蛇添足。

3.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)不清。會(huì)議通知要寫(xiě)明會(huì)議正式開(kāi)始的具體時(shí)間，大型會(huì)議還要寫(xiě)明入場(chǎng)時(shí)間，如“請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)”。有時(shí)還要寫(xiě)明會(huì)期，如“會(huì)期半天”“會(huì)期3天”，臨時(shí)召集的或會(huì)議時(shí)間較短的會(huì)議也可不寫(xiě)會(huì)期，通常情況下會(huì)期不包含會(huì)議報(bào)到時(shí)間。例文中會(huì)議時(shí)間不夠具體，可改為“10月13日上午8:30，會(huì)期1天”。開(kāi)會(huì)地點(diǎn)要寫(xiě)明會(huì)場(chǎng)所在建筑物名稱(chēng)及所處位置，例文中會(huì)議地點(diǎn)只寫(xiě)“鳳凰酒店”，不夠詳細(xì)。

4.會(huì)議議程不清。法定會(huì)議可以在通知中直接寫(xiě)明會(huì)議議程草案。一般會(huì)議要寫(xiě)明會(huì)議的主要內(nèi)容。把會(huì)議議程按順序排列下來(lái)，供參會(huì)人員事先了解，可使會(huì)議更加有序和有效，也便于外地參會(huì)人員安排返程。例文中缺少會(huì)議議程。

5.通知緣由不當(dāng)。通知的正文部分，應(yīng)當(dāng)包括通知緣由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求等。會(huì)議通知與其他通知一樣，要首先說(shuō)明制發(fā)通知的理由、目的或依據(jù)，然后用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”之類(lèi)承啟語(yǔ)，導(dǎo)入對(duì)各有關(guān)事項(xiàng)的安排和要求。例文把“為貫徹上級(jí)精神”作為開(kāi)會(huì)原因，表達(dá)模糊不清，應(yīng)更加明確?！艾F(xiàn)在把會(huì)議有關(guān)問(wèn)題通知如下”一句過(guò)于口語(yǔ)化。

6.要求準(zhǔn)備的材料不當(dāng)。如需要參會(huì)人員向會(huì)議提交書(shū)面材料，在會(huì)議通知中要特別提醒。如有統(tǒng)一格式要求，還要注明格式要求或附上格式范本。例文中“請(qǐng)各單位準(zhǔn)備好本單位開(kāi)展公共機(jī)構(gòu)節(jié)能活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)材料”，“經(jīng)驗(yàn)材料”是某件事情某項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后歸納總結(jié)的材料，在事情未進(jìn)行時(shí)就要求參會(huì)人員提供不切實(shí)際。

7.報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)等不明確。外地參會(huì)人員要提前到會(huì)，還要考慮食宿問(wèn)題，需要提供參會(huì)人員回執(zhí)單（姓名、性別、單位、職務(wù)、聯(lián)系電話、是否住宿等）。注明報(bào)到地點(diǎn)及會(huì)場(chǎng)所處的具體路段位置非常重要，以便參會(huì)人員按時(shí)報(bào)到并參加會(huì)議。例文中“參會(huì)人員于10月13日前來(lái)報(bào)到”，其中“前”字容易引起歧義，且未明確具體時(shí)間。例文中還缺少報(bào)到地點(diǎn)和食宿安排。

為了方便聯(lián)系，還要寫(xiě)明會(huì)議聯(lián)系單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及其他聯(lián)系方式。

此外，還有一些與會(huì)議相關(guān)的事項(xiàng)要寫(xiě)明，如是否邀請(qǐng)報(bào)社、電視臺(tái)記者參會(huì)，是否著正裝出席會(huì)議等。會(huì)議通知格式也要按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。如例文中的成文日期應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。

例文存在的問(wèn)題具有普遍性和典型性，值得廣大文秘人員引以為戒。在會(huì)議通知寫(xiě)作中，應(yīng)盡量規(guī)避常見(jiàn)常犯的錯(cuò)誤，對(duì)照“時(shí)間地點(diǎn)人物、日程材料食宿”，力求周到而詳盡，為會(huì)議的順利召開(kāi)打下良好基礎(chǔ)。

（摘自《秘書(shū)之友》）