張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

搜集編寫(xiě)部門(mén)資料的幾點(diǎn)體會(huì)

張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

部門(mén)資料是志書(shū)的基礎(chǔ)，是志書(shū)的重要來(lái)源，也是編修志書(shū)的第一環(huán)節(jié)工作，要引起高度重視。部門(mén)資料質(zhì)量的高低直接影響志書(shū)的質(zhì)量，做好部門(mén)資料工作是編纂高質(zhì)量志書(shū)的有力保障。高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員是搜集上乘部門(mén)資料的關(guān)鍵。只有擁有大量、詳實(shí)、準(zhǔn)確的部門(mén)資料，才能編纂出一部能突出本地特色、重點(diǎn)、亮點(diǎn)的精品志書(shū)。

部門(mén)資料；重要性；搜集；編寫(xiě)；修改

筆者參與了縣內(nèi)二輪修志從啟動(dòng)到成書(shū)的編撰全過(guò)程，深知資料對(duì)志書(shū)質(zhì)量的重要，尤其是部門(mén)資料，部門(mén)資料占志書(shū)的絕大部分。部門(mén)資料質(zhì)量的高低直接影響志書(shū)的質(zhì)量。要使編撰出版的志書(shū)，全面真實(shí)記錄經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷程，造福社會(huì)為民所用，就必須重視部門(mén)資料的質(zhì)量?？梢哉f(shuō)部門(mén)資料是志書(shū)的基礎(chǔ)，做好部門(mén)資料工作是編纂高質(zhì)量志書(shū)的有力保障。目前，本縣二輪志書(shū)已付梓出版，談搜集編寫(xiě)部門(mén)資料似乎有點(diǎn)過(guò)時(shí)，然而，作為二輪志書(shū)的始終參與者，只想將編纂縣志過(guò)程中，收集、撰寫(xiě)、修改、核實(shí)、補(bǔ)充部門(mén)資料的些許感受、感悟、體會(huì)寫(xiě)出來(lái)，與方志同仁共勉。

體會(huì)一：對(duì)部門(mén)資料重要性的認(rèn)識(shí)不可缺

地方志書(shū)是全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)。涉及社會(huì)的方方面面，而修志就是要留下真實(shí)的歷史記憶，這就要求志書(shū)記錄的是第一歷史，就是原始資料。它包括各種資料，而地方志書(shū)所需百分之七八十的資料要靠撰稿單位提供，即是部門(mén)資料，部門(mén)資料是地方志書(shū)的首選資料。李鐵映同志在全國(guó)地方志第三次會(huì)議上明確指出：新一輪修志“質(zhì)量上應(yīng)該有新的更高的要求，從一開(kāi)始就把質(zhì)量放在第一位。要把精品意識(shí)貫穿到工作的全過(guò)程和各個(gè)環(huán)節(jié)”。而編纂志書(shū)的第一環(huán)節(jié)就是搜集資料，也主要是征集部門(mén)資料。部門(mén)資料的優(yōu)劣決定志書(shū)的優(yōu)劣，認(rèn)識(shí)到其重要，才能引起高度重視，才能下大力做好第一環(huán)節(jié)的工作。這對(duì)編纂一部能突出本地特色、重點(diǎn)、亮點(diǎn)的精品志書(shū)至關(guān)重要。

體會(huì)二：部門(mén)資料征集實(shí)屬不易

征集部門(mén)資料是編修縣志最基本的初始工作，也是比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。如果資料征集不到位，缺乏充足的資料，就不能全面反映縣情。二輪志書(shū)的斷限正處于改革開(kāi)放階段，征集資料時(shí)，遇到的困難種種，單說(shuō)面臨的形勢(shì)困難就對(duì)我們搜集資料帶來(lái)很大難度。當(dāng)時(shí)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，政府職能發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。一是原來(lái)的政府直接管理和賦予行政職能的各類(lèi)社會(huì)組織，有的變成了自主經(jīng)營(yíng)的市場(chǎng)主體；有的職能縮小，業(yè)務(wù)不再涵蓋全行業(yè)；有的合并或被撤銷(xiāo)，造成資料的來(lái)源渠道由相對(duì)集中單一變?yōu)榉稚ⅲY料的涵蓋面由大變小。二是機(jī)構(gòu)改革等因素造成資料的大量流失，特別是有關(guān)單位機(jī)構(gòu)沿革的資料流失嚴(yán)重。還有個(gè)別單位辦公地點(diǎn)的搬遷，人員變動(dòng)，一些資料失散，很難查找。三是隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變革，很多國(guó)有、集體企業(yè)改制、重組、破產(chǎn)，企業(yè)無(wú)存、人員下崗，資料流失更為嚴(yán)重。種種原因，造成了許多志書(shū)應(yīng)該記載的內(nèi)容無(wú)資料可查，部分部門(mén)資料收集困難重重。面對(duì)困難，工作人員迎難而上。部門(mén)無(wú)法提供的檔案資料，方志辦工作人員利用節(jié)假日、早出晚歸，聯(lián)合部門(mén)供稿人員走訪知情人、開(kāi)座談會(huì)、搞社會(huì)調(diào)查、專題調(diào)查、典型調(diào)查等形式，深入實(shí)際搜集口碑資料。這些寶貴資料的獲取確實(shí)不易。經(jīng)過(guò)戰(zhàn)嚴(yán)寒酷暑、遭白眼冷遇，拒之門(mén)外亦不鮮見(jiàn)。其中的艱苦、辛苦、難度也只有當(dāng)事人才能體會(huì)。

體會(huì)三：高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員是搜集上乘部門(mén)資料的關(guān)鍵

搜集資料的任務(wù)按篇目?jī)?nèi)容下達(dá)相關(guān)單位后，如何讓部門(mén)業(yè)務(wù)人員提供上乘的部門(mén)資料呢？面對(duì)茫然的部門(mén)資料人員，首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)。培訓(xùn)時(shí)，組織分志編纂人員和資料搜集人員先學(xué)習(xí)政治理論和修志基礎(chǔ)知識(shí)。再結(jié)合相關(guān)篇目學(xué)習(xí)有關(guān)方面的知識(shí)，提高對(duì)資料的認(rèn)識(shí)水平；學(xué)習(xí)篇目、資料提綱，掌握志書(shū)的總體要求；熟悉篇目、收集資料提綱的內(nèi)容要求，做到心中有數(shù)、方法明確。

（一）讓業(yè)務(wù)人員掌握搜集資料的常用方法

一是內(nèi)部動(dòng)員。按篇目?jī)?nèi)容發(fā)動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)部或單位各個(gè)職能部門(mén)提供資料。二是走訪、座談。對(duì)檔案資料無(wú)記載的，通過(guò)走訪、座談搜集口碑資料，對(duì)記錄的口碑資料認(rèn)真整理，考證后形成寶貴的不可替代的資料。三是部門(mén)供稿人員還可登門(mén)拜訪當(dāng)事人。這樣可使當(dāng)事人不受拘束，盡可能多地回憶當(dāng)時(shí)的情況。四是可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)征集等。如人物資料。

（二）讓業(yè)務(wù)人員掌握搜集資料的內(nèi)容

結(jié)合本部門(mén)承編縣志篇目?jī)?nèi)容，首先是查找檔案資料。查找時(shí)應(yīng)注意將與資料搜集篇目有關(guān)的檔案作為重點(diǎn)，要仔細(xì)查閱和摘錄，對(duì)與篇目關(guān)系不大的檔案，可作為一般性瀏覽，以免遺漏。其次，本單位的發(fā)展脈絡(luò)資料，本單位斷限內(nèi)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)建設(shè)，或某一專門(mén)事物變化及發(fā)展演變的基本情況，尤其是關(guān)鍵年份的發(fā)展變化情況。其中最初情況和中間的關(guān)鍵性、重大性的變化、結(jié)果及近期情況的資料不能缺少。此外，還要搜集本單位斷限內(nèi)的機(jī)構(gòu)沿革情況。再次是其他有關(guān)資料，大事記、先進(jìn)人物資料。大事記是本單位發(fā)生的有價(jià)值的重大事項(xiàng)或重要及特出的事物。先進(jìn)人物、模范人物是在本行業(yè)有重大貢獻(xiàn)的人物。另外，為突出時(shí)代特點(diǎn)和單位特色，應(yīng)盡量搜集一些重大舉措、重要活動(dòng)及本單位有關(guān)的社會(huì)焦點(diǎn)或熱點(diǎn)問(wèn)題的資料。

集中培訓(xùn)后，我們還多次召開(kāi)有關(guān)單位調(diào)度會(huì)，根據(jù)篇目?jī)?nèi)容進(jìn)行專題培訓(xùn)。實(shí)踐證明，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，提高了部門(mén)供稿人員的素質(zhì)，提供的資料采用率較高。

體會(huì)四：編寫(xiě)好部門(mén)資料是志書(shū)質(zhì)量的重要保障

對(duì)提供上來(lái)的部門(mén)資料如何組織編寫(xiě)，主要有三個(gè)環(huán)節(jié)。

（一）部門(mén)資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充

資料驗(yàn)收補(bǔ)充是資料征集工作基本結(jié)束后的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是提高志書(shū)編纂質(zhì)量的有效手段。資料補(bǔ)充的內(nèi)容主要包括反映歷史現(xiàn)狀，關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)、需要核實(shí)和突出特色亮點(diǎn)的內(nèi)容。資料補(bǔ)充主要集中在部門(mén)資料驗(yàn)收階段。首先是承編單位完成初稿后，方志辦編輯人員根據(jù)收集資料提綱進(jìn)行驗(yàn)收，通過(guò)驗(yàn)收的納入編輯階段，不能通過(guò)驗(yàn)收的，由方志辦編輯人員列出補(bǔ)充資料提綱，由承編單位對(duì)遺漏資料進(jìn)行補(bǔ)充。其次是編輯過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)按要求收集的資料不夠全面、系統(tǒng)或資料有疑問(wèn)，方志辦編輯人員根據(jù)需要列出補(bǔ)充收集資料提綱、資料核實(shí)提綱，由承編部門(mén)進(jìn)行收集和資料核實(shí)。并對(duì)遺漏的資料進(jìn)行補(bǔ)充、錯(cuò)誤的資料進(jìn)行修改。再次是在編寫(xiě)過(guò)程中隨時(shí)補(bǔ)充，在部門(mén)志稿的復(fù)審和總纂階段，大量的資料收集任務(wù)已完成，在對(duì)資料的整理、甄別、取舍過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)資料不夠理想或?qū)Y料存在疑問(wèn)、立即同資料收集單位取得聯(lián)系，對(duì)資料進(jìn)行補(bǔ)充核實(shí)。

（二）責(zé)任編輯編寫(xiě)長(zhǎng)編稿

交到方志辦的部門(mén)資料經(jīng)過(guò)驗(yàn)收基本不缺要項(xiàng)，但在編輯過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，資料有總結(jié)、有報(bào)告、有記錄、有圖表，有詳有略、有單一性的也有多主題的等等。相對(duì)于一定的主題而言，原始資料中的無(wú)用文字或不相干類(lèi)項(xiàng)占據(jù)著很大比重，必須通過(guò)選擇、提取、合并、重組，使原始資料以新的志稿形態(tài)出現(xiàn)。如何將已掌握的資料進(jìn)行編排，形成一個(gè)有機(jī)的整體。如何根據(jù)已掌握的素材把志書(shū)寫(xiě)出特色，在充分體現(xiàn)史實(shí)的基礎(chǔ)上增強(qiáng)可讀性，又不違背修志原則。在編寫(xiě)過(guò)程中，要以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的求實(shí)精神，對(duì)資料進(jìn)行客觀分析考證、精心鑒別篩選，做到不唯上、不唯書(shū)，不溢美、不隱惡，記述是非曲折善美，務(wù)必忠實(shí)于客觀事實(shí)，特別是對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、引文等要核實(shí)表述清楚，不能前后矛盾和張冠李戴。對(duì)資料的表述不能含糊其詞，運(yùn)用每一個(gè)詞語(yǔ)都要精雕細(xì)刻，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇硎鍪挛锏谋疽?。?duì)原始資料進(jìn)行篩選取舍和考證鑒別而歸納提煉后，結(jié)合篇目?jī)?nèi)容要求，按照志書(shū)的體例撰寫(xiě)長(zhǎng)編稿。一般要做到詳今略古和詳近略遠(yuǎn)，詳獨(dú)略同，詳?shù)湫吐砸话?，詳關(guān)鍵略平常年份，詳實(shí)踐活動(dòng)略文件輯錄，詳事業(yè)發(fā)展略工作過(guò)程，詳動(dòng)態(tài)史料略靜態(tài)史料。

（三）反復(fù)修改

責(zé)任編輯按照所承編的內(nèi)容寫(xiě)出的長(zhǎng)編稿，要進(jìn)行反復(fù)的修改。修改到一定程度，由副主編、主編進(jìn)行審閱、修改。責(zé)任編輯按主編、副主編的修改意見(jiàn)改好后，再采用內(nèi)部集中評(píng)審的方法進(jìn)行修改。這種方法是主編、副主編、所有編輯集中在一起，對(duì)某一編一起討論修改。這種方式，各抒己見(jiàn)，編輯之間除了互相學(xué)習(xí)，還提高了自身的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)使志書(shū)的質(zhì)量顯著提高。

在實(shí)際修改過(guò)程中，字斟句酌，刪減無(wú)關(guān)資料容易，但經(jīng)常遇到的情況是，有大量相關(guān)資料，刪去可惜，不刪總顯得臃腫瑣碎，這就需要概括、提煉。一要?jiǎng)h削雷同內(nèi)容。雷同的表現(xiàn)，有的是一事多處記述，有的是文表重復(fù)。二是要力避事無(wú)巨細(xì)、面面俱到。要注意綜合概括，要去粗取精，去偽存真，鉤玄提要。三是刪削套話空話。無(wú)具體史料，無(wú)實(shí)際意義，均因刪去。四是壓縮共性內(nèi)容，保留個(gè)性內(nèi)容。全國(guó)、全省、全市共有的內(nèi)容宜簡(jiǎn)不宜繁。五是舍棄議論和褒貶的內(nèi)容，做到述而不論。六是避免總結(jié)報(bào)告式語(yǔ)詞。志書(shū)中記人、記事、記物均用事實(shí)說(shuō)話，不加修飾。七是精簡(jiǎn)過(guò)多過(guò)繁的表格。八是刪去浮言贅語(yǔ)，盡量做到樸實(shí)無(wú)華，簡(jiǎn)潔流暢。

地方志書(shū)具有“資政、教化、存史”的作用，它是一部科學(xué)的資料性著述，是由豐富、全面、準(zhǔn)確的資料所構(gòu)成。因此，部門(mén)搜集到的資料不僅要大量、豐富，還要真實(shí)、可靠。總之，在部門(mén)資料的搜集中要做到廣征博采而務(wù)求其全，在資料的篩選上要堅(jiān)持嚴(yán)格精細(xì)而務(wù)求其真，在資料的運(yùn)用中要體現(xiàn)存真求實(shí)而務(wù)求其要。這樣，才能編纂出一部能突出本地特色、重點(diǎn)、亮點(diǎn)的精品志書(shū)。