呂曉慶

（中共黑龍江省委黨校（黑龍江省行政學(xué)院） 黑龍江 哈爾濱 150080）

當(dāng)今經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的推陳出新，使我們現(xiàn)在正處于全新的時(shí)代：信息時(shí)代。新的技術(shù)和設(shè)備改變了人們的生活方式和工作方式，信息時(shí)代擁有著全新的生活理念和管理理念。這就是信息技術(shù)的不斷進(jìn)步給時(shí)代帶來(lái)的影響。在信息時(shí)代，信息的生成、加工、傳輸、使用所依托的技術(shù)早已融入檔案管理工作的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)活動(dòng)中，也在慢慢地影響著檔案工作。檔案工作的實(shí)際管理中，對(duì)檔案信息的獲取、傳遞、存儲(chǔ)、利用等方面的實(shí)際管理，也越來(lái)越多地依靠信息技術(shù)。[1]通過(guò)對(duì)信息技術(shù)環(huán)境下檔案工作的審視，可知檔案工作在更加便捷與高效的同時(shí)，也出現(xiàn)了一些不可忽視的新問(wèn)題，而這些新問(wèn)題正是引入到其中的信息技術(shù)所帶來(lái)的“副作用”。

一、影響檔案工作的現(xiàn)代信息技術(shù)

檔案工作中利用到的現(xiàn)代信息技術(shù)主要有計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。[2]

計(jì)算機(jī)技術(shù)自其誕生之日起，就表現(xiàn)出強(qiáng)大的計(jì)算能力與存儲(chǔ)記憶能力，并迅速地發(fā)展，普及到各行各業(yè)中去。20世紀(jì)六七十年代，我國(guó)檔案工作開(kāi)始與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，借助其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)來(lái)簡(jiǎn)化檔案工作流程、優(yōu)化檔案服務(wù)方式、促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)是數(shù)字檔案管理工作中使用的最基礎(chǔ)的技術(shù)，也是用途最廣的技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理系統(tǒng)的上線與使用構(gòu)建了環(huán)境；能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案數(shù)字化處理，這是數(shù)字檔案館建設(shè)必不可少的元素；能夠輔助編目檢索，減少人力勞動(dòng)。

檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)將數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上，消除了紙質(zhì)載體易破損、不能長(zhǎng)久保存檔案的弊端。檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)不是紙質(zhì)載體和傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)柜具的替代品，二者在功能上相似，在特點(diǎn)上互補(bǔ)。檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)都具備體積小、容量大、記錄效果好的優(yōu)點(diǎn)。而且利用這些數(shù)字化檔案能夠降低查檔翻頁(yè)對(duì)檔案原件的損壞。比如縮微技術(shù)就是利用光學(xué)原理將檔案信息感應(yīng)在感光材料上來(lái)存儲(chǔ)信息的?？s微技術(shù)存儲(chǔ)的檔案信息在大小上比檔案原件小數(shù)倍，減少了檔案存儲(chǔ)空間的負(fù)擔(dān)。

多媒體技術(shù)是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)文本、數(shù)字、圖像、聲音等不同媒體的信息進(jìn)行綜合集成管理的技術(shù)，如掃描技術(shù)、信息識(shí)別技術(shù)、超文本處理技術(shù)、超媒體信息技術(shù)等。從某一檔案類型的角度來(lái)看，多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息的加工與處理在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮了巨大的作用；從檔案信息資源的角度來(lái)看，多媒體技術(shù)能夠?qū)⑽谋緳n案、圖片檔案、視頻檔案、音頻檔案等不同類型的檔案信息整合起來(lái)，優(yōu)化了資源配置。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作上，多媒體技術(shù)也能助得一臂之力。在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，相關(guān)聯(lián)的檔案之間，即使類型不同，多媒體技術(shù)也能將它們連接起來(lái)。在對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，互聯(lián)的檔案構(gòu)成數(shù)據(jù)集合，增強(qiáng)了信息檢索的效率，使用戶能夠在較短時(shí)間內(nèi)獲得更多、更全面、更有效的信息。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)共同發(fā)展的產(chǎn)物，是檔案信息與檔案利用者之間的“連接橋梁”，各種類型的數(shù)字化檔案利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸給檔案利用者，即便是身在遠(yuǎn)方的利用者也能在較短時(shí)間內(nèi)查閱檔案，消除了時(shí)間與空間障礙；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能將兩個(gè)或多個(gè)檔案館互聯(lián)起來(lái)，形成檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)，增加了館際間的互動(dòng)性。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

（一）檔案信息安全威脅增加

信息技術(shù)的使用產(chǎn)生了檔案文件數(shù)字化的二次信息產(chǎn)品、檔案原件的數(shù)字復(fù)制品，這些數(shù)字化信息的存儲(chǔ)載體往往不穩(wěn)定，比如光盤，雖然存儲(chǔ)空間大，但是一旦破損，存儲(chǔ)的信息將不能讀取。信息技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用意味著開(kāi)放了檔案信息資源，檔案信息資源的開(kāi)放使檔案利用者更加方便快捷地檢索、利用信息，但是也存在一些隱患，尤其是檔案信息的安全隱患。信息技術(shù)的更新與發(fā)展，雖然給檔案信息帶來(lái)了一個(gè)更堅(jiān)固的安全保護(hù)傘，但是也在無(wú)形中提高了信息竊聽(tīng)等信息威脅因素的技術(shù)水平。尤其在相對(duì)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，許多應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，具有極大的風(fēng)險(xiǎn)性和危險(xiǎn)性。[3]信息系統(tǒng)的防御能力、信息安全保障技術(shù)的配備決定了數(shù)字檔案信息的安全狀態(tài)。因?yàn)閹缀跛械牟僮飨到y(tǒng)及其提供的應(yīng)用與服務(wù)均已發(fā)現(xiàn)有安全漏洞，并且越流行的，其安全問(wèn)題越多。[4]

紙質(zhì)檔案的信息與載體不分離，其信息安全的威脅來(lái)源主要是偷盜和載體的破壞。數(shù)字檔案處于一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)環(huán)境中，信息安全威脅來(lái)源多樣。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)是各項(xiàng)數(shù)字檔案信息活動(dòng)的場(chǎng)所和基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息來(lái)說(shuō)，其安全防御能力、威脅識(shí)別能力、威脅解除能力起到了決定性的作用。檔案是一種特殊的信息，其特殊之處在于檔案信息具有一定的傳播范圍，超出其傳播范圍的屬于泄密行為。不良目的的操作者通過(guò)一定的手段訪問(wèn)、瀏覽超出其使用權(quán)限的檔案信息、攻擊信息系統(tǒng)、破壞檔案信息存儲(chǔ)和管理環(huán)境等都在破壞檔案信息的安全。

（二）檔案工作人員技術(shù)水平有待提高

檔案事業(yè)在信息技術(shù)飛速進(jìn)步的大環(huán)境下發(fā)展迅猛，且目標(biāo)明確——現(xiàn)代化和信息化，這不僅是檔案事業(yè)工作者的追求，也是檔案利用者的期望。當(dāng)然，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不能單單靠信息技術(shù)和相應(yīng)硬件設(shè)備的配置、組裝，還需要檔案工作者的使用、維護(hù)這些技術(shù)與設(shè)備的能力。如果檔案工作環(huán)境達(dá)到了現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，而能夠使用它們的人寥寥無(wú)幾或者使用的水平有限，沒(méi)有能夠?qū)F(xiàn)代信息技術(shù)的功能完全發(fā)揮出來(lái)，那么現(xiàn)代化和信息化的目標(biāo)還未完全實(shí)現(xiàn)。

檔案服務(wù)人員的服務(wù)水平和專業(yè)技能在一定程度上影響著檔案工作的工作質(zhì)量。在信息時(shí)代，檔案工作人員所需要具備的技能需要更加全面，傳統(tǒng)的檔案工作技能已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代檔案工作的需求，比如計(jì)算機(jī)著錄要求檔案工作者除了具備基本的打字能力外，還要求對(duì)計(jì)算機(jī)的熟練應(yīng)用；縮微技術(shù)要求檔案工作者對(duì)縮微機(jī)縮微照相技術(shù)、縮微閱讀器的閱讀和檢索功能的熟練應(yīng)用；檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以建立自己的網(wǎng)站，同時(shí)要求檔案工作人員學(xué)會(huì)上傳、下載文件等等技術(shù)；數(shù)字檔案館的建立與使用要求檔案工作人員必須能夠使用信息管理系統(tǒng)。信息技術(shù)給檔案工作指出了一條發(fā)展方向，檔案部門要想完成向這個(gè)方向的完全轉(zhuǎn)化，必須依靠自己所掌握的技術(shù)。

（三）信息技術(shù)存在漏洞

百密總有一疏，何況檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)正處在探索發(fā)展階段，信息管理系統(tǒng)的上線、信息技術(shù)的配置對(duì)數(shù)字檔案管理工作的效率、流程甚至威脅正在一步步地揭示。技術(shù)使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，分離了載體與信息，給檔案的利用、儲(chǔ)存、備份等工作提供了便捷；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案的遠(yuǎn)程傳輸，即使是身處異地，也可以通過(guò)終端設(shè)備查閱檔案，提高了利用者的使用感和檔案的查檔率，拉近了檔案與人們之間的距離。但是，威脅并不是不存在的，信息技術(shù)的漏洞給檔案工作尤其是數(shù)字檔案信息安全保護(hù)工作帶來(lái)了一定的威脅。防火墻被攻破，服務(wù)器遭到“襲擊”、存儲(chǔ)的數(shù)字檔案就會(huì)存在被非法讀寫(xiě)的危險(xiǎn)；數(shù)字檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中，如果傳輸路徑不是完全封閉的，是有漏洞的，這些漏洞的存在給了不良目的訪問(wèn)者以可乘之機(jī)。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下檔案工作的應(yīng)對(duì)策略

檔案工作觀念落后是束縛檔案事業(yè)發(fā)展的一大難題，它將直接導(dǎo)致檔案工作無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，因此我們只有清醒地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前面臨的新環(huán)境以及新環(huán)境下賦予我們的新任務(wù)，找出必要的對(duì)策，清除思想上的模糊認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作跟上時(shí)代的節(jié)拍。

（一）提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)能力

信息時(shí)代下的檔案工作對(duì)工作人員的能力有了新的要求：首先，必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)，這些是數(shù)字檔案信息化處理和現(xiàn)代化管理最基本的技能。就像組裝一臺(tái)電腦一樣，硬盤、內(nèi)存條、顯卡、光驅(qū)等等是什么、什么功能、應(yīng)該安裝在哪個(gè)部位，必須要了如指掌，這樣才能順利地把一臺(tái)電腦組裝出來(lái)。其次，檔案工作人員還應(yīng)該具備信息檢索、分析和整合的能力。檔案屬于信息，檔案工作者就是信息工作者，信息處理能力是信息工作者的看家本領(lǐng)，檔案工作者掌握一定的信息處理技能能夠更專業(yè)地管理檔案，服務(wù)檔案利用者。

除了檔案工作者自求進(jìn)步外，檔案部門還應(yīng)該積極對(duì)專兼職檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案工作人員不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握各種檢索技能、技巧，能迅速、正確地從各種數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)上信息資源等龐大的信息流中檢索出利用者所需要的檔案信息。建立相應(yīng)的規(guī)章制度和激勵(lì)辦法，盡快培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的隊(duì)伍，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。

（二）建立完善的技術(shù)體系

來(lái)自外界的技術(shù)攻擊手段各式各樣，攻擊目標(biāo)較多，有的攻擊目標(biāo)是計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件，造成影響的則是存儲(chǔ)在硬件上的檔案數(shù)據(jù)安全和檔案管理流程的中斷；如果攻擊目標(biāo)是網(wǎng)絡(luò)，那么受到影響的是在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案信息；如果攻擊的目標(biāo)是防火墻，那么機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)就有可能被非授權(quán)訪問(wèn)。與外網(wǎng)不同的是，內(nèi)網(wǎng)是機(jī)構(gòu)內(nèi)部辦公用的網(wǎng)絡(luò)，能夠保護(hù)機(jī)構(gòu)自身工作的機(jī)密性、保護(hù)機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)和產(chǎn)生數(shù)據(jù)的非公開(kāi)性。有些攻擊目標(biāo)直指檔案信息，通過(guò)一定手段對(duì)檔案信息進(jìn)行非法增刪改操作，造成檔案信息有誤、不可讀、不再完整等，失去了憑證與參考的價(jià)值。

網(wǎng)絡(luò)攻擊多層多樣，檔案機(jī)構(gòu)必須建立一個(gè)完善的、科學(xué)的技術(shù)防御體系，從檔案工作的信息環(huán)境著手，把好每一個(gè)子環(huán)境的關(guān)，不給非法攻擊手段留下可乘之機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的漏洞是來(lái)自計(jì)算機(jī)自身的一個(gè)威脅，好在其開(kāi)發(fā)者會(huì)定期開(kāi)發(fā)補(bǔ)丁以供使用者打包下載。殺毒軟件也是計(jì)算機(jī)運(yùn)行不可不安裝的應(yīng)用軟件，它不僅能夠清理極端及運(yùn)行產(chǎn)生的無(wú)用信息，騰出內(nèi)存空間，還具有查殺木馬、病毒的功能。機(jī)構(gòu)里的每一臺(tái)計(jì)算機(jī)應(yīng)該安裝正版系統(tǒng)軟件并及時(shí)打包漏洞補(bǔ)丁和殺毒軟件防毒殺毒。

（三）健全信息安全相關(guān)法律規(guī)章

檔案是歷史的記錄，是國(guó)家的寶藏和社會(huì)的記憶。每個(gè)公民和組織都應(yīng)該從尊重國(guó)家和民族歷史出發(fā)，高度保護(hù)檔案、管理檔案、應(yīng)用檔案。人員的能力與責(zé)任技術(shù)的選擇與配置，都是檔案機(jī)構(gòu)基于自身要求與技術(shù)環(huán)境的管理手段，不具有通用性。信息技術(shù)的更新?lián)Q代改變了檔案事業(yè)的發(fā)展環(huán)境與軌跡，相關(guān)的法律法規(guī)應(yīng)該跟上環(huán)境的變化，制定一套懲戒分明、實(shí)用性強(qiáng)的法律體系。

我國(guó)已經(jīng)頒布的法律法規(guī)有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》等。這些法律有的對(duì)檔案工作的規(guī)定過(guò)于籠統(tǒng)，有的對(duì)違反規(guī)定的行為懲戒力度不大，這樣不僅起不到一部法律應(yīng)該有的指導(dǎo)作用，而且還會(huì)給不法分子可乘之機(jī)，給檔案管理工作帶來(lái)麻煩，增加了檔案的威脅因素。筆者認(rèn)為，我國(guó)部分法律是時(shí)候要做出相應(yīng)修改了，刪掉早已過(guò)時(shí)的條目，填補(bǔ)新環(huán)境、新操作的空白。此外，還需要頒布一部懲戒檔案技術(shù)犯罪的專門法，來(lái)約束個(gè)別人對(duì)我國(guó)檔案寶藏的覬覦，來(lái)懲戒對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展尤其是數(shù)字檔案發(fā)展故意設(shè)置障礙的人與行為，并獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案工作、檔案事業(yè)發(fā)展中孜孜不倦、做出重大奉獻(xiàn)的檔案工作者。

（四）建立檔案利用反饋機(jī)制

檔案利用信息反饋是指“在檔案利用這一連續(xù)活動(dòng)中，檔案工作者和檔案利用者將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和情況、提出的要求、意見(jiàn)、評(píng)價(jià)和效益等，以信息的方式反過(guò)來(lái)傳輸給檔案部門，檔案部門據(jù)此來(lái)調(diào)節(jié)檔案工作諸環(huán)節(jié)，使其逐步完善，在滿足利用者需求的過(guò)程中不斷提高檔案管理的水平”。[5]檔案利用反饋機(jī)制是尊重利用者、服務(wù)第一的表現(xiàn)。檔案利用者的反饋信息是對(duì)檔案服務(wù)工作直觀感受的表達(dá)，包括對(duì)檔案服務(wù)工作的意見(jiàn)和建議、查閱檔案后檔案產(chǎn)生的效益反饋等。檔案工作者應(yīng)該用心工作、善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從檔案利用的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)著手，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。這也是檔案利用反饋信息的來(lái)源之一。檔案利用信息反饋在深化檔案利用理論研究的同時(shí)，也有助于檔案學(xué)理論研究與整個(gè)社會(huì)環(huán)境接軌。[4]

信息技術(shù)給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，并不表示我們對(duì)此束手無(wú)策。檔案部門應(yīng)該結(jié)合檔案工作特點(diǎn)與信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，規(guī)避其劣勢(shì)，或者積極制定出應(yīng)對(duì)策略，以降低風(fēng)險(xiǎn)。抓住時(shí)代機(jī)遇，促進(jìn)檔案事業(yè)的又好又快發(fā)展。

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[5]史江，李金峰.檔案利用信息反饋工作的問(wèn)題與對(duì)策探討 [J].檔案學(xué)通訊，2007，(03):27-31.