文·姜英

榮成市檔案館民生檔案工作實(shí)踐與建議

文·姜英

2007年12月，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2007〕12號(hào)），“民生檔案”這一詞匯逐漸深入人心。近幾年來，國家檔案局高度重視民生檔案工作，指出檔案工作要“以民生需求為導(dǎo)向”“滿足民生需求”“各級(jí)檔案部門要以服務(wù)民生為重點(diǎn)”“創(chuàng)造性地開展民生檔案工作”“把涉及民生的檔案及時(shí)建立并完整收集起來”，并提出“民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。” 現(xiàn)以榮成市檔案館民生檔案工作實(shí)踐為例，對(duì)做好民生檔案工作提出幾點(diǎn)建議。

一、榮成市檔案館民生檔案工作的現(xiàn)狀

（一）民生檔案資源建設(shè)

在檔案的實(shí)際利用過程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)許多專業(yè)及民生檔案的需求不斷增加，這些檔案亟待接收進(jìn)館。因此，我館從實(shí)際出發(fā)，先后接收了信訪檔案3698卷，崖頭鎮(zhèn)48個(gè)村51年土地存根檔案58本。2005年起開始接收榮成市的婚姻檔案，截止目前共接收1987年至2015年婚姻檔案共3240盒、156530對(duì)。同期還接收了專業(yè)技術(shù)人員檔案4353卷，并自行研制了“婚姻檔案”和“專業(yè)技術(shù)人員檔案”兩個(gè)專題數(shù)據(jù)庫，大大方便了查閱利用。2015年新接收的民生檔案有村主管會(huì)計(jì)檔案14本，農(nóng)村婦代會(huì)組織史資料4本，2014年村兩委換屆“四職”干部檔案21本等。

（二）民生檔案利用情況

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，個(gè)人檔案的利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體。民生檔案利用的主要方面有：

1.解決農(nóng)村干部待遇。雖然國家提高了農(nóng)村“三老”干部待遇，但在村干部任職時(shí)間方面有較為嚴(yán)格的規(guī)定，不少農(nóng)村干部在任職時(shí)間上存有爭議，需來我館調(diào)檔確認(rèn)。2014年查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會(huì)記錄及任職文件747卷，占全年查檔量的49%；2015年查閱此方面檔案516卷，占全年查檔量的43%；2016年查閱任職方面檔案725卷，特別是在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中充分發(fā)揮了檔案的作用，為干部人事檔案中存在的問題和缺少材料進(jìn)行補(bǔ)充提供了大量依據(jù)，為全市各機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供服務(wù)共計(jì)156人次、298卷、復(fù)印材料592頁。

2.婚姻檔案的利用。近年來婚姻檔案的利用涉及各個(gè)方面，特別是辦理婚姻狀況證明、戶口遷移、出國簽證、銀行貸款、離婚訴訟、辦理房權(quán)、農(nóng)村養(yǎng)老補(bǔ)貼、獨(dú)生子女證、車輛過戶等方面均需要提供原始婚姻檔案的復(fù)印件。婚姻檔案的查閱利用在全年檔案利用中占比連年遞增，最高能占到全年查檔量的60%，根據(jù)我館初步統(tǒng)計(jì)，2014年查閱婚姻檔案506卷，占全年查檔量的33%；2015年查閱婚姻檔案514卷，占全年查檔量的43%；2016年查閱婚姻檔案800余份，占全年查檔案量的53%?？梢钥闯觯裆鷻n案已成為檔案利用服務(wù)工作的主要對(duì)象，且有上升趨勢(shì)。

二、榮成市民生檔案管理中存在的問題

（一）民生檔案資源種類龐雜、管理分散

民生檔案屬于公共信息資源，應(yīng)該為社會(huì)所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，造成群眾查閱利用很不方便，民生檔案資源的共享程度不高。如房產(chǎn)檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、離婚檔案、公證檔案等都由各形成部門自身保管，比較零散。而市民大多以為檔案館保管著全市的所有種類檔案，往往不經(jīng)詢問直接到市檔案館查閱檔案，但是檔案館又經(jīng)常無法提供市民所需檔案，這就給廣大市民查閱利用民生檔案帶來不便，同時(shí)也降低了民生檔案資源的社會(huì)價(jià)值。

（二）檔案館與各民生檔案形成部門缺少交流

市檔案館與各民生檔案形成部門的交流極少，對(duì)各民生檔案部門形成的具體民生檔案范圍或辦理流程不太熟悉。以查閱婚姻檔案為例，很多查閱者來我館取得婚姻檔案的復(fù)印件后，詢問后續(xù)辦事流程，我館工作人員無法給予確切的答復(fù)。

（三）庫房容量的限制

榮成市檔案館建于1993年，共 5層、2400平方米，整個(gè)大樓分辦公區(qū)域和檔案庫房兩大部分，建有標(biāo)準(zhǔn)庫房4個(gè)，共640平方米。但是由于樓層的承重限制，無法將所有庫房完全充分利用，目前利用率最高的就是一庫和三庫。一庫房主要存放文書檔案和民生檔案中的土地存根、專業(yè)技術(shù)人員檔案、死亡干部檔案等；三庫房主要存放婚姻檔案、報(bào)紙、資料、書籍等。隨著各種檔案數(shù)量的不斷增加，庫容量已近飽和，無法滿足更多民生檔案的接收進(jìn)館需要。此外，整個(gè)單位的電壓不穩(wěn)，庫房的空調(diào)經(jīng)常無法開機(jī)，以致有時(shí)庫房的溫濕度達(dá)不到檔案保管的要求。

（四）工作人員水平及編制的限制

目前，榮成市檔案館編制17人，設(shè)有辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案管理科、文檔信息公開服務(wù)中心等4個(gè)科室，人員平均年齡達(dá)到46.8歲，出現(xiàn)了“青黃不接”現(xiàn)象，沒有形成“老中青”優(yōu)化結(jié)合的梯次配備。

（五）民生檔案的利用率高，但數(shù)字化程度較低

民生檔案是真正涉及廣大公民切身利益的，利用率有連年上升的趨勢(shì)。但由于檔案館人員文化水平程度及人員數(shù)量、精力的限制，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數(shù)字化及信息化程度比較低，對(duì)民生檔案的查詢檢索、提供利用等方面還無法實(shí)現(xiàn)高效快速查檔的效果。

三、加強(qiáng)民生檔案工作的幾點(diǎn)建議

（一）加大檔案宣傳力度，提高全社會(huì)檔案意識(shí)

一方面，要提升全社會(huì)的檔案意識(shí)，充分利用電視廣播、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒體平臺(tái)，大力宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)讓市民了解檔案館的館藏檔案結(jié)構(gòu)；另一方面，要加大檔案教育培訓(xùn)力度，把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓(xùn)的重要內(nèi)容，認(rèn)識(shí)民生檔案工作的重要性，全面提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。

（二）整合民生檔案資源，形成全方位資源共享“1+X”格局

檔案館作為檔案保管和利用的基地，應(yīng)當(dāng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主要作用，不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。要積極調(diào)整館藏檔案接收范圍，整合全市檔案資源，構(gòu)建 “1+X”的大檔案格局，加強(qiáng)對(duì)民間保存的檔案以及記錄普通百姓生活工作狀況檔案資料的征集。如此既解決了部門硬件設(shè)施不到位，檔案保管不善的問題，又實(shí)現(xiàn)了全市檔案資源的集中開發(fā)利用，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會(huì)公眾信息的綜合檔案館。

（三）加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，搭建檔案查閱利用平臺(tái)

檔案館要在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)涉及民生的各類檔案編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，盡快搭建民生檔案信息查詢利用平臺(tái)，讓老百姓查檔利用“最多跑一次”，為老百姓查檔維權(quán)構(gòu)建“快車道”，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案利用快捷便民的目標(biāo)。

（作者單位：榮成市檔案館）