文·姜英
榮成市檔案館民生檔案工作實(shí)踐與建議
文·姜英
2007年12月,國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》(檔發(fā)〔2007〕12號(hào)),“民生檔案”這一詞匯逐漸深入人心。近幾年來,國家檔案局高度重視民生檔案工作,指出檔案工作要“以民生需求為導(dǎo)向”“滿足民生需求”“各級(jí)檔案部門要以服務(wù)民生為重點(diǎn)”“創(chuàng)造性地開展民生檔案工作”“把涉及民生的檔案及時(shí)建立并完整收集起來”,并提出“民生所想,就是檔案工作之所向;民生所需,就是檔案工作之所趨?!?現(xiàn)以榮成市檔案館民生檔案工作實(shí)踐為例,對(duì)做好民生檔案工作提出幾點(diǎn)建議。
在檔案的實(shí)際利用過程中,會(huì)發(fā)現(xiàn)許多專業(yè)及民生檔案的需求不斷增加,這些檔案亟待接收進(jìn)館。因此,我館從實(shí)際出發(fā),先后接收了信訪檔案3698卷,崖頭鎮(zhèn)48個(gè)村51年土地存根檔案58本。2005年起開始接收榮成市的婚姻檔案,截止目前共接收1987年至2015年婚姻檔案共3240盒、156530對(duì)。同期還接收了專業(yè)技術(shù)人員檔案4353卷,并自行研制了“婚姻檔案”和“專業(yè)技術(shù)人員檔案”兩個(gè)專題數(shù)據(jù)庫,大大方便了查閱利用。2015年新接收的民生檔案有村主管會(huì)計(jì)檔案14本,農(nóng)村婦代會(huì)組織史資料4本,2014年村兩委換屆“四職”干部檔案21本等。
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,個(gè)人檔案的利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體。民生檔案利用的主要方面有:
1.解決農(nóng)村干部待遇。雖然國家提高了農(nóng)村“三老”干部待遇,但在村干部任職時(shí)間方面有較為嚴(yán)格的規(guī)定,不少農(nóng)村干部在任職時(shí)間上存有爭議,需來我館調(diào)檔確認(rèn)。2014年查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會(huì)記錄及任職文件747卷,占全年查檔量的49%;2015年查閱此方面檔案516卷,占全年查檔量的43%;2016年查閱任職方面檔案725卷,特別是在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中充分發(fā)揮了檔案的作用,為干部人事檔案中存在的問題和缺少材料進(jìn)行補(bǔ)充提供了大量依據(jù),為全市各機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供服務(wù)共計(jì)156人次、298卷、復(fù)印材料592頁。
2.婚姻檔案的利用。近年來婚姻檔案的利用涉及各個(gè)方面,特別是辦理婚姻狀況證明、戶口遷移、出國簽證、銀行貸款、離婚訴訟、辦理房權(quán)、農(nóng)村養(yǎng)老補(bǔ)貼、獨(dú)生子女證、車輛過戶等方面均需要提供原始婚姻檔案的復(fù)印件?;橐鰴n案的查閱利用在全年檔案利用中占比連年遞增,最高能占到全年查檔量的60%,根據(jù)我館初步統(tǒng)計(jì),2014年查閱婚姻檔案506卷,占全年查檔量的33%;2015年查閱婚姻檔案514卷,占全年查檔量的43%;2016年查閱婚姻檔案800余份,占全年查檔案量的53%??梢钥闯?,民生檔案已成為檔案利用服務(wù)工作的主要對(duì)象,且有上升趨勢(shì)。
民生檔案屬于公共信息資源,應(yīng)該為社會(huì)所用。民生檔案涉及面廣,形成的主體多而復(fù)雜,致使民生檔案資源分散保存于不同的部門,因而形成了多頭管理、各自為政的局面,造成群眾查閱利用很不方便,民生檔案資源的共享程度不高。如房產(chǎn)檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、離婚檔案、公證檔案等都由各形成部門自身保管,比較零散。而市民大多以為檔案館保管著全市的所有種類檔案,往往不經(jīng)詢問直接到市檔案館查閱檔案,但是檔案館又經(jīng)常無法提供市民所需檔案,這就給廣大市民查閱利用民生檔案帶來不便,同時(shí)也降低了民生檔案資源的社會(huì)價(jià)值。
市檔案館與各民生檔案形成部門的交流極少,對(duì)各民生檔案部門形成的具體民生檔案范圍或辦理流程不太熟悉。以查閱婚姻檔案為例,很多查閱者來我館取得婚姻檔案的復(fù)印件后,詢問后續(xù)辦事流程,我館工作人員無法給予確切的答復(fù)。
榮成市檔案館建于1993年,共 5層、2400平方米,整個(gè)大樓分辦公區(qū)域和檔案庫房兩大部分,建有標(biāo)準(zhǔn)庫房4個(gè),共640平方米。但是由于樓層的承重限制,無法將所有庫房完全充分利用,目前利用率最高的就是一庫和三庫。一庫房主要存放文書檔案和民生檔案中的土地存根、專業(yè)技術(shù)人員檔案、死亡干部檔案等;三庫房主要存放婚姻檔案、報(bào)紙、資料、書籍等。隨著各種檔案數(shù)量的不斷增加,庫容量已近飽和,無法滿足更多民生檔案的接收進(jìn)館需要。此外,整個(gè)單位的電壓不穩(wěn),庫房的空調(diào)經(jīng)常無法開機(jī),以致有時(shí)庫房的溫濕度達(dá)不到檔案保管的要求。
目前,榮成市檔案館編制17人,設(shè)有辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案管理科、文檔信息公開服務(wù)中心等4個(gè)科室,人員平均年齡達(dá)到46.8歲,出現(xiàn)了“青黃不接”現(xiàn)象,沒有形成“老中青”優(yōu)化結(jié)合的梯次配備。
民生檔案是真正涉及廣大公民切身利益的,利用率有連年上升的趨勢(shì)。但由于檔案館人員文化水平程度及人員數(shù)量、精力的限制,民生檔案信息的檢索體系還不完備,數(shù)字化及信息化程度比較低,對(duì)民生檔案的查詢檢索、提供利用等方面還無法實(shí)現(xiàn)高效快速查檔的效果。
一方面,要提升全社會(huì)的檔案意識(shí),充分利用電視廣播、報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒體平臺(tái),大力宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī),同時(shí)讓市民了解檔案館的館藏檔案結(jié)構(gòu);另一方面,要加大檔案教育培訓(xùn)力度,把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓(xùn)的重要內(nèi)容,認(rèn)識(shí)民生檔案工作的重要性,全面提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。
檔案館作為檔案保管和利用的基地,應(yīng)當(dāng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主要作用,不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。要積極調(diào)整館藏檔案接收范圍,整合全市檔案資源,構(gòu)建 “1+X”的大檔案格局,加強(qiáng)對(duì)民間保存的檔案以及記錄普通百姓生活工作狀況檔案資料的征集。如此既解決了部門硬件設(shè)施不到位,檔案保管不善的問題,又實(shí)現(xiàn)了全市檔案資源的集中開發(fā)利用,使檔案館真正成為既保存政府信息,又保存社會(huì)公眾信息的綜合檔案館。
檔案館要在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上,對(duì)涉及民生的各類檔案編制各種專題目錄,建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫,盡快搭建民生檔案信息查詢利用平臺(tái),讓老百姓查檔利用“最多跑一次”,為老百姓查檔維權(quán)構(gòu)建“快車道”,真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,檔案利用快捷便民的目標(biāo)。
(作者單位:榮成市檔案館)