文·任常紅

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的統(tǒng)計(jì)電子檔案管理之我見
——以沂南縣統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)電子檔案管理為例

文·任常紅

統(tǒng)計(jì)電子檔案是隨著信息發(fā)展而產(chǎn)生的新生事物，它肩負(fù)著記載真實(shí)歷史數(shù)據(jù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)社會(huì)提供重要信息的重任。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于統(tǒng)計(jì)電子檔案管理中，不僅提高了統(tǒng)計(jì)檔案信息的利用率，同時(shí)為統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。沂南縣統(tǒng)計(jì)局應(yīng)用自行研發(fā)的統(tǒng)計(jì)電子檔案管理軟件，讓檔案管理的信息化水平有了大幅度提升，探索出辦公自動(dòng)化環(huán)境下的統(tǒng)計(jì)檔案管理新路徑。當(dāng)然，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，統(tǒng)計(jì)電子檔案管理還需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范，以更加推動(dòng)統(tǒng)計(jì)電子檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理軌道。

一、基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

第一，原始性。所有的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都來源于基層的一線統(tǒng)計(jì)，基層統(tǒng)計(jì)的本源性，決定了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的原始性的特點(diǎn)。

第二，具體性。所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都通過基層調(diào)查獲取，不同的數(shù)據(jù)、不同的時(shí)代有不同的調(diào)查方法和方式，具有明顯的時(shí)代屬性和數(shù)據(jù)屬性，導(dǎo)致了基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)具有明顯的具體性。

第三，私密性?；鶎咏y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都是通過具體的調(diào)查對(duì)象或個(gè)體取得的，有的涉及個(gè)人隱私，有的涉及商業(yè)機(jī)密，因此基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)的私密性。

第四，連續(xù)性?；鶎咏y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是通過逐日、逐月、逐年連續(xù)調(diào)查取得的，以形成鮮明的對(duì)比性和可分析性，這賦予了基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)連續(xù)性的特點(diǎn)。

這些具有原始性、具體性、私密性、連續(xù)性特點(diǎn)的基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，大都以表式、表格形式存在。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，基層統(tǒng)計(jì)部門很難將這些海量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)長期完好保存。因此，尋求一種科學(xué)有效的管理方法，就成了基層統(tǒng)計(jì)檔案工作亟待破解的難題。

二、基層統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)行電子化管理的可行性

辦公自動(dòng)化的應(yīng)運(yùn)而生，為基層統(tǒng)計(jì)電子檔案的產(chǎn)生提供了可行性。辦公自動(dòng)化是采取信息化手段將統(tǒng)計(jì)檔案分類匯總的過程，而統(tǒng)計(jì)電子檔案則是辦公自動(dòng)化的最終結(jié)果。

辦公自動(dòng)化與電子檔案管理，是一種相輔相成的關(guān)系。辦公自動(dòng)化是以滿足局機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為目的，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)系統(tǒng)集成為手段，構(gòu)成了一個(gè)與局機(jī)關(guān)相關(guān)文件、專業(yè)數(shù)據(jù)相連接的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)具有安全保密性、規(guī)范性。統(tǒng)計(jì)電子檔案可以在此基礎(chǔ)上根據(jù)檔案工作需要，進(jìn)行文件分類、整理、存儲(chǔ)、歸檔。

辦公自動(dòng)化與統(tǒng)計(jì)電子檔案管理，又是一種相互影響的關(guān)系。辦公自動(dòng)化在前，統(tǒng)計(jì)電子檔案管理在后。辦公自動(dòng)化信息程度的高低決定了統(tǒng)計(jì)電子檔案管理的發(fā)展水平，同樣檔案管理水平的高低也影響著辦公自動(dòng)化的進(jìn)展腳步，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以有依據(jù)性地進(jìn)行優(yōu)勝劣汰。也正是有這種相互間影響，既確保了辦公自動(dòng)化程度的先進(jìn)性，也確保了統(tǒng)計(jì)電子檔案的完整性、真實(shí)性和可持續(xù)性。

因此，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下采用統(tǒng)計(jì)電子檔案管理模式，開始滲透到了統(tǒng)計(jì)檔案工作的方方面面。目前，沂南縣統(tǒng)計(jì)局自行研發(fā)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，已經(jīng)可以在辦公過程中真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的全過程，并及時(shí)、準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫里面形成統(tǒng)計(jì)電子檔案，讓基層統(tǒng)計(jì)檔案電子化管理模式成為現(xiàn)實(shí)。

三、基層統(tǒng)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)成和特點(diǎn)

（一）模塊構(gòu)成

沂南縣統(tǒng)計(jì)局基層統(tǒng)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)共設(shè)有6大模塊，分別是系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置、檔案整理歸檔、檔案查詢?yōu)g覽、檔案維護(hù)、初始化、幫助信息。

1.系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置，主要有檔案處理年度、鄉(xiāng)鎮(zhèn)地址代碼、開檔密碼、檔案代碼和檔案編輯人員等基礎(chǔ)信息等功能，以備檔案存儲(chǔ)、查檔調(diào)用。

2.檔案整理歸檔，設(shè)置“選擇保存期限”“選擇檔案類型”“選擇檔案年度”“選擇檔案文件”“刪除檔案文件”等功能，自動(dòng)將掃描的電子文檔存儲(chǔ)在規(guī)定的目錄中。

3.檔案查詢?yōu)g覽，設(shè)置“選擇查詢內(nèi)容”“選擇查詢的運(yùn)算關(guān)系”及“選擇邏輯關(guān)系”或“輸入查詢關(guān)鍵字”的功能，以瀏覽檔案的詳細(xì)內(nèi)容。

4.檔案維護(hù)，分檔案?jìng)浞莺妥芳訖n案兩個(gè)功能，以進(jìn)行檔案?jìng)浞莺蜋n案追加，并為多機(jī)存檔和多機(jī)合并設(shè)立功能。

5.初始化，就是可以將檔案目錄清零的功能，但檔案的詳細(xì)內(nèi)容刪除則需要到具體目錄中手工操作。

6.幫助信息，設(shè)有兩項(xiàng)功能，即直接瀏覽程序使用說明，瀏覽程序結(jié)構(gòu)模塊構(gòu)成和設(shè)計(jì)者的聯(lián)系方式。

（二）系統(tǒng)特點(diǎn)

1.存檔操作方便。在確定了存檔年限、檔案格式和入檔年度之后，選擇需存檔的文件，便可以直接歸檔。

2.查檔操作靈活。查檔操作形式多種多樣，既可根據(jù)存檔年限、檔案格式、入檔年度和存檔文件靈活查檔，也可以采用模糊查詢方式，只要輸入文件的一個(gè)關(guān)鍵字，便可查到包含關(guān)鍵字的所有文件。

3.存檔格式多樣。不僅可存儲(chǔ)doc、xls、jpg、bmp等格式，還可存儲(chǔ)壓縮格式的統(tǒng)計(jì)檔案和pdf文件。

4.成功實(shí)現(xiàn)了與pdf轉(zhuǎn)換器、pdf閱讀器、文件壓縮工具，及exlel、Word的交互使用，增加了檔案管理的靈活性和保密性。

四、辦公自動(dòng)化環(huán)境下統(tǒng)計(jì)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

一是辦公效率大幅提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集齊全、完整，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤等，結(jié)果費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也難取得滿意的效果。在應(yīng)用了統(tǒng)計(jì)電子檔案管理之后，基層統(tǒng)計(jì)檔案工作從繁瑣的手工整理轉(zhuǎn)變到便捷的電子管理，文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)都變得十分方便與快捷，不僅減輕了統(tǒng)計(jì)檔案工作者的負(fù)擔(dān)，也確保了檔案的整理準(zhǔn)確、管理科學(xué)、利用便捷。

二是文件保存更加穩(wěn)妥。與紙質(zhì)檔案獨(dú)一性的特質(zhì)相比，電子檔案因其可復(fù)制性而顯得壽命更長。另外，紙張的耐久性差，容易受到破壞，而一旦受損便不可逆轉(zhuǎn)。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展，貯存、讀取電子文件的設(shè)備越來越先進(jìn)，我們可以根據(jù)自己需要，選擇不同的電子載體，如大容量的移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等。這些載體的共同特點(diǎn)都是存、讀方便，容易傳遞，且存的時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不容易損壞。

總之，辦公自動(dòng)化對(duì)統(tǒng)計(jì)電子檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平要求很高，只有標(biāo)準(zhǔn)的文件信息才能用計(jì)算機(jī)處理并共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此，電子檔案管理的基礎(chǔ)工作必須做到規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)，辦公自動(dòng)化對(duì)管理人員的素質(zhì)要求也很高，這就要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，及時(shí)更新知識(shí)體系，提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下基層統(tǒng)計(jì)電子檔案管理模式的要求。

（作者單位：沂南縣統(tǒng)計(jì)局）