文·馬夢(mèng)華 牛慶瑋 張瑋

新形勢(shì)下主副崗管理制度在高校檔案工作中的實(shí)踐
——以中國(guó)石油大學(xué)（華東）檔案館為例

文·馬夢(mèng)華 牛慶瑋 張瑋

當(dāng)前，我國(guó)正處在經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，各行各業(yè)都經(jīng)歷著深刻的變革和發(fā)展，舊的工作格局逐漸消退，新的工作格局開(kāi)始形成。檔案行業(yè)作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的基礎(chǔ)行業(yè)，也面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇。十八大以來(lái)黨和國(guó)家高度重視檔案工作，無(wú)論是對(duì)檔案工作的政策支持還是經(jīng)費(fèi)投入力度都空前加大，中西部縣級(jí)檔案館建設(shè)、國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化等重點(diǎn)項(xiàng)目持續(xù)推進(jìn)。同時(shí)，也面臨著形勢(shì)嚴(yán)峻的巨大挑戰(zhàn)。面對(duì)黨和國(guó)家的新要求、人民群眾的新期待、信息時(shí)代發(fā)展新趨勢(shì)迫使檔案部門(mén)要進(jìn)一步提升創(chuàng)新能力、服務(wù)能力和安全管控能力[1]。面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何做好新形勢(shì)下的檔案工作，成為擺在檔案工作管理者面前的一道難題，而究其根本還是要解決“檔案人”的問(wèn)題。檔案工作的專業(yè)技術(shù)性決定了人力資源是檔案行業(yè)最為重要的發(fā)展資源，同時(shí)也是檔案行業(yè)最為稀缺資源，現(xiàn)階段的檔案專業(yè)技術(shù)人才與實(shí)際需求缺口較大，高層次、高技能人才，具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工匠型人才相對(duì)缺乏[2]。新形勢(shì)下，只有有效盤(pán)活有限人力資源，充分挖掘個(gè)體潛力，最大程度發(fā)揮人力資源價(jià)值，才能積極應(yīng)對(duì)檔案行業(yè)的新局面，推動(dòng)工作創(chuàng)新、優(yōu)化檔案服務(wù)、提高檔案工作管理新水平。主副崗管理制度就是一種從保證人才資源復(fù)用、提高管理效能角度出發(fā)，通過(guò)有效整合人力資源以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的制度，是人力資源管理活動(dòng)中的創(chuàng)新舉措。

一、主副崗管理制度內(nèi)涵及其實(shí)施必要性

對(duì)高校檔案工作而言，主副崗管理制度即檔案管理人員在履行好本職崗位工作的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己知識(shí)體系、業(yè)務(wù)技能、管理水平，結(jié)合部門(mén)工作需要選定一個(gè)工作副崗，并通過(guò)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)同時(shí)具備兩個(gè)崗位所需要的工作素質(zhì)和能力。每位工作人員平時(shí)主要承擔(dān)主崗工作任務(wù)，而在主崗責(zé)任人因故離崗或工作量激增情況下，副崗能夠及時(shí)頂替或進(jìn)行協(xié)助，以保證工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性。新形勢(shì)下高校檔案工作實(shí)行主副崗管理制度，既是黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的要求使然，也是高校檔案機(jī)構(gòu)整合自身人力資源、提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)、推動(dòng)工作創(chuàng)新發(fā)展的需要。

（一）新形勢(shì)下黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的要求使然

2014 年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指出要建立檔案工作新格局，同時(shí)提出“有條件的地方要對(duì)機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能?！盵3]李明華局長(zhǎng)在全國(guó)檔案安全工作會(huì)議上的講話也提到：“人是檔案事業(yè)發(fā)展的根本依靠，也是決定檔案安全的第一位因素，管好檔案必須首先管好隊(duì)伍。”[4]由此可見(jiàn)建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案員工隊(duì)伍已成為新形勢(shì)下黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的新要求，高校檔案機(jī)構(gòu)實(shí)行主副崗管理制度，能夠有效整合人力資源，保障關(guān)鍵崗位人才復(fù)用，實(shí)現(xiàn)人力資源建設(shè)的適度冗余，而保持適度人力資源冗余能夠有效應(yīng)對(duì)問(wèn)題和利用外部機(jī)會(huì)，以提高工作績(jī)效，從而促進(jìn)工作創(chuàng)新[5]。

（二）高校檔案機(jī)構(gòu)自身建設(shè)發(fā)展需要

新形勢(shì)下檔案內(nèi)容大大豐富，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸，但檔案人員的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒(méi)有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒(méi)有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開(kāi)展和有效服務(wù)。[6]同樣高校檔案機(jī)構(gòu)工作領(lǐng)域和工作幅度也在不斷拓展與擴(kuò)充，以中國(guó)石油大學(xué)（華東）檔案館為例，2013年以來(lái)，檔案館由單一的檔案實(shí)體管理職能逐步擴(kuò)展了檔案行政管理、檔案數(shù)字信息化建設(shè)、校史文化研究、校史陳列館和藝術(shù)館維護(hù)及新校史館規(guī)劃建設(shè)等多項(xiàng)職能，而檔案人數(shù)卻不能得到相應(yīng)的增加。針對(duì)人員缺乏與工作幅度拓寬之間的矛盾，制定主副崗管理制度，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供制度性保障，能夠有效的推動(dòng)檔案館自身的發(fā)展。

（三）主副崗管理制度的實(shí)施已取得了較好收益

目前我國(guó)已有較多黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位實(shí)行了主副崗管理制度，且取得了較好收益。河南省唐河縣檢察院在青年干警中推行主、副崗工作制度，打破部門(mén)和崗位局限，試行青年干警在各部門(mén)之間進(jìn)行崗位交流，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，挖掘了青年干警潛力，有效的解決了各部門(mén)業(yè)務(wù)量與人員不均的矛盾，合理整合優(yōu)化了人力資源。[7]山東省桓臺(tái)縣房管局推行主副崗工作機(jī)制，一定程度上緩解了人員緊缺的現(xiàn)狀，改善了干部職工技能單一、業(yè)務(wù)面窄的狀況，有效推動(dòng)了“一人一?！毕颉耙粚６嗄堋鞭D(zhuǎn)變。[8]北京大學(xué)圖書(shū)館也計(jì)劃于2018年探索館員主副崗聘用模式，除主崗?fù)?，跨部門(mén)確定一個(gè)或多個(gè)副崗，在全面履行主崗工作職責(zé)的同時(shí)，要求完成副崗工作任務(wù)，實(shí)行崗位雙（多）定、一人雙（多）責(zé)、業(yè)績(jī)雙（多）考。[9]主副崗管理制度在諸多黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的實(shí)行且取得的實(shí)際收益，都為高校檔案工作實(shí)行主副崗管理制度提供了現(xiàn)實(shí)借鑒意義。

二、 高校檔案工作實(shí)行主副崗管理制度具體實(shí)踐

（一） 甄別關(guān)鍵崗位

高校檔案機(jī)構(gòu)（通常為檔案館）業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置由檔案工作業(yè)務(wù)特點(diǎn)所決定，雖各高校檔案館規(guī)模各異，但大體可分為收集整理部、保管利用部、編研開(kāi)發(fā)部、信息技術(shù)部四個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，或者是以上四個(gè)部門(mén)的整合劃分，每個(gè)部門(mén)下又可按具體業(yè)務(wù)進(jìn)行崗位細(xì)分，部門(mén)名稱在高校而可能不盡相同，但部門(mén)功能基本如此。

實(shí)行主副崗的前提條件是甄選出關(guān)鍵崗位，關(guān)鍵崗位是指對(duì)檔案館業(yè)務(wù)開(kāi)展起到關(guān)鍵性作用的崗位，關(guān)鍵崗位人員的不到位直接影響到檔案館工作的正常開(kāi)展。通常來(lái)講，關(guān)鍵崗位對(duì)人員專業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平、管理能力要求較高，一般要經(jīng)過(guò)一定的培訓(xùn)才能夠勝任工作。從具體實(shí)踐來(lái)看，檔案館關(guān)鍵崗位有服務(wù)窗口崗、校史研究崗、檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)崗等。此外，同一崗位在不同時(shí)期的關(guān)鍵作用也有所不同，例如在每年存檔高峰期，收集管理的每個(gè)崗位都十分關(guān)鍵；而在檔案館策劃展覽、展出時(shí)，檔案編研崗就不可或缺甚至?xí)霈F(xiàn)人手緊張現(xiàn)象，其崗位關(guān)鍵性不言而喻。檔案館主副崗設(shè)置應(yīng)優(yōu)先滿足關(guān)鍵崗位。

（二）檔案館主副崗設(shè)置辦法

高校檔案館主副崗管理制度設(shè)置辦法可按甄選崗位、匹配人員、培訓(xùn)技能、實(shí)踐運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、再行優(yōu)化六部曲進(jìn)行。

1.甄選崗位。高校檔案館實(shí)行主副崗制度不必涵蓋全部工作崗位，崗位甄選要經(jīng)過(guò)充分的調(diào)研和論證，優(yōu)先保證關(guān)鍵崗位和重要崗位（如各部門(mén)主任崗），對(duì)于可代替性比較強(qiáng)、技術(shù)含量比較低、事務(wù)性工作較多的崗位就沒(méi)有設(shè)置副崗的必要。

2.匹配人員。對(duì)副崗進(jìn)行人員匹配時(shí)要進(jìn)行全盤(pán)統(tǒng)籌，應(yīng)結(jié)合崗位特點(diǎn)并充分考慮候選人的業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識(shí)體系、管理能力等各方面因素，盡量做到崗位需要和人員能力的最大程度吻合。

3.技能培訓(xùn)。在具體實(shí)踐中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)所選人員不能勝任副崗工作要求的情況，這時(shí)就需要對(duì)人員進(jìn)行工作技能培訓(xùn)。培訓(xùn)既要走出去參加相應(yīng)培訓(xùn)班或繼續(xù)教育研修班，又要引進(jìn)來(lái)，邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)館進(jìn)行專題培訓(xùn)，以盡快提升人員素質(zhì)，滿足工作要求。

4.實(shí)踐運(yùn)轉(zhuǎn)。在崗位、人員都確定下來(lái)以及人員能夠勝任副崗工作后，主副崗管理制度便可以進(jìn)入試運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。副崗責(zé)任人應(yīng)盡快熟知工作職責(zé)、工作要求，并在主崗責(zé)任人離崗或選擇每周確定時(shí)間段到副崗實(shí)際工作，通過(guò)實(shí)際鍛煉，來(lái)提升自己副崗工作能力。

5.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。主副崗管理制度運(yùn)轉(zhuǎn)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)際情況對(duì)責(zé)任人的副崗勝任情況、工作開(kāi)展情況進(jìn)行分析總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題并記錄再按，以備后期進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

6.再行優(yōu)化。主副崗管理制度運(yùn)轉(zhuǎn)一定時(shí)間以后（通常為一個(gè)學(xué)期），應(yīng)根據(jù)期間運(yùn)轉(zhuǎn)情況，對(duì)部分崗位副崗人員進(jìn)行適度調(diào)整，逐步實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化配置，切實(shí)提升工作水平。

三、高校檔案工作實(shí)施主副崗管理制度的收益

主副崗管理制度在高校檔案工作中的應(yīng)用與實(shí)踐，確保了關(guān)鍵崗位和重要崗位的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，培養(yǎng)了復(fù)合型人才、推動(dòng)了工作創(chuàng)新、提高了工作效能，取得了較好的工作效益。

（一）培養(yǎng)了復(fù)合型人才

主副崗管理制度的實(shí)施及其“雙崗雙責(zé)雙考核”的工作要求，使單位內(nèi)部形成了濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，每名工作人員都通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提升自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐步形成了“一專多能”的工作能力，培養(yǎng)了復(fù)合型人才。

（二）推動(dòng)了工作創(chuàng)新

主副崗管理制度有益于員工破除了單一崗位思維，行成了全局意識(shí)。通過(guò)主崗和副崗業(yè)務(wù)的結(jié)合，能夠發(fā)現(xiàn)其中存在的薄弱環(huán)節(jié)和創(chuàng)新點(diǎn)，有效推動(dòng)工作創(chuàng)新。例如中國(guó)石油大學(xué)（華東）檔案館使用的檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)就是實(shí)施主副崗管理制度后的創(chuàng)新成果，系統(tǒng)的投入使用，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)檔案利用流程由線下向線上的轉(zhuǎn)變，使檔案利用者足不出戶獲取檔案資源成為可能，檔案館的服務(wù)工作也因此贏得了較好的口碑。

（三）提高了工作效能

主副崗管理制度通過(guò)對(duì)人員的有效整合，實(shí)現(xiàn)了即分工明確又團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成了單位內(nèi)部團(tuán)結(jié)、協(xié)作、向上、和諧的工作氛圍，使得“1+1”驟變效應(yīng)充分顯現(xiàn)，進(jìn)而降低了行政成本，提高了工作效能。

新形勢(shì)下的高校檔案工作同樣需要?jiǎng)?chuàng)新驅(qū)動(dòng)，創(chuàng)新也是加強(qiáng)與改進(jìn)新形勢(shì)下高校檔案工作的必由之路。主副崗管理制度作為人力資源管理方面的創(chuàng)新舉措之一，其在高校檔案工作中的應(yīng)用，能夠充分挖掘高校檔案工作發(fā)展關(guān)鍵因素之——“檔案人”之潛力，形成工作合力，從而開(kāi)拓檔案工作新局面，提高檔案管理新高度。

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[1][2]中共中央辦公廳副主任陳世炬在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的講話.2016年12月23日

[3]關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)[Z]. 中國(guó)檔案報(bào)，2014，05.

[4]李明華局長(zhǎng)在全國(guó)檔案安全工作會(huì)議上的講話.2017年6月5日.

[5]鐘和平. 人力資源冗余與技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)系[J]. 科技進(jìn)步與對(duì)策， 2009， 26（14）:134-137.

[6]楊冬權(quán). 做好新形勢(shì)下檔案工作、建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文獻(xiàn)——學(xué)習(xí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》體會(huì)[J]. 四川檔案， 2014（3）:9-14.

[7]牛凌云. 實(shí)行主副崗制度優(yōu)化人力資源配置[EB/OL].http://newpaper.dahe.cn/jrab/html/2015-06/08/content_1272706.htm?div=-1.

[8]李兆濱. 桓臺(tái)房管局“一專多能” 試行“AB角”和主副崗工作機(jī)制[EB/OL]. http://zibo.dzwww.com/qxxw/ht/201706/t20170606_15967562.htm

[9]北京大學(xué)圖書(shū)館. 北京大學(xué)圖書(shū)館2018年行動(dòng)計(jì)劃[J]. 圖書(shū)情報(bào)研究， 2016（3）:36-45.

（作者單位：中國(guó)石油大學(xué)（華東）檔案館）