文·趙蕓蕓

加強公路工程監(jiān)理檔案管理之我見

文·趙蕓蕓

公路工程監(jiān)理檔案管理，是公路工程信息管理的一項重要工作，是監(jiān)理工程師實施工程建設(shè)監(jiān)理、進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。它有助于監(jiān)理工程師積累寶貴經(jīng)驗，有助于保護(hù)監(jiān)理單位合法利益，對不斷提高公路工程監(jiān)理工作水平，為公路工程竣工資料整理提供可靠保證等，都有著極其重要的作用。

一、公路工程監(jiān)理檔案管理中存在的問題

（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理

在公路工程施工監(jiān)理過程中實施檔案管理，不僅是工程項目建設(shè)的真實記載，也是公路建設(shè)后道路運行、養(yǎng)護(hù)和管理的歷史依據(jù)，更是維護(hù)監(jiān)理單位合法利益的保障，具有重要的憑證作用和法律價值。但是，在實際工作中，由于檔案工作發(fā)揮效益的滯后性所致檔案收集工作在項目建設(shè)前期得不到應(yīng)有的重視，監(jiān)理單位“重建設(shè)、輕檔案”的問題普遍存在，嚴(yán)重影響了工程建設(shè)過程中對文件資料的收集整理，導(dǎo)致監(jiān)理項目檔案資料管理工作不能和項目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行。往往到項目建設(shè)后期，監(jiān)理工程師才匆忙整理內(nèi)業(yè)資料，從而導(dǎo)致期間的許多文件資料丟失或損壞。

（二）制度不健全，執(zhí)行不到位

由于大部分監(jiān)理單位對檔案資料重視程度不夠，所以很多工程參建單位雖然建立了一些資料管理制度，但都很不健全，難以保證文件資料收集整理工作的有效開展。如監(jiān)理月報、質(zhì)量控制文件、監(jiān)理指令等缺乏統(tǒng)一規(guī)定，文件編號混亂、不成體系，文件格式不統(tǒng)一，對后期資料整理工作帶來很大困難；對工程竣工資料的編制要求不清晰，缺乏有效控制文件資料質(zhì)量的具體措施；對資料的保管以及移交等沒有專項制度，加之由于項目建設(shè)周期長、人員調(diào)動頻繁等，往往會造成文件資料的遺失，給后期歸檔工作造成不便和損失。

（三）監(jiān)督檢查不到位

由于公路建設(shè)項目管理單位檔案意識缺乏，在項目建設(shè)過程中，往往是檢查質(zhì)量、安全、進(jìn)度多，而檢查檔案管理少。有效的監(jiān)督檢查缺乏，造成監(jiān)理單位對檔案管理工作的不在意，嚴(yán)重影響了工程檔案的質(zhì)量。而檔案管理部門往往是在項目后期，甚至是項目完工后才介入項目檔案管理工作，造成無法從源頭上對項目檔案工作加以控制和指導(dǎo)，因此形成的檔案質(zhì)量便難以得到保證。

（四）資料存檔不規(guī)范，甚至弄虛作假

由于制度不健全、檔案意識差，造成了監(jiān)理單位原始簽證資料填寫不規(guī)范，內(nèi)容失真，甚至弄虛作假等問題。例如，項目文件字跡不清晰、圖標(biāo)規(guī)范，缺少監(jiān)理工程簽認(rèn)或者使用易褪色書寫材料書寫；項目文件使用復(fù)印件，或未使用激光打??；資料簽名不規(guī)范，特殊情況代簽時沒有簽字人的委托書；現(xiàn)場監(jiān)理指令、監(jiān)理工程師通知、整改情況反饋、監(jiān)理日志等使用復(fù)印件，等等。

（五）業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位，檔案管理人員素質(zhì)低

由于監(jiān)理單位檔案管理人員，通常由一線工程師技術(shù)人員兼職，他們通常比較缺乏對《檔案法》和公路工程檔案管理相關(guān)規(guī)定的學(xué)習(xí)，檔案意識、檔案知識相當(dāng)匱乏。有些監(jiān)理單位雖然也配備了專門的檔案管理人員，從事工程檔案管理工作，但是這些人員又通常缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，由于不懂工程專業(yè)技術(shù)，在檔案收集整理過程中也難免經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。因此，檔案管理人員素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺乏，已經(jīng)成為限制監(jiān)理單位檔案管理水平進(jìn)一步提高的瓶頸。

二、改進(jìn)公路工程監(jiān)理檔案管理的措施

（一）強化公路工程監(jiān)理檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

公路工程監(jiān)理檔案的產(chǎn)生周期長，基本上反映了工程施工監(jiān)理過程中的每一個步驟和監(jiān)理工程師的每一項工作，并且具有不可逆性。因此，工程監(jiān)理檔案收集和管理工作必須狠抓責(zé)任落實。一方面，要層層落實檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位責(zé)任，依靠合同文件和責(zé)任書，將檔案管理工作落實到崗位、落實到個人；另一方面，要加大加重對檔案管理工作中違法、違規(guī)行為的責(zé)任追究，按照《檔案法》中相關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定來約束監(jiān)理單位的行為。

（二）建立健全公路工程監(jiān)理檔案管理制度

公路工程監(jiān)理單位要按照檔案法和檔案管理條例的要求，結(jié)合工程項目的具體實際，制定和完善檔案管理的規(guī)章制度，建立檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位責(zé)任制，健全文件資料的收集、整理、保管、利用、保密等管理制度，做到嚴(yán)格管理、規(guī)范管理、科學(xué)管理。首先，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人要把項目檔案管理納入職責(zé)范圍、工作計劃和工作程序中去，要經(jīng)常檢查和落實。其次，要加強過程控制，堅持項目建設(shè)與檔案整理同步發(fā)展，把檔案質(zhì)量控制融入項目建設(shè)全過程。

（三）加強日常監(jiān)督檢查工作，注重獎優(yōu)罰劣

項目建設(shè)管理單位要按照相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范的要求，層層落實檔案管理工作責(zé)任制，督促監(jiān)理單位在項目實施過程中嚴(yán)格執(zhí)行“自檢、互檢、交接檢”三檢制度和檔案驗收移交制度。在施工過程中，要定期或不定期的對監(jiān)理單位的資料收集整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對檔案管理先進(jìn)單位和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對公路建設(shè)檔案工作中有法不依、有章不循的違法單位和個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。要把在施工階段檔案管理工作與計量支付掛鉤，每期中間交工完成的分項工程在計量時，必須在相應(yīng)的質(zhì)檢資料、試驗資料齊全并合格后才能進(jìn)行計量支付，為搞好監(jiān)理檔案管理工作提供保障。

（四）運用技術(shù)手段，提高監(jiān)理檔案管理水平

由于公路建設(shè)項目周期長、專業(yè)涵蓋面廣，造成檔案數(shù)量非常巨大，這些檔案資料又不同于一般歷史資料，對項目日后的管理、養(yǎng)護(hù)有著重要意義。因此，要實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，切實提高檔案利用率和利用價值。隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了公路工程檔案管理當(dāng)中，監(jiān)理單位在檔案收集整理過程中，應(yīng)該與公路管理信息化建設(shè)相適應(yīng)，積極推廣使用檔案管理信息化系統(tǒng)，充分利用計算機、攝像機、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)，對項目施工監(jiān)理過程中所保存的檔案資源進(jìn)行信息化處理，提高檔案存儲、整理、編目、檢索效率，使檔案管理由科學(xué)化、規(guī)范化，逐步走向現(xiàn)代化、信息化。

（五）加強監(jiān)理檔案管理專兼職人員培訓(xùn)

首先，要加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，使檔案管理人員對項目建設(shè)程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程管理、計量支付等有較為深入的理解，讓監(jiān)理單位檔案管理負(fù)責(zé)人同時具備交通部監(jiān)理工程師資質(zhì)；其次，要加強檔案管理新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使檔案管理人員具備工程技術(shù)和檔案管理雙層知識框架。

隨著公路建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，暴露在公眾面前的公路安全質(zhì)量問題也越來越多，監(jiān)理單位在認(rèn)真做好項目施工監(jiān)理工作的同時，加強檔案管理、確保檔案的完整性和真實性，對保護(hù)監(jiān)理工程師利益具有重大意義。因此，提高監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料管理整體水平，已經(jīng)成為公路監(jiān)理企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急和未來發(fā)展的必經(jīng)之路。

（作者單位：臨沂交通工程咨詢監(jiān)理中心）