摘 要:管理與歸檔是合同信息化建設的兩個重點。提升合同管理信息化水平需要著眼于制度建設、管理平臺建設和團隊建設三個方面,提升合同資料的歸檔水平應加強軟硬件建設,建立統(tǒng)一的合同歸檔流程和加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設。
關(guān)鍵詞:合同信息化;管理;歸檔
合同是規(guī)范企業(yè)和其他組織或個人之間經(jīng)濟行為的重要依據(jù),調(diào)整的主要是動態(tài)的財產(chǎn)關(guān)系。訂立合同的主要目的是規(guī)范和保障合同雙方當事人的權(quán)利和義務,也是日后合同雙方產(chǎn)生分歧的文字性依據(jù),確保合同當事人雙方談判有據(jù)可依。進入信息社會以來,企業(yè)將合同信息化建設列為企業(yè)重大發(fā)展戰(zhàn)略,直接關(guān)系企業(yè)的經(jīng)營成敗。合同信息化建設有兩個重點——管理和歸檔,因此,在企業(yè)競爭日益激烈的今天,做好企業(yè)合同信息化管理和合同信息歸檔就具有了極強的現(xiàn)實意義。
1 合同信息化管理
隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的進步與發(fā)展,我國已進入信息時代。信息時代是信息爆炸的時代,也是信息化管理的時代,合同信息化管理更是成為現(xiàn)代企業(yè)管理的必要能力,與此同時,在企業(yè)由粗獷型管理向精細化管理轉(zhuǎn)變的過程中,企業(yè)經(jīng)營管理對企業(yè)的合同管理信息化建設提出了更高的要求。
1.1 合同管理信息化的必要性
合同管理是一項系統(tǒng)工程,從時間上來看,合同管理貫穿項目始終,具有時限長的特點;從要求上來看,合同管理涉及各參與主體,對技術(shù)和協(xié)同能力要求高;從操作程序上來看,合同管理從擬定合同到合同落實具有一套規(guī)范性的操作流程,不僅步驟繁瑣,還伴有不確定的因素;從內(nèi)容來看,合同管理主要涉及的是合同當事人雙方的權(quán)利和義務要求,其細則內(nèi)容是廣泛多樣和具體的。
合同管理的這些特點也是合同管理重點和難點的體現(xiàn),而合同管理信息化建設能夠很好地解決合同管理中的重難點問題。合同信息化管理將合同管理劃分成不同階段、時段,通過信息化平臺的搭建,對不同階段、時段進行實時的追蹤、記錄,及時發(fā)現(xiàn)合同信息化管理存在的問題,做好反饋和改進,便捷了企業(yè)對合同管理的全面掌控。
1.2 提升合同管理信息化水平的對策
1. 加強合同信息化管理制度建設
合同信息化管理制度是合同管理制度的重要組成部分,加強合同信息化管理制度建設應從如下幾個方面著眼,一是強化流程規(guī)范,具體是合同管理業(yè)務流程規(guī)范和技術(shù)規(guī)范,是對合同的細化;二是制定合同管理各環(huán)節(jié)如合同信息的錄入、上傳、審批等環(huán)節(jié)的實施細則,這些實施細則要符合合同管理各環(huán)節(jié)的標準和要求,同時也要做好合同留存、分類和歸檔等工作;三是加強合同風險管理機制建設,重點是做好風險管理機制中的風險識別、風險分析、風險評價和風險控制等環(huán)節(jié),具體來說,在合同信息化建設中要有“繡花”的功夫,要加強對合同信息平臺的管理與維護,完善合同風險預警機制和疏導機制,同時也要采取科學有效的安全措施,提高合同信息的保密性。
2. 加強合同信息化管理平臺建設
加強合同信息化管理平臺建設應從兩個方面著眼,一是要建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準化規(guī)范化是合同信息化建設的重要基礎[2],主要包括錄入合同基本信息要完備精準,上傳合同文件要符合格式要求,合同評審要避免形式化以及合同留存和歸檔要科學有效等。二是要建立操作簡便的合同信息化管理系統(tǒng),主要包括理清各子系統(tǒng)之間的邏輯關(guān)系,確定前置事務和后置事務;對復雜環(huán)節(jié)根據(jù)合同信息化管理要求進一步分解;將流程圖引入到合同信息化管理中,將合同生命周期分解為若干階段,完成每個階段的管理任務。
3. 組建優(yōu)秀的合同管理隊伍
企業(yè)的競爭實質(zhì)上是人才的競爭,組建優(yōu)秀的合同管理隊伍成為企業(yè)致勝的秘密法寶。組建優(yōu)秀的合同管理隊伍包括,一是提升合同管理人員的信息化意識,不僅要掌握合同管理的辦法和標準,更要熟練掌握計算機操作和合同信息化管理平臺的操作,因此,提升合同管理人員的信息化意識就是在完善合同管理人員的知識結(jié)構(gòu),尤其是完善信息化知識結(jié)構(gòu)。二是強化責任意識。合同管理人員要強化責任意識,端正工作態(tài)度,立足本職崗位,同時培養(yǎng)自主學習能力,完善知識結(jié)構(gòu),積極提高自己的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。
2 合同資料的歸檔
合同資料的歸檔是合同管理的重要環(huán)節(jié),在傳統(tǒng)合同管理工作中,合同資料的歸檔是一個費時費力的工作,將信息化引入到合同管理中,能夠最大限度地簡化合同資料的歸檔工作。
2.1 信息化對資料歸檔的時限的控制
對合同文本和相關(guān)材料的歸檔實現(xiàn)具有嚴格的控制,有利于確保資料的完整性和規(guī)范性,也有助于增強合同信息的安全性、保密性。歸檔時限過長,合同管理人員會產(chǎn)生記憶偏差,會遺漏掉一些關(guān)鍵的材料,為后續(xù)工作的開展埋下隱患。資料長期滯留項目人員手中,不僅會造成資料的丟失,也因保管不善造成資料的破損,這就會增加檔案部門接收的難度,會影響檔案的有效利用。同時過度流轉(zhuǎn)也會造成資料的泄露,尤其是項目報價等敏感信息的泄露,會給企業(yè)造成重大的損失。
因此,資料歸檔要嚴格把控合同的歸檔日期,按時歸檔。合同信息化管理平臺發(fā)布歸檔通知,以合同發(fā)出時間為節(jié)點,自動向后順延若干時間,如一周、一個月等,要求合同資料在約定時間內(nèi)必須在合同蓋章發(fā)出的約定時間段內(nèi)收齊返回,超出約定時間,平臺系統(tǒng)會直接關(guān)閉,自動終止合同,這也就意味著該合同的自動失效。若想解除終止,必須得到上級相關(guān)部門領(lǐng)導的批準,合同信息化管理平臺將考核系統(tǒng)納入合同系統(tǒng)管理中,晉升與合同歸檔績效直接掛鉤,系統(tǒng)如同一張張開的大網(wǎng),促使資料的歸檔能夠如期進行。
2.2 加強合同資料歸檔的舉措
1. 加強軟件和硬件建設
在當前的合同資料歸檔過程中,需要加強軟件和硬件建設,為合同資料的順利歸檔提供基礎保障。首先是加強硬件建設。合同資料的歸檔離不開必備的硬件設施,如電腦、掃描儀、刻錄設備、網(wǎng)絡等,因此企業(yè)需要加大資金方面的投入,確保合同歸檔硬件設備的齊全配備,建立信息使用主體與合同歸檔部門的高效連接。其次是軟件建設。軟件建設一方面要選擇合適的歸檔系統(tǒng),另一方面要做好系統(tǒng)的升級和兼容工作,維護管理平臺的正常運行。
2.建立統(tǒng)一的合同資料歸檔流程
合同歸檔是檔案管理的重要組成部分,目的在于實現(xiàn)合同檔案資源利用的最大化[3],因此,必須建立起一套統(tǒng)一的合同資料歸檔流程,該流程包括,一是對合同資料的整理、統(tǒng)計以及服務標準等進行統(tǒng)一規(guī)定,作為今后合同資料歸檔的標準程序;二是提高信息的使用率,對合同資料歸檔信息進行合并統(tǒng)一管理,加強信息資源共享平臺建設,確保合同信息在平臺上實現(xiàn)信息資源的有效共享。
3.加強合同資料歸檔的數(shù)字化建設
加強合同資料歸檔信息化建設主要分為三步,第一步是搭建系統(tǒng)橋梁,搭建聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換借口,實現(xiàn)信息的有效錄入、傳輸和歸檔,并接入檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。第二步是下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù),對因技術(shù)等原因造成的數(shù)據(jù)交換口無法連接的情況,可以采取權(quán)宜性的手段,將電子合同資料直接下載,采用原文管理的方式轉(zhuǎn)存到合同資料歸檔系統(tǒng)。第三步是掃描數(shù)據(jù),通過掃描、拍攝等方式將紙質(zhì)合同資料轉(zhuǎn)化為電子信息,實現(xiàn)合同資料歸檔的數(shù)字化管理。
4 結(jié)語
合同信息化建設被列為企業(yè)重大的發(fā)展戰(zhàn)略,關(guān)乎企業(yè)的經(jīng)營成敗。管理和歸檔是合同信息化建設的的兩個重點,因此,在信息化時代,必須采取相關(guān)措施做好合同信息化管理與合同資料歸檔工作。
參考文獻
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[3].陳曉悅.加強合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息,2017(15):263.
作者簡介
曾曉瑩(1981-),女,廣東省河源市,大學本科,中級,研究方向:事業(yè)單位檔案管理endprint