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        檔案管理工作與討論

        2017-11-04 10:36:28王淑軍
        卷宗 2017年28期
        關(guān)鍵詞:檔案室檔案局失業(yè)

        王淑軍

        摘 要:檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分,中央領(lǐng)導(dǎo)同志曾經(jīng)指出“檔案是人類活動的真實(shí)記錄,是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面,是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?!边@充分說明了檔案工作在建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;責(zé)任

        近年來,根據(jù)形勢發(fā)展和工作要求,堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā),明確分級管理責(zé)任,制定和執(zhí)行工作計(jì)劃,并認(rèn)真組織實(shí)施,全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地整理保存好各種檔案。切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感,確保就業(yè)失業(yè)人員檔案管理工作順利和深入的開展,本人就檔案管理工作做一總結(jié)。

        1 歸檔與整理情況

        檔案管理是用文字、標(biāo)本、影像等手段對事物的歷程及發(fā)展進(jìn)行記錄、搜集、分類、整理、存放、保管、查詢等方面的綜合體現(xiàn),做好檔案管理工作是十分重要的。

        本人自參加工作以來,與檔案管理工作就有千絲萬縷的聯(lián)系,特別是自2004年以來,本人從事和分管就業(yè)人員登記、失業(yè)職工檔案審核管理、就業(yè)前失業(yè)后人員的職業(yè)技能培訓(xùn)、開發(fā)就業(yè)崗位安置就業(yè)困難人員、靈活就業(yè)人員檔案代理、核發(fā)符合條件人員補(bǔ)貼等工作。這些工作的開展都離不開檔案。

        1、培訓(xùn)檔案方面

        職業(yè)培訓(xùn)檔案是反映參培人員技能水平和申請培訓(xùn)補(bǔ)貼的可靠依據(jù),在審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)檔案材料分類不明確、張頁缺失、記錄不全等問題,為規(guī)范管理,下決心整順檔案,我單位向檔案局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后,區(qū)檔案局派技術(shù)人員來我中心定點(diǎn)培訓(xùn)機(jī)構(gòu),手把手進(jìn)行指導(dǎo),歷時(shí)一月有余,從考勤、試卷、課時(shí)、教師聘請、學(xué)員登記、證書發(fā)放、補(bǔ)貼申請等每一方面進(jìn)行材料收集、分類、裝訂、歸檔等工作,按照標(biāo)準(zhǔn)共立卷200余份。在后期的審計(jì)和上級業(yè)務(wù)部門工作檢查中,檔案工作得到了肯定和表揚(yáng),并被上級業(yè)務(wù)部門樹立為標(biāo)桿,接待各縣市區(qū)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)交流30余次。到目前培訓(xùn)機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)立卷800余卷。

        2、失業(yè)職工檔案方面

        企業(yè)職工失業(yè)后,檔案轉(zhuǎn)移到失業(yè)職工管理科管理,因企業(yè)職工失業(yè)后,國家為保證符合條件人員在失業(yè)的一定時(shí)期內(nèi)享受到培訓(xùn)補(bǔ)貼和生活補(bǔ)助等優(yōu)惠政策,由于歷史原因,在繳納社會保險(xiǎn)上,又分為實(shí)行全員合同制前的統(tǒng)籌繳納和實(shí)行全員合同制后的單位繳納、個(gè)人繳納部分,這在計(jì)算待遇上就要分清視同繳納和實(shí)際繳納的分界線,由于企業(yè)檔案管理水平的差異,在移交檔案時(shí)存在檔案記錄缺少、檔案重復(fù)、整理凌亂等現(xiàn)象,在使用檔案核定待遇上帶來了很多不便和麻煩,針對存在的諸多問題,單位領(lǐng)導(dǎo)決定抽調(diào)專門人員,在區(qū)檔案局技術(shù)人員的指導(dǎo)下,首先整理出樣本,對現(xiàn)存檔案逐一梳理,同時(shí)制定了檔案接收、整理、歸檔制度,統(tǒng)一檔案袋、統(tǒng)一順序、統(tǒng)一目錄、借閱轉(zhuǎn)移記錄明確的,部分信息錄入計(jì)算機(jī),通過以上措施為日后工作帶來了極大便利,為服務(wù)群體節(jié)省了時(shí)間,現(xiàn)存失業(yè)職工檔案5600余份,年流轉(zhuǎn)3500余份。

        3、代理人員檔案方面

        代理人員檔案范圍,主要包括靈活就業(yè)人員、大中專畢業(yè)生、企業(yè)整體代理人員。這部分人就業(yè)方式多樣,流動性大;有的大中專畢業(yè)生就業(yè)后學(xué)生檔案覺得無關(guān)緊要,不與就業(yè)檔案一起存放;有的檔案在此,異地就業(yè)。所以死檔、重復(fù)建檔嚴(yán)重,檔案內(nèi)容記錄不全。針對實(shí)際,我們首先分類分片存放;并參照失業(yè)職工檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一進(jìn)行了整理、歸檔;對檔案重復(fù)的張頁予以剔除,剔除張頁單獨(dú)存放,做好記錄,便于以后查找;對于缺失的予以補(bǔ)齊;對新接收的檔案要求企業(yè)或個(gè)人按標(biāo)準(zhǔn)整理好,給以接收存檔?,F(xiàn)存代理人員檔案23000余份,年流轉(zhuǎn)檔案3000余份。

        4、檔案室建設(shè)及檔案管理制度建立

        在檔案局技術(shù)人員的指導(dǎo)下,依據(jù)檔案室創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn),購置檔案密集架80余組,并購置配備了除塵、除濕、防火、攝影、攝像、計(jì)算機(jī)、復(fù)印、打印等設(shè)備設(shè)施,并按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一歸檔存放,制定了人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)制度,完善了各種登記薄和臺帳?,F(xiàn)存代理檔案23000余份,年流轉(zhuǎn)3000余份。被評為省級一級檔案室。

        2 存在的問題

        1、檔案管理人員人手缺少

        由于隨著社會的發(fā)展,人們對檔案的認(rèn)識越來越重,建立檔案的人員越來越多,加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),現(xiàn)有人員已滿足不了檔案份額的增速。

        2、檔案室使用面積狹小

        由于各類檔案歸檔數(shù)量大量增加,檔案室使用空間越來越窄。

        3、流動人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創(chuàng)新

        由于部分檔案托管人員,需要時(shí)尋找查閱檔案,不需要就置之不理,對自己的工作信息不能及時(shí)進(jìn)入檔案,使用時(shí)查找不到。

        3 建議與設(shè)想

        1、全區(qū)整合資源,各部門、各單位檔案存放統(tǒng)一場所,檔案管理人員統(tǒng)一分配使用,搭建統(tǒng)一的管理平臺,建立電子檔案,逐步實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

        2、積極引導(dǎo)各單位密切配合,互通信息,減少一人多檔、重復(fù)建檔現(xiàn)象,充分使用場地、空間。

        3、加大政府投入,增加和培訓(xùn)檔案專業(yè)人才。endprint

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