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        檔案管理科學(xué)化水平提高途徑探索

        2017-11-04 01:06:27李暉
        卷宗 2017年28期
        關(guān)鍵詞:途徑檔案管理

        李暉

        摘 要:新形勢(shì)背景下,檔案管理科學(xué)化是檔案管理的重要工作,提高檔案管理科學(xué)化水平既可以滿足現(xiàn)代化建設(shè)需求,又可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,促進(jìn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)。本文主要就檔案管理科學(xué)化水平提高途徑作出了探討。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;科學(xué)化;途徑

        隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作有了更高的要求,即提高檔案管理科學(xué)化水平。檔案管理科學(xué)化水平的提高是檔案工作必不可少的課題,是滿足信息化發(fā)展需求的選擇,對(duì)促進(jìn)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化有著積極促進(jìn)作用。所以,探討檔案管理科學(xué)化水平提高途徑就顯得尤為重要。

        1 檔案管理科學(xué)化水平提高的意義

        首先,檔案管理科學(xué)化水平的提高有利于促進(jìn)信息化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天,信息化已經(jīng)普遍應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域,加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛介入,人們的生活、工作方式發(fā)生了巨大變化,所以,為了更好地提升檔案管理質(zhì)量,需要摒棄傳統(tǒng)管理方式,在實(shí)踐中不斷探索新的管理途徑、形式,促進(jìn)檔案收集、存儲(chǔ)、傳播的科學(xué)改革,從而保障檔案管理的合理化、標(biāo)準(zhǔn)化。但檔案管理科學(xué)化水平的提高是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,需要我們高度重視新技術(shù)發(fā)展,并加以創(chuàng)新,促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展。

        其次,檔案管理科學(xué)化水平的提高有利于滿足現(xiàn)代檔案管理需求。就目前而言,檔案涉及統(tǒng)計(jì)規(guī)劃、物資供給、教育衛(wèi)生與經(jīng)營(yíng)銷售等種類,所以對(duì)檔案管理員提出了更高的要求,即除了要具備專業(yè)的知識(shí)與技能,還要具備良好的個(gè)人素養(yǎng),從而做好檔案分類、傳播工作。為了提升檔案管理效率,管理員引進(jìn)了計(jì)算機(jī),取得了一定的成績(jī),但計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍有限,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足在現(xiàn)代檔案發(fā)展需求,所以提高檔案管理科學(xué)化水平才是解決難題的有效途徑。

        最后,檔案管理科學(xué)化水平的提高有利于提升文化水平。檔案管理作為文化建設(shè)的重要組成部分,其作用不容忽視,檔案具有豐富多彩的內(nèi)容,多樣化的形式,不僅涉及面廣泛,而且突顯了傳統(tǒng)文化,充分展現(xiàn)了自身魅力,使人們更加信服。另外,檔案在鑒證歷史文化的同時(shí)還明確了未來發(fā)展方向,可靠性較高,因此,檔案管理科學(xué)化水平的提高有利于提升文化水平,促進(jìn)案積極作用與現(xiàn)實(shí)價(jià)值的充分發(fā)揮。

        2 檔案管理科學(xué)化水平提高的途徑

        2.1 創(chuàng)新管理思想,切實(shí)落實(shí)檔案管理現(xiàn)實(shí)化

        檔案管理科學(xué)化水平的提高不是一蹴而就的,一方面需要檔案管理員正確認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化水平的實(shí)際效用與價(jià)值,意識(shí)到傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案發(fā)展需求,從而創(chuàng)新管理思想,為檔案管理科學(xué)化水平的有效提高鋪墊基礎(chǔ);另一方面需要檔案管理員加大軟硬件投入力度,保障資金的充足,從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效落實(shí)。

        2.2 轉(zhuǎn)變管理手段,提升檔案管理效率

        科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力,對(duì)檔案管理科學(xué)化水平的提高起著積極促進(jìn)作用。在社會(huì)不斷發(fā)展的今天,檔案工作已經(jīng)不再局限于紙質(zhì)檔案、實(shí)體管理,開始實(shí)施數(shù)字化管理,轉(zhuǎn)面對(duì)面服務(wù)為網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),這在很大程度上提高了檔案工作的科學(xué)化、信息化水平??v觀西方國(guó)家的檔案管理狀況,我們不難發(fā)現(xiàn)他們有效構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)庫,促進(jìn)了信息檢索水平的有效提高,既具備良好的信息服務(wù)技能,又具備完善的管理手段。就以英國(guó)檔案館來說,他們?yōu)榱颂嵘Y料、服務(wù)等方面的優(yōu)勢(shì),構(gòu)建了檔案目錄資源網(wǎng),為全球用戶提供了便利,即只要在有網(wǎng)絡(luò)的情況下全球用戶可以隨意檢索檔案信息。

        為此,我國(guó)也應(yīng)緊隨潮流,主動(dòng)提升科技意識(shí),加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度,利用先進(jìn)信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作方式與手段,使檔案管理能夠滿足時(shí)代發(fā)展需求,同時(shí)要強(qiáng)化數(shù)字信息建設(shè),如建設(shè)電子檔案與數(shù)字檔案館等等,進(jìn)一步發(fā)揮管理技術(shù)作用,在基礎(chǔ)上依據(jù)實(shí)際發(fā)展情況開發(fā)相應(yīng)的軟件,創(chuàng)建科學(xué)、合理的檔案信息管理體系、服務(wù)體系,促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升,更好地為城市建設(shè)服務(wù)。需要注意的是,雖然新技術(shù)的開發(fā)、新方式的運(yùn)用對(duì)檔案管理科學(xué)化水平提高具有積極促進(jìn)作用,但檔案信息安全的維護(hù)也不容忽視,我們?cè)诩訌?qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時(shí)還要注重安全管理,保障二者的同步進(jìn)行,從而促進(jìn)安全可靠、方便運(yùn)用合理統(tǒng)一的實(shí)現(xiàn)。

        2.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化

        檔案管理現(xiàn)代化實(shí)施是促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平有效提高的主要手段,所以,我們應(yīng)加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)建的重要程度,并為之付諸努力,即依據(jù)檔案管理運(yùn)行狀況合理引進(jìn)所學(xué)的軟硬件設(shè)備,提供相應(yīng)的資金,運(yùn)用相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理,如計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)等,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)建的實(shí)現(xiàn),為檔案管理科學(xué)化水平提高鋪墊基礎(chǔ)。除此之外,還要?jiǎng)?chuàng)建與檔案管理特征相符合的計(jì)算機(jī)管理體系,使檔案自動(dòng)化管理成為可能,最大限度地提升檔案管理效率。

        2.4 重視檔案管理工作,健全檔案管理制度體系

        檔案管理科學(xué)化水平的提高需要檔案管理機(jī)制的支持,所以我們需要不斷完善檔案檔案管理運(yùn)行機(jī)制,具體來說:第一,檔案管理員在檔案管理創(chuàng)建過程中要遵循相應(yīng)的法律法規(guī),加大對(duì)檔案管理科學(xué)化水平提高工作的重視程度,將其歸納為重點(diǎn)工作;第二,各部門要在充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性的基礎(chǔ)上認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作,在實(shí)踐中不斷探索與創(chuàng)新,以制定一套有利于自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制,發(fā)揮工作責(zé)任制作用,同時(shí)要實(shí)施專人專崗,完善相應(yīng)的考核體制,促進(jìn)檔案管理員歸屬感、工作熱情的有效提升,實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),為檔案管理科學(xué)化水平提高提供條件;第三,上級(jí)部門應(yīng)發(fā)揮好自身應(yīng)有的地位與作用,積極開展檔案檢查工作,對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)行有效控制,促進(jìn)檔案管理完善。

        2.5 發(fā)揮政府作用,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

        對(duì)于檔案管理信息化建設(shè),政府應(yīng)引起重視,并加大宣傳力度,給予足夠的支持與認(rèn)可,具體來說:首先要加大資金投入力度,為檔案管理信息化建設(shè)提供資金支持;其次要?jiǎng)?chuàng)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建,尤其是企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建;最后要借助科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì),拓展檔案信息收集范圍與存儲(chǔ)空間。總得來說,政府應(yīng)從充分發(fā)揮自身應(yīng)有的地位與作用,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

        2.6 加強(qiáng)人才培養(yǎng),創(chuàng)建專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

        新形勢(shì)背景下,檔案管理發(fā)生了新的變化,不僅內(nèi)容更加充實(shí)、分工更加合理,而且技術(shù)更加先進(jìn),檔案管理員的專業(yè)知識(shí)技能、個(gè)人能力素養(yǎng)都有所提高。檔案管理員除了要掌握基本操作技巧,整理檔案、鑒定檔案、開發(fā)檔案、保護(hù)檔案等等,還要具備優(yōu)秀的管理技術(shù)與良好的個(gè)人品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng),能夠任勞任怨、科學(xué)統(tǒng)籌、敢于創(chuàng)新,要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,注重新知識(shí)學(xué)習(xí)、新技能掌握,努力提升適應(yīng)能力與學(xué)習(xí)能力,創(chuàng)建高素質(zhì)高技能的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。轉(zhuǎn)變觀念,注重檔案管理的效益性,不斷引進(jìn)新的管理手段與方法,加強(qiáng)管理優(yōu)化;尊重人才,堅(jiān)持以人為本原則,在培養(yǎng)現(xiàn)有檔案人才的同時(shí)積極引進(jìn)新的優(yōu)秀人才,不斷壯大檔案管理隊(duì)伍,提升隊(duì)伍整體素質(zhì),為檔案管理科學(xué)化水平的有效提高提供保障。

        3 結(jié)論

        總而言之,在信息化不斷發(fā)展的今天,檔案管理的作用越來越明顯,與人們的現(xiàn)實(shí)生活有著密切相連的關(guān)系,所以提高檔案管理科學(xué)化水平具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義,即促進(jìn)規(guī)范化、科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn),提升檔案管理效益。需要注意的是,檔案管理科學(xué)化水平的提高是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要在實(shí)踐中不斷探索相應(yīng)的途徑,從而充分發(fā)揮檔案作用,為城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王鳳娟.檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持“四抓四到位”[J].檔案時(shí)空. 2016(10)

        [2]張曉婷,鐘鵬. 提升檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代交際. 2016(02)

        [3]任慶宇.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].赤子(上中旬). 2014(13)endprint

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