摘 要:本文首先分析了科技檔案管理信息化的必要性:不斷提升科技檔案的社會性;科技檔案內容更加豐富和復雜;科技檔案管理是事業(yè)單位信息化建設和發(fā)展的關鍵步驟,然后分析了科技檔案管理信息化應用中存在的問題:專業(yè)的信息化科技檔案管理人才缺乏;信息化設備不足;企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視,最后分析了提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施:加強科技檔案管理的人力資源建設工作;引進現(xiàn)代科技檔案管理設備;引進現(xiàn)代科技檔案管理設備。
關鍵字:信息化;科技檔案;管理;問題
科技檔案管理工作包含收集、整理、統(tǒng)計原始科技檔案實體等,是管理和開發(fā)利用科學技術檔案的專業(yè)化工作??萍紮n案的信息化管理則是依據(jù)檔案管理和信息技術的要求,用硬盤或服務器來保存檔案信息內容,實現(xiàn)通過網(wǎng)絡直接利用和調取科技檔案信息??萍紮n案信息化管理使傳統(tǒng)的科技檔案管理方式發(fā)生了巨大變化,使科技檔案的利用效率和使用價值大幅提高。通過使用計算機和信息技術,使網(wǎng)絡化管理取代了之前的手工管理,科技人員可以使用信息搜索快速找到自己需要的信息,減少了信息查找的時間,提高了檔案的使用效率,對科學技術的發(fā)展有一定的促進作用。
1 科技檔案管理信息化的必要性
(一)不斷提升科技檔案的社會性
當前,我國正處于快速發(fā)展的階段,由此,存在著諸多的不同的經(jīng)濟組織形式、企業(yè)的經(jīng)營模式能夠有著很大的區(qū)別。這種情況下,科技成果的社會化傾向和轉化效率得到了不斷提高,并還會得到繼續(xù)利用和改進。科技成果的應用和科技檔案管理之間存在著密切的聯(lián)系,這就要求科技檔案管理也需要具有社會化的性質??萍紮n案管理不能簡單地認為只是管理科技資料,還需要順應時代的發(fā)展需求將管理方式開放化,增強科技檔案管理的社會性,因此信息化十分有必要。
(二)科技檔案內容更加豐富和復雜
隨著近些年來信息化技術的迅猛發(fā)展,傳統(tǒng)工業(yè)與信息技術產(chǎn)生了碰撞和結合,使傳統(tǒng)工業(yè)得到了發(fā)展。例如生產(chǎn)過程自動化不斷得到加強,企業(yè)生產(chǎn)中逐漸開始使用自動化監(jiān)測等??萍紮n案管理的管理對象和服務對象都具有著社會化的特點,這就使得科技檔案的來源十分廣泛、內容十分復雜。傳統(tǒng)的科技檔案管理收集和處理科技情報資料十分單一,但隨著信息化技術的發(fā)展和應用,加快了科技信息的傳遞速度,擴大了科技信息的使用范圍。社會化的科技檔案管理具備的更加豐富、使用更加廣泛的內容對信息化要求很大。
(三)科技檔案管理是事業(yè)單位信息化建設和發(fā)展的關鍵步驟
事業(yè)單位的科技檔案信息化管理,主要依靠現(xiàn)代化的信息處理和網(wǎng)絡等高新技術。所以,只有通過及時、有效和全面地進行科技檔案的信息化改造,才能充分簡化信息資源的開發(fā)和利用過程,才能不斷提升事業(yè)單位的生產(chǎn)管理能力和核心競爭力。而在實際的改革過程中,事業(yè)單位自身應該及時地把握機遇,快速、高效地進行科技檔案的信息化建設和管理,才能緊跟時代步伐,為事業(yè)單位的管理、研發(fā)提供助力。以食品藥品檢驗所的科技檔案信息化管理為例,只有在最短的時間內盡快地保管藥品檢驗的檢驗數(shù)據(jù)和結果,才能有效地使食品藥品檢驗對社會提供更為周到的服務,才能全面實現(xiàn)科技檔案的電子化和網(wǎng)絡化。因而,為了加強藥品科技檔案信息的建設,必須運用當前的科技信息化建設手段,進行全面科學的建設。
2 科技檔案管理信息化應用中存在的問題
作為企業(yè)以及世界科學技術發(fā)展的見證者,科技檔案中包含著科學技術發(fā)展過程中的啟迪和經(jīng)驗教訓,具備著十分重要的歷史性價值,即使當前用不到,但在將來某個時間還會用到。作為現(xiàn)代科技檔案管理的方向,信息化具備著十分重要的價值,但仍存在一些問題。主要包括以下幾種:
(一)專業(yè)的信息化科技檔案管理人才缺乏
科技檔案管理的效率隨著信息技術的發(fā)展和應用得到了大幅提高,但隨之而來的就是檔案管理部門專業(yè)高技術人才的缺乏,尤其是同時具備檔案管理和信息處理能力的人才。專業(yè)人才的缺失導致科技檔案的使用效率受到很大影響,無法充分發(fā)揮自己的作用和價值。目前許多檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法,缺乏對信息化技術的了解。許多科技檔案管理部門缺乏信息化管理的觀念,導致科技檔案管理質量很差。由于缺乏專業(yè)人才,導致許多企業(yè)引進的現(xiàn)代化信息設備得不到充分利用,科技檔案信息化和數(shù)字化更是無從談起,嚴重影響了信息化技術在科技檔案管理中的作用。
(二)信息化設備不足
許多企業(yè)并不重視科技檔案管理信息化的工作,使得企業(yè)內科技檔案管理設施投入經(jīng)費過少,得不到及時地更新?lián)Q代,這樣也就無法建立和應用檔案信息化系統(tǒng),嚴重影響了檔案信息管理的服務性和開放性,無法實現(xiàn)企業(yè)內部資源共享。此外各企業(yè)之間使用的檔案管理軟件也不盡相同,不統(tǒng)一的規(guī)格導致軟件缺乏通用性,無法實現(xiàn)兼容。目前尚未有能夠完全統(tǒng)一檔案信息管理的軟件和文件檢索軟件,這也干擾了檔案信息化技術的應用和推廣,阻礙了科技檔案管理信息化的發(fā)展。
(三)企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視
部分企業(yè)并沒有意識到科技檔案管理信息化的重要意義,不重視科技檔案管理信息化的建設和應用。沒有把科技檔案信息化作為企業(yè)管理的主要內容。目前許多企業(yè)沒有制定完備的科技檔案信息化規(guī)劃、應用、發(fā)展處于盲目狀態(tài),準備、決策、實施等存在缺陷。一些企業(yè)的科技檔案管理觀念十分落后,無法在科技檔案管理工作中應用現(xiàn)有的信息化技術。
3 提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施
科技檔案管理模式在計算機技術和信息技術的發(fā)展應用過程中發(fā)生了巨大的變化??萍紮n案管理的信息化應用對現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展具有著十分重要的促進作用。因此企業(yè)需要重視科技信息化檔案信息管理工作,充分發(fā)揮科技檔案的作用??梢圆扇∫韵麓胧┻M行改善:
(一)加強科技檔案管理的人力資源建設工作
企業(yè)管理人員要改變原來的觀念,重視科技檔案信息化應用工作,做出合理的規(guī)劃方案,將科技檔案信息化建設作為企業(yè)管理的一個重點進行。這一過程中需要嚴格按照現(xiàn)代檔案管理的要求,解放思想,轉變原有觀念,做好規(guī)劃安排。企業(yè)內應當設立配備專業(yè)科技檔案管理人員的科技檔案管理部門,建設具備專業(yè)檔案、信息技術處理的人才隊伍,定期開展相關培訓活動,使檔案管理人員及時了解最新技術,不斷提高管理人員的業(yè)務素質、知識水平和業(yè)務能力,加快科技檔案管理的信息化應用。
(二)引進現(xiàn)代科技檔案管理設備
科技檔案信息化和數(shù)字化的基礎就是現(xiàn)代的科技檔案管理設備。企業(yè)必須加大檔案管理系統(tǒng)的資金投入,使檔案管理系統(tǒng)得到不斷完善,使其能夠更好的為企業(yè)服務。系統(tǒng)日常維護和升級過程都需要與專業(yè)的軟件公司進行合作,檔案管理信息化系統(tǒng)對硬件也有十分高的要求,因此必須保證充足的資金投入??萍紮n案管理的軟件和系統(tǒng)的選擇必須充分考慮企業(yè)自身狀況,系統(tǒng)可以與辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)系起來,保證其通用性。系統(tǒng)應具備良好的兼容性和便于升級的性能。充分利用現(xiàn)代科技檔案技術,保證科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護工作順利進行,使文件利用率得到大幅提高。利用原文輸入和掃描。將科技檔案上傳到科技檔案信息化管理平臺,實現(xiàn)科技檔案的快速檢索和查詢。
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作者簡介
孫水來,檔案助理館員。