馬震安

在進(jìn)行人員管理、產(chǎn)品管理等工作的過程中，我們經(jīng)常要在PPT演示中調(diào)用許多Excel工作表，若將圖表逐一復(fù)制到PPT中，既耗時(shí)又繁瑣。如果在PPT幻燈片中加入數(shù)據(jù)透視圖表，動(dòng)態(tài)地控制同一圖表中顯示的內(nèi)容，靈活地顯示各種分析結(jié)果，這樣用一個(gè)交互式圖表就能完成大量的數(shù)據(jù)分析（圖1）。

1. 利用控件連接數(shù)據(jù)

首先，在Excel工作表中選中數(shù)據(jù)區(qū)域，點(diǎn)擊“公式”選項(xiàng)卡中的定義名稱，在彈出窗口的“名稱”框中輸入此區(qū)域的名稱，如“分析結(jié)果”。如果不設(shè)置名稱，將無法在PowerPoint中調(diào)用此區(qū)域的數(shù)據(jù)。接下來，在PowerPoint演示文稿中新建一張空白幻燈片，選擇“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡（如果沒這個(gè)選項(xiàng)卡，可以點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)”菜單，在自定義功能區(qū)中添加），點(diǎn)擊“其他控件”，選擇“Microsoft Office Chart 11.0”（這是一個(gè)數(shù)據(jù)透視圖控件），在幻燈片中拖動(dòng)，畫出這個(gè)控件（圖2）。

然后在控件上右擊，選擇“Microsoft Office Chart 11.0對(duì)象”下的“命令和選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中選擇“顯示/隱藏”選項(xiàng)卡，選中所有的設(shè)置項(xiàng)，這些設(shè)置將允許在幻燈片放映時(shí)控制數(shù)據(jù)透視圖（圖3）。

設(shè)置完畢，再次在控件上右擊，選擇“Microsoft Office Chart 11.0對(duì)象”中的“編輯”，在彈出的對(duì)話框中選中“一個(gè)數(shù)據(jù)庫的表或查詢”，點(diǎn)擊“連接”按鈕，顯示“數(shù)據(jù)明細(xì)”設(shè)置，點(diǎn)擊“編輯”按鈕，顯示“數(shù)據(jù)鏈接屬性”對(duì)話框。在“提供程序”選項(xiàng)卡中選擇“Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers”，在“連接”選項(xiàng)卡的“指定數(shù)據(jù)源”處選擇“使用連接字符串”，點(diǎn)擊“編譯”，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”窗口中，DSN名稱處輸入“我的數(shù)據(jù)源”，點(diǎn)擊“新建”，在彈出的“創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源”窗口選擇“Microsoft Excel Driver（*.xls）”，點(diǎn)擊“下一步”，在彈出的窗口中點(diǎn)擊“瀏覽”，選擇新建的數(shù)據(jù)源“我的數(shù)據(jù)源”，點(diǎn)擊“保存→下一步→完成”，在出現(xiàn)的窗口中點(diǎn)擊“選擇工作簿”，在彈出的窗口中選擇Excel文件，連續(xù)點(diǎn)擊“確定”。最后再點(diǎn)擊“測(cè)試連接”，就會(huì)彈出“測(cè)試連接成功”提示（圖4）。

2. 設(shè)計(jì)交互式動(dòng)態(tài)圖表

數(shù)據(jù)源連接成功后，在控件旁邊就會(huì)彈出“命令和選項(xiàng)”窗口，在“數(shù)據(jù)明細(xì)”選項(xiàng)卡“使用數(shù)據(jù)來自”下的“數(shù)據(jù)成員、表、視圖，或多維數(shù)據(jù)集名稱”處選擇在Excel工作表建立的那個(gè)數(shù)據(jù)名稱“分析結(jié)果”，在“類型”選項(xiàng)卡中選擇所需要的圖表類型（如簇狀柱形圖），選擇圖表區(qū)的列坐標(biāo)軸，在“刻度”選項(xiàng)卡中自定義最大、最小值。在控件上右擊，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“字段列表”，根據(jù)需求將列表中的字段拖放到控件相應(yīng)的位置（圖5）。

將“部門”字段拖動(dòng)到“將篩選字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處，將“學(xué)歷”字段拖動(dòng)到“將分類字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處，將“職稱”字段拖動(dòng)到“將系列字段拖至此處”標(biāo)識(shí)處。在“工資的和”上單擊右鍵，選擇“自動(dòng)計(jì)算→平均值”。這樣，完成上述設(shè)置后，幻燈片中的圖表在播放時(shí)就有了交互性動(dòng)態(tài)展示功能（圖6）。

3. 修飾圖表

圖表設(shè)置完成后，可以利用“常規(guī)”選項(xiàng)卡為圖表添加標(biāo)題，也可以利用“邊框/填充”選項(xiàng)卡對(duì)整個(gè)圖表進(jìn)行修飾（圖7）。

由此可見，利用“Microsoft Office Chart 11.0”控件在放映幻燈片時(shí)通過圖表進(jìn)行的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析，大大減輕了圖表準(zhǔn)備的工作量，并使得內(nèi)容的演示更為生動(dòng)精彩。