張丹

[摘 要]企業(yè)通過創(chuàng)新管理理念，運(yùn)用先進(jìn)的信息化手段，從科研能力、研究方向、課題規(guī)模、科研經(jīng)費(fèi)及科研產(chǎn)出等方面進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目從孕育、申報(bào)、立項(xiàng)，到經(jīng)費(fèi)管理、變更、中期檢查，再到結(jié)題、歸檔、成果管理等的全過程信息化管理，有效提升科技研發(fā)管理水平。

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理；科研管理；信息化；科技創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.025

[中圖分類號(hào)]F273.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-00-02

0 引 言

近年來(lái)，北京礦冶研究總院按照《2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》要求，以及國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)《關(guān)于加強(qiáng)中央企業(yè)信息化工作的指導(dǎo)意見》，部署實(shí)施了科研管理信息化發(fā)展計(jì)劃。以科研計(jì)劃及其執(zhí)行管理為核心，綜合運(yùn)用創(chuàng)新的管理理念和先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)全院科研行為進(jìn)行全方位、立體化、多角度管控。

科研管理信息系統(tǒng)的成功實(shí)施，對(duì)于規(guī)范科研管理流程、降低管理成本、提高管理效益至關(guān)重要?？v觀本次信息化項(xiàng)目從規(guī)劃到實(shí)現(xiàn)的全過程，有4個(gè)要素是決定系統(tǒng)成功實(shí)施的必要條件。

1 明確實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，量化任務(wù)指標(biāo)

依照現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，北京礦冶研究總院要完成從“目的”到“指標(biāo)”的逐步細(xì)化，即明確推進(jìn)信息化的目的是什么，進(jìn)一步具體到系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是什么，再細(xì)化到本次要完成的量化任務(wù)指標(biāo)。

北京礦冶研究總院通過目的—目標(biāo)—指標(biāo)“三步走”，最終量化了科研管理系統(tǒng)的建設(shè)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)批復(fù)，到合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、中期檢查，再到項(xiàng)目結(jié)題、歸檔、成果管理的全過程管理；采用先進(jìn)的工作流引擎技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批功能。科技管理部門能夠全面掌握項(xiàng)目基本信息，如項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支出和成果產(chǎn)出等。課題負(fù)責(zé)人對(duì)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)行過程精細(xì)化管理，統(tǒng)一管理，分級(jí)授權(quán)；與其他信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 全面整合統(tǒng)籌，加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃

科研管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。信息系統(tǒng)的有效實(shí)施，首先需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，“一把手”的重視是科研管理信息化工作順利實(shí)施的重要前提和保障。其次，統(tǒng)籌安排、充分調(diào)研、科學(xué)規(guī)劃，是科研管理信息化工作順利開展的重要保障。

為加快北京礦冶研究總院科研管理信息化建設(shè)和升級(jí)的步伐，院領(lǐng)導(dǎo)高點(diǎn)站位，始終堅(jiān)持以信息手段助推科技創(chuàng)新，明確以信息化建設(shè)帶動(dòng)辦公自動(dòng)化和科研管理現(xiàn)代化的工作思路，成立了以院領(lǐng)導(dǎo)班子帶隊(duì)的“院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組”。立足實(shí)際需求，對(duì)北京礦冶研究總院科研管理工作相關(guān)問題進(jìn)行深入的研究分析，充分聽取各職能部門、研究所和子公司的意見、建議，統(tǒng)一部署、合理規(guī)劃。按照科研管理工作分工，將科研管理信息化工作分為3個(gè)主要業(yè)務(wù)板塊，分別為項(xiàng)目管理、條件平臺(tái)、成果管理。

各業(yè)務(wù)板塊既有分工，又相互關(guān)聯(lián)，特別是項(xiàng)目管理貫穿科研管理工作始終?？蒲许?xiàng)目管理信息化設(shè)計(jì)是否科學(xué)、合理，關(guān)系著科研管理信息化工作的成敗。為此，北京礦冶研究總院以科研項(xiàng)目管理為主線，加強(qiáng)人員和資源配備，梳理了科研項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)的審批流程、設(shè)置管理權(quán)限，明確開放共享數(shù)據(jù)信息等，從科研能力、研究方向、課題規(guī)模、科研經(jīng)費(fèi)與科研產(chǎn)出等方面進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，確保科研管理信息化有序推進(jìn)。

科研項(xiàng)目管理的重心在于研發(fā)項(xiàng)目中的計(jì)劃制訂、執(zhí)行和跟蹤。通過信息化手段，各級(jí)科研管理人員能夠?qū)?xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)規(guī)劃和監(jiān)控。與此同時(shí)，系統(tǒng)對(duì)所有中間數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)研發(fā)生命周期數(shù)據(jù)的全過程管理，確保研究工作按期、保質(zhì)交付。

3 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，釋放卓越功能

3.1 先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)架

在業(yè)務(wù)梳理清楚后，信息化的實(shí)現(xiàn)方式和技術(shù)落地是軟件廠商的主要工作。而檢驗(yàn)軟件廠商是否有能力完成技術(shù)實(shí)現(xiàn)任務(wù)的方法包括：①對(duì)業(yè)務(wù)的理解能力，是否有過類似的系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)；②軟件廠商提供的“科研管理系統(tǒng)”產(chǎn)品是否成熟、穩(wěn)定、易用；③產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)是否先進(jìn)，能否適應(yīng)業(yè)務(wù)不斷調(diào)整的需要。

基于以上3點(diǎn)，從科研管理系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性、穩(wěn)定性、易用性及易維護(hù)性4個(gè)方面綜合考慮，北京礦冶研究總院和軟件廠商一起決定采用J2EE作為整個(gè)平臺(tái)的架構(gòu)技術(shù)，基于Browse/Server結(jié)構(gòu)，使用目前主流的3大框架（Struts + Spring + Hibernate）作為整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)，搭建整個(gè)科研管理信息系統(tǒng)。其系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)如圖1所示。

從圖1來(lái)看，可以把整個(gè)系統(tǒng)抽象概括為“一個(gè)門戶、三個(gè)體系、五個(gè)層次”?！耙粋€(gè)門戶”，該門戶將采用J2EE技術(shù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的安全訪問策略，為各級(jí)用戶提供方便、安全的信息集成服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“單點(diǎn)登錄、全網(wǎng)漫游（在多個(gè)系統(tǒng)間無(wú)縫切換）”?！叭齻€(gè)體系”是指，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系、運(yùn)行管理體系；“五個(gè)層次”是指，基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)系統(tǒng)層、系統(tǒng)平臺(tái)層、應(yīng)用支撐層與綜合應(yīng)用層。這樣的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)帶來(lái)的好處是：便于功能擴(kuò)展；便于和其他系統(tǒng)接口。

3.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)簡(jiǎn)述

科研管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)科技項(xiàng)目的全過程管理。該系統(tǒng)的主要用戶包括科技管理部門（科技發(fā)展部）、科研人員（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人）、科研助理及其他管理人員，并通過以下5個(gè)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

3.2.1 項(xiàng)目申報(bào)管理

項(xiàng)目申報(bào)管理主要針對(duì)縱向課題的申報(bào)過程，包括指南信息發(fā)布、項(xiàng)目申報(bào)、內(nèi)部審批、批復(fù)下達(dá)等功能。項(xiàng)目申報(bào)管理中科技發(fā)展部在申報(bào)指南中添加項(xiàng)目批次信息，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過內(nèi)部申報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)審批及項(xiàng)目的批復(fù)下達(dá)等重要流程建立網(wǎng)上統(tǒng)一的規(guī)范，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)情況的瀏覽。

3.2.2 合同管理

合同管理主要功能包括合同申辦管理、合同審批、合同臺(tái)賬管理，以及在此信息基礎(chǔ)上的統(tǒng)計(jì)分析、查詢。合同管理的目的是通過網(wǎng)絡(luò)手段將合同信息結(jié)構(gòu)化、電子化，使合同信息管理更加及時(shí)有效，統(tǒng)計(jì)分析更加靈活方便。由負(fù)責(zé)人將合同基本信息進(jìn)行添加，在系統(tǒng)中進(jìn)行合同的審批，并進(jìn)行合同執(zhí)行各個(gè)節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督，形成實(shí)時(shí)的合同臺(tái)賬，供不同權(quán)限用戶管理、查看。endprint

圖1 系統(tǒng)總體技術(shù)架構(gòu)

3.2.3 項(xiàng)目實(shí)施過程管理

項(xiàng)目實(shí)施過程管理包括實(shí)施方案制訂、進(jìn)度監(jiān)控、中期檢查、項(xiàng)目變更、結(jié)題驗(yàn)收以及技術(shù)文件歸檔等功能，主要實(shí)現(xiàn)功能為將立項(xiàng)項(xiàng)目執(zhí)行的過程進(jìn)行全面管理。

首先，科技發(fā)展部將項(xiàng)目立項(xiàng)的信息發(fā)布后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)在項(xiàng)目開題階段完成項(xiàng)目基本信息填報(bào)、項(xiàng)目預(yù)算、實(shí)施方案設(shè)計(jì)及項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度安排等方案的編制，同時(shí)將項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行分解，使項(xiàng)目組成員可以在系統(tǒng)中添加項(xiàng)目的完成情況等，系統(tǒng)會(huì)完成項(xiàng)目中重要的里程碑節(jié)點(diǎn)的檢查，如中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收等。結(jié)題驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)將項(xiàng)目過程中的各種技術(shù)文檔或相關(guān)資料統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。

3.2.4 經(jīng)費(fèi)管理

經(jīng)費(fèi)管理包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、撥付、拆分以及使用等功能，同時(shí)通過數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)接，及時(shí)了解項(xiàng)目各科目支出情況等。各級(jí)管理者對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的撥付和支出情況及時(shí)監(jiān)控，確保項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的合理性。

3.2.5 成果管理

成果管理模塊包括項(xiàng)目成果、論文論著、專利與知識(shí)產(chǎn)權(quán)等，具有鑒定、評(píng)獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)化等功能。項(xiàng)目成果管理模塊是對(duì)科研項(xiàng)目中產(chǎn)生的科研產(chǎn)物依據(jù)不同的類型（如論文論著、專利、標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)等）進(jìn)行管理。項(xiàng)目成果需進(jìn)行分類管理，保證科研管理人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直觀地查看到項(xiàng)目成果信息。

成果鑒定及評(píng)獎(jiǎng)，由科技發(fā)展部發(fā)布成果鑒定、評(píng)獎(jiǎng)信息，由科研人員進(jìn)行網(wǎng)上申請(qǐng)，通過評(píng)審或?qū)徟氖侄芜M(jìn)行成果的內(nèi)部鑒定，內(nèi)部鑒定、評(píng)獎(jiǎng)完成后，可申報(bào)國(guó)家獎(jiǎng)等，這些結(jié)果也將被記錄在系統(tǒng)中，方便管理人員進(jìn)行成果登記，并掌握成果的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。

4 堅(jiān)持以人為本，注重持續(xù)發(fā)展

科研管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、持續(xù)完善和不斷改進(jìn)的任務(wù)，不可能一蹴而就，更做不到一勞永逸。這其中既有技術(shù)問題和管理因素，但更重要的是觀念轉(zhuǎn)變和理念創(chuàng)新。

北京礦冶研究總院充分考慮到科研人員的實(shí)際需求，各個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)均遵循了“盡量減少科研人員工作量”的原則，從而帶來(lái)了管理觀念的革新，有效消除了舊有科研管理模式的弊端，將整個(gè)組織的資源、信息有機(jī)地組織在一起，不僅拓寬了管理者的視野以及加大管理工作的深度和廣度，也強(qiáng)化了廣大科技工作者間的交流和理解，從而激發(fā)了他們的創(chuàng)新精神?？蒲泄芾硇畔⒒膬?nèi)涵在于創(chuàng)新出能夠體現(xiàn)系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性、即時(shí)性與針對(duì)性等特點(diǎn)的新的管理流程和管理模式，替代原有的管理模式，從而使工作人員從繁雜的事務(wù)處理中解放出來(lái)。

信息化系統(tǒng)順利實(shí)施的另一個(gè)重要因素是系統(tǒng)應(yīng)用推廣和培訓(xùn)。在新科研管理系統(tǒng)上線前和上線后，北京礦冶研究總院多次組織各部門科研人員和管理人員開展科研系統(tǒng)管理培訓(xùn)，明確科研管理信息化工作在北京礦冶研究總院科研工作中的重要作用，針對(duì)業(yè)務(wù)流程和信息化管理的具體操作進(jìn)行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使管理者和研究人員了解新的工作程序和操作，確保系統(tǒng)能夠?yàn)閺V大科研和管理人員服務(wù)，并通過系統(tǒng)操作便捷地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

系統(tǒng)要想持續(xù)地發(fā)展，就要不斷改進(jìn)與完善，包括平臺(tái)的升級(jí)與轉(zhuǎn)移、應(yīng)用程序的優(yōu)化與改進(jìn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高、管理運(yùn)維體系的建立、服務(wù)質(zhì)量的提升以及管理理念的提升，還有從形式到內(nèi)涵的管理創(chuàng)新等?？萍紕?chuàng)新是北京礦冶研究總院得以生存發(fā)展的靈魂，而信息化是推動(dòng)科技創(chuàng)新的重要力量，北京礦冶研究總院要在創(chuàng)新中發(fā)展，信息化程度和水平也將在應(yīng)用中不斷提高，更好地為科技創(chuàng)新提供支持。

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