李清榮

1.醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理的重要性

1.1計(jì)劃生育檔案夠?yàn)獒t(yī)院管理者的科學(xué)決策提供依據(jù)。同時(shí)還可以使統(tǒng)計(jì)得出的結(jié)果用于醫(yī)院計(jì)劃生育工作，使之明確工作重點(diǎn)，有計(jì)劃、有步驟地落實(shí)計(jì)劃生育政策，更好地完成對(duì)人口控制的目標(biāo)，為人口計(jì)生決策提供可靠依據(jù)，有助于社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建。

1.2計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)橛g女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

利用計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)橛g女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使醫(yī)院不斷改進(jìn)計(jì)劃生育工作方法，不斷滿足廣大育齡婦女的需求。醫(yī)院計(jì)劃生育檔案可以對(duì)流動(dòng)人口的婚姻以及生育情況進(jìn)行初步了解，建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育檔案，能夠滿足流動(dòng)人口對(duì)計(jì)劃生育及生殖健康的需求，使他們能夠在醫(yī)院的指導(dǎo)下落實(shí)避孕節(jié)育措施，避免出現(xiàn)超生現(xiàn)象。

2.當(dāng)前醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理存在問題

2.1計(jì)劃生育檔案管理工作意識(shí)淡薄，管理人員素質(zhì)有待提高

在實(shí)際工作中，院方領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作給予高度重視，沒有意識(shí)到加強(qiáng)計(jì)劃生育的重要性。對(duì)于檔案的管理不能做到嚴(yán)格要求，對(duì)于單位內(nèi)部聘用的臨時(shí)工、停薪留職以及下崗人員的生育節(jié)育出現(xiàn)漏管的情況，個(gè)別單位報(bào)喜不報(bào)憂現(xiàn)象嚴(yán)重，出現(xiàn)造假資料、證明，大大降低了計(jì)劃生育檔案的真實(shí)性。計(jì)劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致一些計(jì)生資料收集不全，計(jì)生資料系統(tǒng)性、全面性較差。當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)，而基層檔案管理人員對(duì)于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理經(jīng)驗(yàn)與理念跟不上新時(shí)期計(jì)劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統(tǒng)層面上，管理工作缺乏靈活性與創(chuàng)新力。有一些計(jì)劃生育檔案管理人員流動(dòng)性強(qiáng)，多為兼職，人員不固定，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)的職務(wù)，這部分人員往往文化素質(zhì)不高，缺乏系統(tǒng)完備的檔案管理知識(shí)，這也造成了檔案資料出現(xiàn)流失，影響了計(jì)劃生育檔案的完整性。

2.2計(jì)劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善

沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，沒有添置必要的檔案保管設(shè)備，檔案室存在一房多用，檔案資料污損、丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。由于計(jì)劃生育檔案資料案卷數(shù)量繁多，在基層對(duì)于計(jì)劃生育檔案的管理并沒有統(tǒng)一的要求，計(jì)生資料的收集并沒有按照檔案的立卷原則規(guī)范來進(jìn)行，如組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重，檔案號(hào)不規(guī)范，出現(xiàn)一卷多冊(cè)現(xiàn)象等。檔案的收集、整理、編目等多數(shù)仍是采用手工管理模式，管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，工作積極性不夠，管理模式陳舊、缺乏創(chuàng)新力，現(xiàn)代化管理手段還沒有完全地應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理中，制約了計(jì)生檔案資料管理水平的提高。

2.3資金投入不足，計(jì)生檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

近年來，隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步推進(jìn)。醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐，符合人們對(duì)于計(jì)生與生殖健康的要求，就必須推進(jìn)計(jì)劃生育檔案的信息化建設(shè)。而這就要增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，但是由于領(lǐng)導(dǎo)層未對(duì)計(jì)生檔案的管理給予足夠的重視，對(duì)于計(jì)生檔案的經(jīng)費(fèi)投入很有限，這些有限的經(jīng)費(fèi)顯然不能滿足信息化建設(shè)的需要。信息化建設(shè)的受限，使得提供服務(wù)及資源共享方面范圍狹窄，服務(wù)層次較低。同時(shí)，在計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)中由于缺乏專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，也出現(xiàn)了一系列新的問題，這也在一定程度上制約了醫(yī)院計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

3.加強(qiáng)醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理措施

3.1提高計(jì)生檔案意識(shí)，加大計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度

計(jì)劃生育檔案能夠有效促使計(jì)劃生育政策的貫徹落實(shí)，隨著醫(yī)院檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)生檔案管理已成為醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容。各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的意識(shí)，將加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作納入重要議事日程，確保檔案管理事業(yè)與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步發(fā)展。要通過多種方式，加大檔案管理重要性的宣傳，提高全院職工檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其意識(shí)到做好計(jì)劃生育檔案管理所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。不斷普及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使領(lǐng)導(dǎo)層加大對(duì)計(jì)劃生育檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，推進(jìn)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，確保在人力、財(cái)力等方面給予檔案管理全面支持與保障，促使醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

3.2計(jì)生檔案管理人員要更新觀念，加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)

計(jì)劃生育檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此計(jì)生檔案管理人員應(yīng)不斷更新理念，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升至關(guān)重要。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，人們對(duì)檔案信息的利用需求增大，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料，而且還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不僅要掌握扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備現(xiàn)代管理理念與管理技術(shù)，掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，具備一定的信息處理能力。同時(shí)檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力，要敢于打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，在計(jì)劃生育檔案管理工作中有所創(chuàng)新。醫(yī)院要做好對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技術(shù)學(xué)習(xí)工作，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，更新知識(shí)體系，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提升必將給計(jì)生檔案管理工作帶來新的發(fā)展思路。

3.3建立健全醫(yī)院計(jì)生檔案管理制度，不斷提高檔案管理水平

完善的計(jì)生檔案管理制度是做好檔案管理的重要保證，要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，不斷更新管理手段，建立健全醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理制度，只有不斷改革與創(chuàng)新，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，促使醫(yī)院計(jì)生檔案管理持續(xù)發(fā)展。計(jì)劃生育檔案管理工作內(nèi)容繁多復(fù)雜，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作做好宏觀把控，建立完善的職責(zé)體系，要確保每項(xiàng)工作都能具體落實(shí)到責(zé)任人，這樣利于檔案管理工作的開展以及責(zé)任追究，促使每位工作人員都能嚴(yán)于律己，嚴(yán)格要求，做好本職工作。要不斷完善檔案管理方式，更新管理手段，建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的管理模式，建立信息檔案科，不斷完善檔案資料收集制度，嚴(yán)把用人關(guān)，做好計(jì)劃生育檔案資料的搜集，確保工作人員能夠按照專業(yè)要求對(duì)資料進(jìn)行分類整理。同時(shí)要建立一套完善的檔案管理評(píng)估體系，確保計(jì)生檔案管理中出現(xiàn)的問題及早發(fā)現(xiàn)，及早解決，為檔案管理水平的提高提供保障。

（作者單位：菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)萬福辦事處衛(wèi)生和計(jì)劃生育管理辦公室）