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        關(guān)于對(duì)醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理的探討

        2017-10-21 21:11:00李清榮
        大東方 2017年12期
        關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案資料檔案管理

        李清榮

        1.醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理的重要性

        1.1計(jì)劃生育檔案夠?yàn)獒t(yī)院管理者的科學(xué)決策提供依據(jù)。同時(shí)還可以使統(tǒng)計(jì)得出的結(jié)果用于醫(yī)院計(jì)劃生育工作,使之明確工作重點(diǎn),有計(jì)劃、有步驟地落實(shí)計(jì)劃生育政策,更好地完成對(duì)人口控制的目標(biāo),為人口計(jì)生決策提供可靠依據(jù),有助于社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建。

        1.2計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)橛g女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

        利用計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)橛g女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使醫(yī)院不斷改進(jìn)計(jì)劃生育工作方法,不斷滿(mǎn)足廣大育齡婦女的需求。醫(yī)院計(jì)劃生育檔案可以對(duì)流動(dòng)人口的婚姻以及生育情況進(jìn)行初步了解,建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育檔案,能夠滿(mǎn)足流動(dòng)人口對(duì)計(jì)劃生育及生殖健康的需求,使他們能夠在醫(yī)院的指導(dǎo)下落實(shí)避孕節(jié)育措施,避免出現(xiàn)超生現(xiàn)象。

        2.當(dāng)前醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理存在問(wèn)題

        2.1計(jì)劃生育檔案管理工作意識(shí)淡薄,管理人員素質(zhì)有待提高

        在實(shí)際工作中,院方領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作給予高度重視,沒(méi)有意識(shí)到加強(qiáng)計(jì)劃生育的重要性。對(duì)于檔案的管理不能做到嚴(yán)格要求,對(duì)于單位內(nèi)部聘用的臨時(shí)工、停薪留職以及下崗人員的生育節(jié)育出現(xiàn)漏管的情況,個(gè)別單位報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)現(xiàn)象嚴(yán)重,出現(xiàn)造假資料、證明,大大降低了計(jì)劃生育檔案的真實(shí)性。計(jì)劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴(yán)謹(jǐn),導(dǎo)致一些計(jì)生資料收集不全,計(jì)生資料系統(tǒng)性、全面性較差。當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng),而基層檔案管理人員對(duì)于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足,管理經(jīng)驗(yàn)與理念跟不上新時(shí)期計(jì)劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統(tǒng)層面上,管理工作缺乏靈活性與創(chuàng)新力。有一些計(jì)劃生育檔案管理人員流動(dòng)性強(qiáng),多為兼職,人員不固定,在單位內(nèi)部沒(méi)有相應(yīng)的職務(wù),這部分人員往往文化素質(zhì)不高,缺乏系統(tǒng)完備的檔案管理知識(shí),這也造成了檔案資料出現(xiàn)流失,影響了計(jì)劃生育檔案的完整性。

        2.2計(jì)劃生育檔案管理方法落后,管理制度有待完善

        沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度,沒(méi)有添置必要的檔案保管設(shè)備,檔案室存在一房多用,檔案資料污損、丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。由于計(jì)劃生育檔案資料案卷數(shù)量繁多,在基層對(duì)于計(jì)劃生育檔案的管理并沒(méi)有統(tǒng)一的要求,計(jì)生資料的收集并沒(méi)有按照檔案的立卷原則規(guī)范來(lái)進(jìn)行,如組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重,檔案號(hào)不規(guī)范,出現(xiàn)一卷多冊(cè)現(xiàn)象等。檔案的收集、整理、編目等多數(shù)仍是采用手工管理模式,管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí),工作積極性不夠,管理模式陳舊、缺乏創(chuàng)新力,現(xiàn)代化管理手段還沒(méi)有完全地應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理中,制約了計(jì)生檔案資料管理水平的提高。

        2.3資金投入不足,計(jì)生檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

        近年來(lái),隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步推進(jìn)。醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐,符合人們對(duì)于計(jì)生與生殖健康的要求,就必須推進(jìn)計(jì)劃生育檔案的信息化建設(shè)。而這就要增加相應(yīng)的硬件設(shè)備,但是由于領(lǐng)導(dǎo)層未對(duì)計(jì)生檔案的管理給予足夠的重視,對(duì)于計(jì)生檔案的經(jīng)費(fèi)投入很有限,這些有限的經(jīng)費(fèi)顯然不能滿(mǎn)足信息化建設(shè)的需要。信息化建設(shè)的受限,使得提供服務(wù)及資源共享方面范圍狹窄,服務(wù)層次較低。同時(shí),在計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)中由于缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)指導(dǎo),也出現(xiàn)了一系列新的問(wèn)題,這也在一定程度上制約了醫(yī)院計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

        3.加強(qiáng)醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理措施

        3.1提高計(jì)生檔案意識(shí),加大計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度

        計(jì)劃生育檔案能夠有效促使計(jì)劃生育政策的貫徹落實(shí),隨著醫(yī)院檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展,計(jì)生檔案管理已成為醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容。各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的意識(shí),將加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作納入重要議事日程,確保檔案管理事業(yè)與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步發(fā)展。要通過(guò)多種方式,加大檔案管理重要性的宣傳,提高全院職工檔案管理的認(rèn)識(shí),使其意識(shí)到做好計(jì)劃生育檔案管理所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。不斷普及檔案管理相關(guān)法律法規(guī),使領(lǐng)導(dǎo)層加大對(duì)計(jì)劃生育檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入,推進(jìn)計(jì)生檔案管理信息化建設(shè),加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,確保在人力、財(cái)力等方面給予檔案管理全面支持與保障,促使醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

        3.2計(jì)生檔案管理人員要更新觀念,加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)

        計(jì)劃生育檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量,因此計(jì)生檔案管理人員應(yīng)不斷更新理念,加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升至關(guān)重要。近年來(lái),隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì),人們對(duì)檔案信息的利用需求增大,這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料,而且還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù),不僅要掌握扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),還要具備現(xiàn)代管理理念與管理技術(shù),掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí),具備一定的信息處理能力。同時(shí)檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力,要敢于打破傳統(tǒng)管理模式的束縛,在計(jì)劃生育檔案管理工作中有所創(chuàng)新。醫(yī)院要做好對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技術(shù)學(xué)習(xí)工作,不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),更新知識(shí)體系,檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提升必將給計(jì)生檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展思路。

        3.3建立健全醫(yī)院計(jì)生檔案管理制度,不斷提高檔案管理水平

        完善的計(jì)生檔案管理制度是做好檔案管理的重要保證,要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況,不斷更新管理手段,建立健全醫(yī)院計(jì)劃生育檔案管理制度,只有不斷改革與創(chuàng)新,才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,促使醫(yī)院計(jì)生檔案管理持續(xù)發(fā)展。計(jì)劃生育檔案管理工作內(nèi)容繁多復(fù)雜,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作做好宏觀把控,建立完善的職責(zé)體系,要確保每項(xiàng)工作都能具體落實(shí)到責(zé)任人,這樣利于檔案管理工作的開(kāi)展以及責(zé)任追究,促使每位工作人員都能?chē)?yán)于律己,嚴(yán)格要求,做好本職工作。要不斷完善檔案管理方式,更新管理手段,建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的管理模式,建立信息檔案科,不斷完善檔案資料收集制度,嚴(yán)把用人關(guān),做好計(jì)劃生育檔案資料的搜集,確保工作人員能夠按照專(zhuān)業(yè)要求對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)整理。同時(shí)要建立一套完善的檔案管理評(píng)估體系,確保計(jì)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及早發(fā)現(xiàn),及早解決,為檔案管理水平的提高提供保障。

        (作者單位:菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)萬(wàn)福辦事處衛(wèi)生和計(jì)劃生育管理辦公室)

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