沈毅遠

摘 要：在各種企事業(yè)單位和政府機關的組織機構中，辦公室是一個重要的部門，其中辦公室檔案管理又是一個關鍵的工作內容，其工作質量直接關系到檔案資料是否完整和有序。辦公室檔案管理人員應該嚴格遵循工作原則，不斷提高自身的業(yè)務能力和綜合素質，同時還應該從健全各項相關管理機制、建立管理信息系統(tǒng)等方面入手，這樣才能確保工作質量，保障整個企事業(yè)和單位的各項事業(yè)健康平穩(wěn)地進行。本文主要論述了提高辦公室檔案管理工作效率的策略，以供參考。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；問題；策略

辦公室的各項工作對一個企事業(yè)單位發(fā)揮著極其重要的作用，其中檔案管理工作就是非常關鍵，只有不斷提高檔案管理工作效率，才能保障整個單位內部的穩(wěn)定。辦公室檔案管理工作具有存儲機制的集中性和資料來源的廣泛性，在當前信息化時代的背景下，傳統(tǒng)上的工作模式暴露出了效率的低效性，所以必須要更加重視檔案管理工作，并且深入開展改革，這是新時期應該思考和探索的問題。

一、當前辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（1）工作人員自身素質不高。當前一些檔案管理人員自身管理意識相對薄弱，或管理人員缺乏管理水平，辦公室檔案管理工作缺乏有序性，給檔案材料的查詢工作帶來了不利的影響。檔案的無序堆放現(xiàn)象，檔案歸檔不及時，就是檔案管理人員管理素質相對較低的一種表現(xiàn)，也暴露出了缺乏對工作的重視。尤其是在醫(yī)院、衛(wèi)生院等重要單位，一旦出現(xiàn)檔案遺失問題，就有可能造成醫(yī)療糾紛等嚴重問題。對于一些具有科研性質的機構來說，檔案中機密文件的遺失，更會造成巨大損失。

（2）缺乏科學的管理制度。在一些企事業(yè)單位的領導人員看來，檔案管理工作是一項可有可無的工作，相關管理制度也變成了形同虛設。辦公室檔案管理制度的落后，主要表現(xiàn)在管理手段和檔案存儲方式這兩大問題，一些辦公室管理人員需要兼任檔案資料管理員，但工作精力有限，只能敷衍應對檔案工作，往往只是在對檔案資料進行初步整理的基礎上進行編號保存。另外，一些單位的檔案室全天開放，其他科室的工作人員可以自由出入，檔案材料存在著丟失和損壞等安全風險[1]。

（3）檔案利用率較低。在落后的管理制度的影響下，管理效率的低下，會給檔案文件的應用工作帶來不利的影響。檔案資料借閱原則的復雜性，也會對辦公室檔案的利用問題帶來不利的影響。在繁瑣的檔案資料借閱程序的影響下，一些借閱人會放棄對檔案資料的借閱，這就會讓一些具有應用價值的檔案材料陷入閑置的境地[2]。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

（1）開展培訓學習，提高工作人員的綜合素質。辦公室檔案管理人員在日常工作的過程中，應該充分認識到檔案信息的重要價值，這樣才能讓他們自覺的積極主動工作，所以各單位要把提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質這項工作放到更加重要的位置上。在組織相關工作人員進行培訓學習的過程中，應該讓他們認識到自身工作的原則性和靈活性，這對企事業(yè)單位提高檔案管理人員的工作能力非常重要。此外，檔案管理者也需要充分發(fā)揮自身的職業(yè)勝任力，在參與檔案管理工作業(yè)務培訓的過程中，需要對自身所從事的工作的重要性和職業(yè)要求進行講解，在日常的工作中也需要對自身的不足之處及時改進，進而在尊重自身職業(yè)道德的基礎上，借助自身所積累的工作技巧，對檔案管理工作中所遇到的問題進行及時處理，另外還需要通過業(yè)務培訓的方式，提升他們的計算機操作水平[3]。針對檔案管理意識相對較弱的問題，領導層首先要對自身的檔案管理意識進行強化，之后嚴格監(jiān)督落實檔案管理責任制度的建設與落實，提升檔案管理人員的責任意識，這樣在領導層與檔案管理工作層的共同努力下，一定會促進辦公室檔案管理效率的不斷提升。

（2）完善相關管理制度，提升實效性和安全性。針對政府機關、企事業(yè)單位及科研院校在社會發(fā)展中所表現(xiàn)出來的差異性，從辦公室檔案管理工作的實際情況入手，辦公室檔案管理制度中的細節(jié)因素進行完善，是對這一制度的實效性和時效性進行提升的一種有效方式。除了管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展問題以外，辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問題等多個問題，對此單位可以設置專業(yè)管理部門；針對檔案資料收集問題、資料歸檔問題、資料錄入等多種問題，由專門人員對這些問題進行處理，可以讓檔案管理工作的及時性得到充分地提升；針對檔案借調問題，授權約束機制的建立，是對辦公室檔案資料的安全性進行保障的重要因素。對于一些較為重要的檔案材料，辦公室檔案管理人員可以將這一類材料存儲在較高的樓層之中，對于存儲重要檔案材料的檔案室也需要對門窗進行有效加固。針對一些帶有保密期限的檔案材料，要在第一時間對檔案的保密期限進行公示，針對一些需要在保密期滿以后提高保密等級或需要及時解密的文件，工作人員需要對這些檔案材料進行及時整理；為避免私自篡改檔案材料的問題，需要對有關監(jiān)督機制進行完善，讓檔案管理人員在監(jiān)視器可控的范圍內對檔案材料進行整理；此外，對檔案資料收集工作體系的優(yōu)化，也是各單位所要關注的問題。在構建檔案管理體系的過程中，需要對主管領導和相關檔案人員的職責范圍進行完善，可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責任人之間的崗位職責相融合。為了對檔案管理工作的完整性進行充分保證，單位也需要遵循集思廣益的原則，也就是說需要充分聽取工作人員的自身意見，進而通過統(tǒng)籌分析的方式，對相關規(guī)章制度進行完善。

（3）建立健全反饋機制，結合基層的意見內容。在企事業(yè)單位管理工作中，匯報機制的應用，是讓企事業(yè)單位決策層對基層結構的工作狀況進行了解的有效方式。由于基層員工和基層管理人員的匯報內容，會對企事業(yè)高層的戰(zhàn)略決策有著一定的參考作用，將這一反饋機制應用在辦公室檔案管理工作領域以后，企事業(yè)單位也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化。對此，在構建反饋機制的過程中，企事業(yè)單位及有關單位可以通過鼓勵員工對工作中的問題進行反饋的基礎上，讓管理人員對來自基層的意見進行了解[4]。在對檔案管理工作進行優(yōu)化的過程中，檔案管理人員也可以構建一種建立在部門的基礎之上的檔案管理機制，在這一機制的應用過程中，檔案管理人員可以從不同部門對資料的重視程度和這些部門在檔案資料應用過程中的反饋信息入手，對已有的檔案材料進行分類規(guī)整。這就可以讓檔案借閱者對資料的用途問題進行充分的了解，這種結合不同資料對不同整理資源進行分配的措施，對辦公室檔案管理效率的提升也會起到一定的促進作用。

（4）構建信息管理系統(tǒng)，開展無紙化辦公。無紙化檔案體系的構建，是對檔案管理工作中的信息化系統(tǒng)進行完善的重要措施。當前傳統(tǒng)上紙質檔案材料所暴露出來的弊端已經凸顯，對檔案材料的存檔和整理工作非常不利。信息化檔案管理系統(tǒng)的應用，可以被看做是對系統(tǒng)的存儲方式進行優(yōu)化的有效方式。在對辦公室檔案材料進行初步整理以后，檔案資料管理人員可以借助信息化的數(shù)字編號技術，對檔案中的關鍵詞和關鍵信息進行記錄。在對紙質檔案材料進行整理的過程中，對于材料中出現(xiàn)的信息缺損、字跡模糊的問題，需要對信息的真實性進行核查以后，通過對信息進行補充登記的方式，對檔案材料的完整性提供保障[5]。從這一措施的應用效果來看，對檔案資料的檢索機制的優(yōu)化，也是信息化管理系統(tǒng)在辦公室檔案管理工作的開展過程中所發(fā)揮出來的主要作用，在信息化的檢索模式下，辦公室檔案借閱環(huán)節(jié)中的一些較為繁瑣的流程得到了簡化。

當今是信息化時代，計算機和互聯(lián)網高度普及，因而檔案管理者也要解放思想，樹立新觀念，重視計算機多媒體技術的重要性，并落實到實踐行動中去。檔案管理工作人員要深入思考，扭轉傳統(tǒng)觀念，注重實踐應用，借助先進的計算機技術手段，不斷提升工作效率。但是需要注意到的是，要想構建先進完善的檔案信息管理系統(tǒng)，首先就需要確保充足的建設資金，這是一個需要重點思考的問題。對于政府機關來說，開展“互聯(lián)網+政務”的改革，電力電子政務建設必然會促進檔案信息管理機制的不斷優(yōu)化，而對于企事業(yè)來說，在當前貸款政策調整的背景下，通過構建檔案信息管理系統(tǒng)也可以獲取更多資金扶持。在構建檔案信息管理系統(tǒng)時，單位還可以借助區(qū)域內的信息化建設規(guī)劃，同樣也可以縮減很大一部分建設資金。

總之，辦公室檔案管理是一項不容忽視的重要工作內容，不僅直接關系到辦公室這個部門的工作效率，更是會對整個企事業(yè)單位的各項工作能否正常開展產生重要影響。隨著社會的不斷進步，辦公室檔案管理工作的質量和效率也需要隨之提高，具體上需要做好工作人員自身素質的提高、健全各項管理制度、建立信息化管理系統(tǒng)等方面的工作，這樣才能與時俱進，讓辦公室檔案管理工作能夠符合企事業(yè)或單位發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]林杰 . 提高辦公室檔案管理工作效率的途徑[J].科技經濟導刊，2017（03）：82-83.

[2]何艷秋 . 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016（06）：267.

[3]陳容韶 . 提高辦公室檔案管理效率的方法分析[J].辦公室業(yè)務，2016（10）：76-77.

[4]李曉燕 . 辦公室檔案管理工作效率提升路徑分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：174.

[5]胡艷琨 . 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016（16）：151.

（作者單位：廣西區(qū)遙感信息測繪院）