蘇苗苗

教學(xué)秘書是維系高校教學(xué)管理工作正常運(yùn)行的紐帶，在日常的教學(xué)管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文描述高校教學(xué)秘書的工作職能及特性，分析其工作倦怠形成的原因，并提出緩解策略。

一、教學(xué)秘書工作職能及特性

教學(xué)秘書是專門從事高校教學(xué)管理的工作人員，其詳細(xì)的定義為：教學(xué)秘書工作從屬于學(xué)校教學(xué)管理部門和院系領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動的組織、安排，管理本院系的教學(xué)行政事務(wù)，貫徹和執(zhí)行院系的教學(xué)指導(dǎo)思想和具體指示，保證院系教學(xué)工作的正常運(yùn)行，圍繞教學(xué)活動之主體（教師和學(xué)生）做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

（一）具體而言，教學(xué)秘書工作有以下兩條最主要的職能

1.服務(wù)職能。“服務(wù)學(xué)生”首先是教學(xué)秘書的第一要則。教學(xué)秘書從事的是教學(xué)管理工作，管理即服務(wù)，通過每學(xué)年對教學(xué)計劃的維護(hù)、對學(xué)生的教學(xué)管理，來保證院系正常的教學(xué)秩序運(yùn)行。教學(xué)秘書從學(xué)期初至學(xué)期末，一直以教學(xué)為中心、以學(xué)生為中心，處理各種具體的教學(xué)事務(wù)，保證各項教學(xué)活動的正常開展。

2.“樞紐”職能。教學(xué)秘書協(xié)調(diào)著本學(xué)院、教務(wù)處、其他院（部）、其他職能處室、教師以及學(xué)生之間的各種“橫向”關(guān)系，并且承擔(dān)著向院系領(lǐng)導(dǎo)及師生宣傳學(xué)?；蚪虒W(xué)主管部門制定或發(fā)布的各種規(guī)章制度及會議通知，還要及時把學(xué)生意見反饋至院系，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)意見反饋給教學(xué)主管部門等，處理好這種“縱向”關(guān)系，做好承上啟下、左右開弓的“交通樞紐”功能。

（二）教學(xué)秘書工作的特性

1.繁瑣性。教學(xué)秘書工作不僅任務(wù)重，還具有較強(qiáng)的繁瑣性。不僅工作量大、涉及面廣，而且工作職責(zé)極其繁瑣，例如教務(wù)方面：學(xué)生入學(xué)的學(xué)籍管理、日常教學(xué)檢查、學(xué)生的日常學(xué)習(xí)問題、教師調(diào)課、簽到表的制定、學(xué)期教學(xué)任務(wù)安排組織、試卷印刷保管工作、教學(xué)任務(wù)維護(hù)、教師教材征訂，妥善地保管與整理所在部門的教學(xué)工作文件，保管教學(xué)檔案、填寫數(shù)據(jù)平臺等；

考務(wù)方面：入學(xué)英語分級考試、期中考試、期末考試、補(bǔ)考、重修考試、計算機(jī)一級考試、本科生英語四六級和專科生A、B級等取證考試等其他方面，工作內(nèi)容極其瑣碎。不僅各項工作都需要認(rèn)真負(fù)責(zé)完成，同時還要認(rèn)真處理領(lǐng)導(dǎo)交代好的各項臨時任務(wù)。而且每一件事情幾乎都涉及學(xué)生、教師、院部、教學(xué)主管部門等主體，極其繁瑣。

2.連貫性。教學(xué)秘書工作從學(xué)期初貫穿至學(xué)期末，以學(xué)年為單位，教學(xué)環(huán)節(jié)節(jié)節(jié)相扣，并且每一學(xué)年與上一學(xué)年也存在教學(xué)的連貫性。尤其對待學(xué)生方面，如果學(xué)生從大一入學(xué)到最后大學(xué)畢業(yè)，都有固定的教學(xué)秘書對其服務(wù)，也方便學(xué)生找老師及時了解自己的學(xué)習(xí)情況，查詢之前的掛科所在，教秘工作的連貫性有助于更好的服務(wù)學(xué)生。同時，工作連貫性的存在也需要各個院部教學(xué)秘書崗位的穩(wěn)定性，而不是每到一個新的聘期該崗位就會進(jìn)行很大變動，極其影響院系的教學(xué)管理質(zhì)量。

3.細(xì)致性。教學(xué)秘書工作不能有一絲馬虎，涉及到教務(wù)、考務(wù)方方面面不允許有任何失誤，否則就會造成教學(xué)事故。舉個例子：任何一個學(xué)生某一學(xué)期某一科目的成績錄入都不允許出錯。每個專業(yè)有多少學(xué)生，要訂多少本教材，不能訂少，更不能訂錯。期末考試要印多少份試卷，而且印刷的試卷有的本科學(xué)生的考試科目還包括上一級重修的學(xué)生，不能印少?？荚嚨拿恳粋€考場有多少座位，是否能達(dá)到每個班合理安排，都需要教學(xué)秘書的細(xì)致性工作。

4.隱蔽性。教學(xué)秘書常年埋頭事務(wù)性的工作，幾乎就無暇參加學(xué)校、工會組織的各種活動，而且由于教學(xué)秘書專業(yè)一般都是教育管理，在指導(dǎo)學(xué)生參加各類比賽的時候相比不占優(yōu)勢，相應(yīng)獲得的獎項也少得多，工作沒有顯性成果；而選拔干部時，職能部門的科員和輔導(dǎo)員由于在日常工作中有更多的展示的機(jī)會，往往會被優(yōu)先考慮，因此在各高校中，教學(xué)秘書群體往往很難走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。

二、教學(xué)秘書倦怠性成因分析

（一）工作強(qiáng)度大，身心疲憊

教學(xué)秘書一職工作任務(wù)極重，其本身就受教務(wù)處和院系雙重領(lǐng)導(dǎo)，與教務(wù)處十余名科員工作進(jìn)行對比，院部教學(xué)秘書往往是每個院（部）1——2人與這十余個工作口進(jìn)行對接，而且在工作的落實過程中，又要面對院（部）幾十名專任教師與上千學(xué)生。同時，從開學(xué)初的各種課表發(fā)放、補(bǔ)考到學(xué)期中的各種教學(xué)檢查、等級考試報名，還是到期末各種考試安排、下學(xué)期教學(xué)任務(wù)落實等，無一不是教學(xué)秘書在具體執(zhí)行。每天的工作內(nèi)容雖然有章可循，但是臨時性任務(wù)很多，而且每一項具體的工作環(huán)節(jié)不允許出現(xiàn)任何失誤，在身心疲憊的基礎(chǔ)上，有的教學(xué)秘書具有不同程度的精神焦慮，甚至晚上睡覺半夜會突然驚醒，哪些工作還沒干，極其害怕出現(xiàn)教學(xué)事故。與其他院部教學(xué)秘書交流之后，發(fā)現(xiàn)都存在一定程度的焦慮，而且焦慮的時間太長，使有的教學(xué)秘書出現(xiàn)了痛苦、厭煩工作的態(tài)度，長久下去，勢必影響教學(xué)管理工作的發(fā)展，影響教學(xué)工作質(zhì)量。

（二）無晉升渠道，回報與付出不成比例

以我所在的院校為例，整個學(xué)校，只有管理崗的院（部）教學(xué)秘書一職不能進(jìn)行職稱評審，這嚴(yán)重打擊教學(xué)秘書工作的積極性。教學(xué)秘書本來就從事的是事務(wù)性的工作，與專業(yè)課老師相比，不僅沒有課時費(fèi)，也沒有科研項目，年底的考核也無法進(jìn)行量化評比，收入自然成最低一族。無晉升及收入低這兩項與繁重的工作不成正比，看不到黎明的黑夜是最難度過的。教學(xué)秘書每天辛辛苦苦的工作卻換不來應(yīng)有的回報，這讓教學(xué)秘書看不到往上發(fā)展的方向，工作上就會出現(xiàn)消極被動情緒，遇事能躲則躲。

（三）崗位性質(zhì)較隱蔽，不受重視

教學(xué)秘書的工作由于具有隱蔽性，一般都是屬于幕后服務(wù)人員，并不像專業(yè)課老師申請科研項目一樣，其工作成果不易顯現(xiàn)。甚至在高職院校流行這樣一種現(xiàn)象：專業(yè)課教師地位要高于行政管理人員，只有沒有能力、專業(yè)能力不行、教不了書的人才去管理崗位。就我所在學(xué)校而言，各教學(xué)秘書也是正規(guī)研究生畢業(yè)，也是事業(yè)單位招聘公開招聘考試入校的。在入校起點(diǎn)上，教學(xué)秘書并不輸于任何一個專業(yè)課老師，甚至筆試過程和面試過程比專業(yè)課老師更為嚴(yán)格。但入校后，專業(yè)課老師很快就能跟著年長教師拿到科研項目等能看得見的教學(xué)成果，而教學(xué)秘書一味的低頭忙于各種繁瑣的事務(wù)性工作，加上無晉升渠道，久而久之，教學(xué)秘書一職就越來越受不到重視。

三、緩解教學(xué)秘書工作倦怠的策略

（一）自我調(diào)整

內(nèi)因是事務(wù)發(fā)展的根本原因，無論工作多么繁忙，調(diào)節(jié)最主要的還是靠自己，在繁重工作之余，考慮自身的健康問題。調(diào)整心態(tài)，心平氣和的做好本職工作。每天上午可以留出固定的十分鐘時間用來緩解一下身心，尋找有效的減壓途徑。在工作之余，可以與朋友進(jìn)行傾訴、可以健身，來緩解工作帶來的壓力。保證充足的睡眠，以飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中。

（二）創(chuàng)新工作

提高自身素質(zhì)，掌握各種軟件操作，提高工作效率。許多院（部）教學(xué)秘書在教學(xué)管理方式上，仍停留在就事論事地解決問題的經(jīng)驗型管理，在管理中很少使用現(xiàn)代化的管理理念和管理手段，例如EXCEL中簡單的篩選、統(tǒng)計、求和都不會，只是被動地執(zhí)行相關(guān)政策，采用老式的統(tǒng)計方法，墨守成規(guī)。徘徊于低效率、低水平的管理中，既浪費(fèi)了資源，又不適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革的需要。所以，在大數(shù)據(jù)時代 ，教學(xué)管理人員應(yīng)該把大量的精力花費(fèi)在信息反饋系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)等工作上，及時更新自己的教學(xué)管理技術(shù)儲備，掌握各種操作軟件，利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行創(chuàng)新工作，提高教學(xué)管理效率，把自己從繁瑣的工作中解脫出來。

（三）創(chuàng)建民主的管理氛圍

讓教學(xué)秘書擁有話語權(quán)。雖然教學(xué)秘書處在一線的教學(xué)管理之中，但是并沒有管理的權(quán)限，只是被動的執(zhí)行各種安排，所以為了院部更好的進(jìn)行教學(xué)管理工作，需要教學(xué)秘書擁有一定的話語權(quán)。而且不僅是在院（部），在學(xué)校教代會以及教師座談會中，也應(yīng)該有教學(xué)秘書的一席之地，不能只有領(lǐng)導(dǎo)和專任教師參加，合理的權(quán)益應(yīng)該主動去爭取，努力創(chuàng)建和諧民主平等的管理氛圍。

（四）設(shè)置合理的晉升評估機(jī)制

應(yīng)對教學(xué)管理人員建立公平公正合理的晉升機(jī)制，充分肯定其工作業(yè)績。恢復(fù)職業(yè)院校教學(xué)秘書職稱評審工作，讓其也能進(jìn)行職稱評審，重新激發(fā)其工作的積極性。教學(xué)秘書不能永遠(yuǎn)處于最低的職位，晉升是對教學(xué)秘書工作努力的一種肯定、一種激勵。同時，每年的年終總評，教學(xué)秘書不能和專業(yè)課老師一樣進(jìn)行量化評估，應(yīng)對其設(shè)置合理的評估機(jī)制。只有關(guān)注教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展，才能更好的服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)生。（作者單位為天津職業(yè)大學(xué)）