劉雯

摘要：隨著中國全面接入互聯(lián)網(wǎng)以來，中國信息科技快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為了人們生活工作必不可少的一部分，近年來“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷發(fā)展普及，在這個(gè)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)成為提高管理效率的首要之選。黑龍江省八五二農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障辦公室通過整改檔案管理手段，對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行了全部信息化管理，大大提高了管理效率。筆者通過實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，分析如何對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理來提高管理效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理

一、檔案信息化管理的意義

現(xiàn)如今隨著智能時(shí)代的到來，智能辦公越來越普及到各個(gè)單位企業(yè)當(dāng)中，信息社會(huì)的發(fā)展給企業(yè)帶來了無窮無盡的便利和廣闊的前景，企業(yè)檔案信息化管理應(yīng)運(yùn)而生，為企業(yè)檔案管理帶來了革新和高效的工作效率。企業(yè)管理包括檔案管理，后者是前者重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，現(xiàn)如今各種辦公軟件的投入使用使得以往的檔案管理的舊形式已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流和智能辦公系統(tǒng)的要求，目前檔案管理要依靠信息管理的手段以此來滿足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展要求，最終革新到數(shù)字化辦公檔案管理。黑龍江省八五二農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障辦公室在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)只要依靠的是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)還有硬件設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行錄入管理，優(yōu)點(diǎn)如下：1、大大節(jié)約了工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理使用紙質(zhì)的文案進(jìn)行存放，還要進(jìn)行日常的卷宗整理和保護(hù)，這就大大增加了工作量，而要是使用計(jì)算機(jī)存取檔案，會(huì)使檢索信息和調(diào)取檔案以及檔案的保存和管理十分便捷和安全。2、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案是利用外部硬件設(shè)施對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，可以清晰的看到檔案原貌，沒有失真性。3、檔案還可以保密管理。計(jì)算機(jī)可以設(shè)置一些權(quán)限可以對(duì)不同類型和級(jí)別的檔案進(jìn)行分開保密管理，若想調(diào)閱其中的檔案需要相關(guān)人員利用自己應(yīng)有的權(quán)限進(jìn)行調(diào)閱，大大增加了檔案的保密性。

二、對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)

要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理和規(guī)整，要全面做好信息化建設(shè)的主要工作，讓技術(shù)為企業(yè)服務(wù)。黑龍江省八五二農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障辦公室在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)候主要做到了以下幾點(diǎn)：1、對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造。計(jì)算機(jī)極其設(shè)備是企業(yè)檔案信息化管理的主要手段和方法，要針對(duì)信息化管理需要對(duì)現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，以達(dá)到工作所需要求。2、要設(shè)立相應(yīng)的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代對(duì)檔案管理有一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，信息化管理檔案一定要有對(duì)應(yīng)的管理制度，形成標(biāo)準(zhǔn)的模式體系。3、使用信息化管理軟件。要根據(jù)實(shí)際需要，構(gòu)造一套滿足自身發(fā)展的信息管理系統(tǒng)，一套信息管理系統(tǒng)包括網(wǎng)絡(luò)布局、操作應(yīng)用軟件、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫等等。所以需要專業(yè)人才來根據(jù)實(shí)際需要，根據(jù)需求計(jì)劃來打造一套適合企業(yè)檔案管理本身的檔案信息管理系統(tǒng)。4、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)。若想建設(shè)符合時(shí)代要求的檔案信息化管理系統(tǒng)關(guān)鍵要培養(yǎng)一批專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)化建設(shè)和管理。5、提高檔案管理水平。定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和深造學(xué)習(xí)，汲取國外新技術(shù)，新的管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

三、轉(zhuǎn)變自身認(rèn)識(shí)，融入新的管理方法理論

信息化管理不斷發(fā)展，在這個(gè)日新月異的時(shí)代，各種知識(shí)理論不斷更新，各種技術(shù)水平不斷提高突破，這都讓我們時(shí)刻緊張神經(jīng)，不斷探索和發(fā)現(xiàn)更加優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和新的管理技術(shù)，并且不斷發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有存在的問題及時(shí)反饋信息加以解決。

信息時(shí)代各種技術(shù)飛速發(fā)展，我們要轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，接受和學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理的主流思想和新興方法，學(xué)會(huì)借助互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)和信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行優(yōu)質(zhì)管理。黑龍江省八五二農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障辦公室在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)緊緊圍繞“從實(shí)際出發(fā)，循序漸進(jìn)”的工作思想對(duì)本部門的檔案管理工作進(jìn)行有效的信息化管理和改進(jìn)，為了推動(dòng)企業(yè)檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程，我們采用了檔案信息化系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行管理和服務(wù)，這一步需要專業(yè)的多學(xué)科領(lǐng)域的文化，根據(jù)這種情況我們加強(qiáng)了各部門的聯(lián)系和配合，加強(qiáng)合作學(xué)習(xí)和交流，在各個(gè)環(huán)節(jié)補(bǔ)齊短板，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理和多部門配合，推進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化和自動(dòng)化建設(shè)的進(jìn)程，從管理的角度要有一流的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，達(dá)到事半功倍的效果。信息化其實(shí)主要含義就是把我們的主體對(duì)象從以前的紙質(zhì)卷宗變?yōu)閿?shù)字信息為主，建設(shè)數(shù)據(jù)庫，將服務(wù)重心轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化數(shù)字化一體化的變革。

四、總結(jié)

檔案作為一個(gè)人的基本信息載體，具有十分重要的“身份”，同時(shí)也是企業(yè)和事業(yè)單位以及其他公益組織在社會(huì)交流中直接保存的各種形式的信息資源和載體。它既是一種私人財(cái)物又是一種社會(huì)資源，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各種制度不斷完善，為了滿足社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力部門要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化革新，以來滿足社會(huì)的需要和人才發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理唯一的途徑就是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，滿足企業(yè)的發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

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