郭曉娜

摘要：本文概括了專門檔案利用服務的特點，以及對于如何做好檔案服務的思考。結合在水務規(guī)劃設計院有限公司的檔案管理工作中涉及的收集歸檔、信息平臺建設、利用查詢的服務項目的全流程實踐，分析了檔案提供利用的方式、檔案信息安全性保障等方面存在的問題，并從公共服務職能、服務流程優(yōu)化、服務工作的反饋與調查等方面提出了對策建議。

關鍵詞：專門檔案利用；檔案服務化；公共服務職能

我在深圳市水務規(guī)劃設計院有限公司從事檔案管理已有6年，在這里，不僅讓我愛上了檔案管理的這份工作，也讓我開始對如何做好它、如何利用現(xiàn)在的信息化創(chuàng)意更加方便的工作有了思考。

一、檔案的重要性體現(xiàn)在我院

水務規(guī)劃設計院檔案是水務規(guī)劃設計院各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成是以科學技術檔案為主體，包括行政文書、業(yè)務管理、財務管理、水務工程等各項職能活動中形成的檔案。

檔案工作是我院管理工作的組成部分，建立綜合檔案室，是為了維護檔案完整與安全，便于各單位、各部門的利用，因此領導也很重視檔案室的工作。

二、服務的初衷

（一）檔案管理的價值實現(xiàn)

由于大多數(shù)屬于科技檔案或專業(yè)技術檔案，具有重要的依據(jù)性、知識性與獨創(chuàng)性，故它的反復利用性很強。

例如設計檔案包括了設計中產生的報告、圖紙、變更、原始資料等，它的利用解決了現(xiàn)實工作中諸如工程維修改造、工程施工、設計參考、法律訴訟等問題。圖書檔案包括專業(yè)書籍、圖集、年鑒，它解決了設計人員學習、參考所需。人事檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案都分別用于備案、投標、查閱等用途。

（二）速度與激情

需求是檔案發(fā)展的牽引力。對于專門專業(yè)的設計檔案，利用率非常高，這對檔案的管理以及工作人員的服務就顯得尤為重要。除了掌握檔案的收集、管理、編目、提供利用等一般檔案工作，我認為更需要具備的是服務的速度與激情。

整理歸檔檔案是一項繁瑣的事情，每天來查借檔案的人也很多，有時還會不停地重復著取出、放入的工作，難免枯燥，這時一定需要激情。懷著對工作的熱愛，想要幫助設計人員更順利的工作，在重復性的手頭工作的同時，對創(chuàng)造優(yōu)化的信息化工作有所思考，也是很有樂趣的。

有些時候還需要速度，找資料快、準、狠。比如在我工作這幾年里，有不少時候是設計人員匆忙跑過來需要借用一個資料，他們正在開會，領導忽然提到一個項目，并且現(xiàn)在就要看的，那就要求檔案管理員對檔案存放非常熟悉，能快速在系統(tǒng)上找到檔號，并找到實物。

三、服務類型與具體做法

（一）紙質檔案的管理利用

關于紙質檔案，我們采用的是先在科怡檔案系統(tǒng)上錄入檔案的基本信息，并上傳相應的電子版檔案。我們的庫房總面積為171平方米，有檔案柜28組、密集架35組，存有檔案案卷約4960卷，底圖約14223張。數(shù)量非常大，所以每一份存檔我們必須錄入電腦軟件系統(tǒng)中，方便我們記錄檔號和位置，更方便利用人員的查找借閱。

（二）電子檔案的管理利用

關于電子檔案，我們的圖紙采用專門的打印系統(tǒng)，打印會自動生成條碼，我們只要掃碼就可以把圖紙的信息錄入到系統(tǒng)中。這一操作節(jié)省了我們許多的時間，這也是我來工作之前不曾知道的，覺得作為檔案的管理還是有很多值得創(chuàng)造和提取的方法。電子文件還需要多個地方的備份，比如大容量的移動硬盤，還有異地服務器備份，都是很大量的工作。不過利用起來就非常方便，非紙質的借檔，只要填寫一個申請并負責人簽字，就可以開通查看電子文件的權限。

（三）創(chuàng)新精神，遇到的問題及解決方案

我們不斷地挖掘新創(chuàng)意，改進自己的設備，做到既節(jié)省人力物力，又更速度、準確地歸檔查檔。第一，為了更好地完善檔案服務，我們探索可用性軟件，并提出問題，希望軟件合作者可以更新改造，比如連設計報告各階段也可以生成條碼、錄入。第二，檔案是一門保密性的工作，我們不僅需要簽訂保密協(xié)議，在開通利用者閱讀、下載權限時，還需要考慮到其權限的時間跨度、開放內容、下載形式等的設定。第三，在檔案室查找閱讀紙質檔案，我們也很注重它的服務環(huán)境，目前我們只有一張桌子和凳子提供閱讀，如果能像圖書館那樣有更舒適的環(huán)境提供服務，不失為一種很好的選擇。第四，積極探索，不斷創(chuàng)新，緊跟時代的腳步，收納國內以及國外的管理保存方法，日益成熟我們的專業(yè)知識以及專業(yè)服務。

四、反饋與調研

任何服務都不能止于銷售過后，亦有售后服務、追蹤調研才能做到讓客戶放心、滿意。我們的檔案服務也是如此。

在每年年底，我們都會做一個《檔案室滿意度調查表》，發(fā)給設計人員，其中包括對檔案網(wǎng)站、檔案借閱、圖書更新和工作人員態(tài)度的意見和建議。

這個反饋對我們的幫助很大，我們根據(jù)調查表統(tǒng)計出他們對我們不了解的業(yè)務、不方便的程序，以便下一年更好地運行。

隨著社會信息化的日益壯大，采用電子檔案系統(tǒng)也更方便我們歸檔、查檔。我們還在不斷地學習尋找更方便服務于需求者的方法和技術。比如前幾天我剛去參加了《大數(shù)據(jù)環(huán)境下工程建設行業(yè)電子檔案管理和數(shù)字技術應用專題研討會》。通過檔案的知識服務，實現(xiàn)檔案工作的價值，將企業(yè)檔案的管理落到實處，走企業(yè)檔案知識之路。

參考文獻：

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[2]檔案保密制度.深圳市水務規(guī)劃設計院，2013.

[3]宗培嶺.知識資源管理與企業(yè)檔案工作[J].檔案與建設，2002（8）.

[4]黃霄羽.檔案社會化服務研究[M].中國人民大學出版社，2016.

（作者單位：深圳市水務規(guī)劃設計院有限公司）