陳艷珍

摘要：在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的背景下，許多組織單位逐漸引入和實(shí)行了現(xiàn)代人力資源部管理理念與方式，極大地促進(jìn)了組織人力資源的優(yōu)化配置。與此同時(shí)，受現(xiàn)代人力資源管理的影響，對組織中的人事檔案管理也提出了更高的要求，其管理水平直接影響著組織整體的人力資源管理水平。因此，本文首先簡要分析了在現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題，并探討了新要求下的管理措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案工作

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，其中包含著組織單位中員工的工作經(jīng)歷、興趣特長、工作業(yè)績等相關(guān)信息，是單位選拔和任用員工、為員工提供晉升機(jī)會的重要憑借，其管理質(zhì)量是單位人力資源管理質(zhì)量的決定性因素，且對單位的各項(xiàng)管理工作以及業(yè)務(wù)發(fā)展等具有重要的影響意義。但當(dāng)前許多單位的人事檔案管理中存在一些不足，因此，如何在現(xiàn)代人力資源管理理念的推行下不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度和手段是各組織單位發(fā)展中的重要任務(wù)。

一、現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理手段未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

當(dāng)前是大數(shù)據(jù)時(shí)代，各項(xiàng)信息技術(shù)的應(yīng)用對組織的經(jīng)營管理手段產(chǎn)生了巨大的影響。但目前我國仍有部分組織單位的人事檔案管理采用手工管理的形式，尚未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的管理模式，在實(shí)際的管理中常由于環(huán)境和人為等因素造成檔案信息的失真。

（二）人事檔案管理工作不規(guī)范

有些單位雖實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，但在實(shí)際的工作中由于缺乏科學(xué)的檔案管理制度和體系而使得其檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，如常會出現(xiàn)管理流程上的混亂、管理程序隨意等現(xiàn)象，不利于檔案管理水平的提升。

（三）人事檔案管理現(xiàn)存信息實(shí)用性不高

人事檔案的信息內(nèi)容需要能夠真實(shí)客觀反映出員工的相關(guān)信息，但在許多單位中，其檔案管理的現(xiàn)存信息與員工的實(shí)際信息常存在一定程度上的偏差，在調(diào)用員工檔案時(shí)，常會出現(xiàn)實(shí)用性不高的現(xiàn)象，進(jìn)而影響著單位的人力資源管理質(zhì)量[1]。

（四）人事檔案歸檔分類不清晰

在許多因素的影響下，如檔案管理人員的工作能力有限、單位的技術(shù)設(shè)備建設(shè)不完善等，使得其人事檔案管理的歸檔分類不清晰。在實(shí)際的調(diào)用中，也常會出現(xiàn)查詢不精準(zhǔn)等問題，嚴(yán)重制約著單位的管理效率。

（五）人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及與應(yīng)用對人事檔案管理人員的能力提出處理更高的要求，但現(xiàn)今我國許多單位中的檔案管理人員多是身兼多職，對于檔案管理方面的知識認(rèn)知有限，且不具備較強(qiáng)的技術(shù)操作技能，使得單位的人事檔案管理無法及時(shí)跟上現(xiàn)代化人力資源管理的步伐，降低了管理效率。

二、現(xiàn)代人力資源管理對人事檔案管理的新要求

（一）完善人事檔案管理制度體系

單位的人事檔案管理工作不是一成不變的，而是要根據(jù)單位的發(fā)展形勢以及現(xiàn)代化相關(guān)理念的發(fā)展要求等進(jìn)行針對性的改革與創(chuàng)新。因此，各單位需要不斷制定和完善人事檔案管理的制度體系，如制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案收集和篩選制度等，不斷提升檔案材料的完整性和真實(shí)性。同時(shí)為檔案管理人員的工作提供明確的指導(dǎo)方向。

（二）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

在現(xiàn)代人力資源管理的方式中，單位的人力資源管理結(jié)構(gòu)也逐漸趨于復(fù)雜化，一定程度上增加了人事檔案管理的難度。因此，單位需要不斷加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)、相關(guān)管理軟件和技術(shù)的應(yīng)用力度，進(jìn)而高效整合單位中所有員工的信息不斷提高人事檔案信息收集與整理的完整性。與此同時(shí)，單位還需不斷完善檔案管理的管理信息系統(tǒng)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以方便工作人員及時(shí)進(jìn)行信息的修改與補(bǔ)充，不斷提升單位的人事檔案管理水平[2]。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化

在現(xiàn)代人力資源管理的影響下，單位需要不斷實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。首先是檔案管理流程上的規(guī)范化，從檔案材料的收集、分析、整理、歸檔和保存等方面都制定規(guī)范的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其次加強(qiáng)對單位管理設(shè)施和技術(shù)的投入，如掃描儀、吸塵器、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，進(jìn)而不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的管理模式。然后管理人員還需對人事檔案進(jìn)行有序地編碼，建立人事電子檔案，并根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時(shí)整改。

（四）提高人事檔案信息的實(shí)用性

人事檔案的實(shí)用性是各組織單位開展現(xiàn)代人力資源管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也影響著員工的切身利益。因此，檔案管理人員需要不斷提升檔案信息的實(shí)用性與適用性。首先，需要人事檔案管理部門加強(qiáng)與其他職能部門之間的聯(lián)系，進(jìn)而確保收集到的檔案信息能夠真實(shí)反映單位員工的工作狀況，并隨時(shí)對現(xiàn)存的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整。其次，單位還可建立檔案工作聊天群組，進(jìn)而不斷增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)用性。

（五）構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理質(zhì)量的提升需要單位不斷加強(qiáng)專業(yè)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，并定期對檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)的知識技能的培訓(xùn)，不斷加深其對現(xiàn)代人力資源管理的認(rèn)知以及對人事檔案管理工作的重視度，增強(qiáng)其工作的責(zé)任意識。同時(shí)，還需加強(qiáng)管理人員的技術(shù)操作技能的培訓(xùn)，進(jìn)而提高其綜合素質(zhì)能力。

三、總結(jié)

綜上所述，各組織單位在重視現(xiàn)代人力資源管理的同時(shí)，還需加強(qiáng)人事檔案管理的制度、體系、人才隊(duì)伍、內(nèi)容等方面的建設(shè)，進(jìn)而逐漸使之能夠適應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代人力資源管理的要求，不斷提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，時(shí)刻保持與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，充分發(fā)揮出人事檔案管理的真實(shí)效用，從而促進(jìn)組織的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王琦琦.現(xiàn)代人力資源管理新趨勢下的人事檔案管理工作探討[J].城建檔案，2017（03）：69-70.

[2]楊彥杰.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].城建檔案，2017（01）：72-73.

（作者單位：山西省呂梁市方山縣人才交流服務(wù)中心）