呂龍梅

摘要：隨著社會的進(jìn)步和信息化時代的到來，項目檔案除了紙質(zhì)檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質(zhì)量相關(guān)的實物檔案數(shù)量也在急劇增長，而對這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。本文對電力工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的重要性、存在問題、收集和管理控制措施、整理、保管等方面提出了一些意見，以供參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目檔案；實物檔案；控制措施；管理

建設(shè)項目檔案管理是項目管理的組成部分，是工程實體的載體，是項目建設(shè)成果和項目建設(shè)軟實力的綜合體現(xiàn)，是工程移交生產(chǎn)安全運營的技術(shù)保障和基礎(chǔ)，更是工程創(chuàng)優(yōu)的數(shù)據(jù)庫。這就要求各參建單位對產(chǎn)生的所有項目檔案必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能真實反映工程建設(shè)的全過程和建設(shè)成果。隨著社會的進(jìn)步和信息化時代的到來，項目檔案除了紙質(zhì)檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質(zhì)量相關(guān)的實物檔案數(shù)量也在急劇增長，而對這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須改變特殊載體檔案在項目管理中呈現(xiàn)弱項的現(xiàn)狀，使得特殊檔案的收集、整理和歸檔工作逐步走向規(guī)范化。

一、工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的重要性

電力建設(shè)項目實物檔案是指與工程質(zhì)量相關(guān)的實物檔案，是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)檔案載體的一種重要表現(xiàn)形式。與工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案是由火電建設(shè)項目的特殊性決定的，是記錄和反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品，是電力項目建設(shè)特定狀態(tài)下形成的未經(jīng)分析、最為原始的記錄形態(tài)。這些實物在工程質(zhì)量過程檢查、機組達(dá)標(biāo)驗收和工程創(chuàng)優(yōu)檢查中，對地質(zhì)礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監(jiān)察段管道、吹省靶板等形成的書面材料記錄不清楚或存在異議時，通過分析檢測實物可以得出反映工程建設(shè)質(zhì)量的相關(guān)數(shù)據(jù)，是書面分析報告的重要旁證材料。電力工程質(zhì)量相關(guān)實物作為反映工程質(zhì)量的一種特殊實物形態(tài)，在工程創(chuàng)優(yōu)活動中發(fā)揮著重要作用。因此，做好電力工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的收集和管理，顯得十分重要。

二、工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案管理存在的問題

一是管理分散。實物檔案的分散式管理不符合檔案管理的要求，也不利于實物檔案安全保管，更不利于企業(yè)工作上的利用。二是歸檔意識不強，收集不齊全。建設(shè)單位對實物檔案的歸檔意識不強，造成實物檔案收集不及時。三是實物沒有統(tǒng)一的分類、整理和編號，甚至被作為廢品丟棄，造成這些實物檔案的缺失嚴(yán)重。四是保管條件落后。實物檔案由于沒有專門的柜架存放，往往是雜亂地擺放在一邊，落滿灰塵，非常不利于實物檔案的安全、長久保管和利用。

三、做好工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案收集和管理的控制措施

首先，建立檔案工作體系。建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，在項目管理中處于主導(dǎo)地位。建設(shè)單位檔案部門作為項目建設(shè)檔案管理的組織核心和管理中樞。成立檔案室，配備專職檔案員，明確職責(zé)。建立以檔案室為核心，各職能或承辦部門、技術(shù)員及各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各層級網(wǎng)絡(luò)成員的職責(zé)和相應(yīng)的考核措施。

其次，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)單位管理部門要熟知國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范結(jié)合實際制定統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，落實歸檔責(zé)任制。

第三，參加合同審查。在合同中明確施工單位的歸檔責(zé)任、項目文件的形成質(zhì)量質(zhì)量、檔案案卷的整理質(zhì)量要求及歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)、違約的責(zé)任，并對特殊載體檔案特別是工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的歸檔工作做出明確的規(guī)定。

第四，與項目建設(shè)同步管理，及時收集各階段產(chǎn)生的實物檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第五，深入各參建單位，監(jiān)督、檢查指導(dǎo)項目文件的形成、積累、整理工作。發(fā)現(xiàn)問題，及時提出書面整改要求，并跟蹤掌握整改情況。

第六，組織檔案培訓(xùn)。建設(shè)項目檔案工作需要有計劃地組織各參建單位學(xué)習(xí)國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、深入理解項目文件形成、收集、整理、歸檔工作的條款。

四、工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的收集與整理

為了能全面地反映工程質(zhì)量、防止實物材料的缺失。凡是與工程質(zhì)量相關(guān)的地質(zhì)礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監(jiān)察段管道、吹管靶板等能夠反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品都要列入收集范圍。這些特定有型實物形式的材料應(yīng)由實物形成單位負(fù)責(zé)收集與整理，在工程竣工后按有關(guān)規(guī)定或按建設(shè)單位要求與紙質(zhì)檔案一并移交檔案部門保存。

五、工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的保管與利用

建設(shè)單位要完善實物檔案的保管條件。實物檔案的安全保管與利用，首先應(yīng)考慮它的特殊性和載體及形態(tài)。工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案不便于整齊統(tǒng)一的排列和收藏，一般按種類分別保管，保管的柜架也要因需而定。地質(zhì)礦樣、高溫高壓監(jiān)察管道、吹管靶板等，一般采用加鎖的框式、架式玻璃柜、架式木柜等保管比較好，直觀易見、便于放取。金屬探傷底片的保管要求不同必須單獨用防磁柜保存。同時要注意檔案材料的防潮、防塵、防光、防火、防鼠、防損壞的要求。重要的實物檔案還應(yīng)當(dāng)拍成照片，這既是對實物檔案采取一種特殊形式的備份，也方便利用，保護原件。

六、結(jié)語

與工程質(zhì)量相關(guān)的實物材料是反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品，它是證明工程質(zhì)量的合格、優(yōu)良性的關(guān)鍵材料之一。同時這些特定有型物品又是建設(shè)單位接收項目檔案及其相關(guān)材料的一個重要組成部分。只有做好工程質(zhì)量相關(guān)實物檔案的收集與管理，才能確保項目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，為電力建設(shè)項目投產(chǎn)后運行、管理及今后的檢修、擴建提供可靠依據(jù)，更好地為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王黎平.電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實施指南[M].中國水利水電出版社，2011.

（作者單位：神華國能集團有限公司重慶發(fā)電廠）