孫鈴

摘要：所謂的公文管理也就是公文管理者運(yùn)用特定的方法是公文滿足收發(fā)單位以及相關(guān)規(guī)定的要求。該過程是一個動態(tài)管理的過程，其主要內(nèi)容包含了公文辦理、擬制、歸檔、保管等多方面的工作，公文管理工作的有效性能夠保障工作質(zhì)量和運(yùn)行效率，為確保公文管理工作效率，應(yīng)該從工作流程、思想認(rèn)識以及人員素質(zhì)等方面對其進(jìn)行改進(jìn)。鑒于此，本文就國有企業(yè)公文管理工作存在的問題及對策展開探討，以期為相關(guān)工作起到參考作用。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；公文管理；對策

一、公文處理工作在企業(yè)管理中的重要性

（一）公文處理能力就是企業(yè)的管理能力

公文管理工作能否合理有效開展，直接決定著企業(yè)管理工作的效率。一旦公文管理工作存在漏洞，下屬部門的工作將會存在錯誤，同時也會延誤整個工作的進(jìn)程，導(dǎo)致工作效率低下。正規(guī)的企業(yè)在處理公文管理工作時，公文管理體制也較為完善，因此工作效率也在很大程度上得到了提升。因此，企業(yè)應(yīng)該建立相應(yīng)的公文管理體系標(biāo)準(zhǔn)，從而更好高校的開展工作。

（二）公文處理是傳達(dá)管理理念的途徑

通常情況下，正規(guī)企業(yè)工作的開展都是通過以開會的形式對工作的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行討論，然后以發(fā)布公文的方式將開會過程中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行傳達(dá)，從而對下屬的工作內(nèi)容進(jìn)行安排，所謂公文處理就是通過由上級傳達(dá)到下級，然后再由下屬實施的過程。

二、公文管理中常見問題

（一）公文擬稿不規(guī)范

公文的明顯特征是具有精確的語言、規(guī)范的樣式，這也是公文嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。但是很多企業(yè)因為文秘人員欠缺，而且對工作內(nèi)容的重視程度不夠，從而導(dǎo)致寫作公文的水平較差，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）對文種的使用不確切，存在誤用文種、自制文種以及混用文種的情況。（2）格式方面存在問題。平行文、上行文以及下行文的格式劃分不明確，存在版頭混用以及字體混亂，公文內(nèi)容不全面的現(xiàn)狀。（3）措辭不當(dāng)。措辭運(yùn)用口語化甚至是存在歧義，尤其是存在語句不通順以及錯別字的情況，使得公文的嚴(yán)肅性以及準(zhǔn)確性存在影響。（4）主體不明。文章內(nèi)容散漫、篇幅較長、中心點(diǎn)不明確，表述的內(nèi)容部確切。（5）實用性欠缺。公文的具體內(nèi)容和文章的實際情況存在很大程度的欠缺，關(guān)于論述性的文字較多，而具有指導(dǎo)性意義的文字欠缺。

（二）公文處理不及時

在辦理公文時，有明確的時間規(guī)定，但是在實際公文辦理工程中，公文處理遲緩，尤其在公文辦理時存在相互扯皮以及滯辦的情況，導(dǎo)致工作效率較低。通常情況下表現(xiàn)在如下方面：（1）公文辦理部門對于存在難度的公文以及不屬于自己部門辦理的公文進(jìn)行私自延誤，并沒有與屬于相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)系。（2）公文辦理部門沒有制定限時辦結(jié)制制度，使得公文在辦理過程中的程序不嚴(yán)謹(jǐn)，存在拖拉現(xiàn)象。例如，在對公文進(jìn)行發(fā)文處理時，因在某一環(huán)節(jié)上存在遺漏，從而導(dǎo)致上級以及下級部門的處理時間不夠，嚴(yán)重影響了公文的實際效率。

三、提高公文管理水平的對策

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)對公文管理工作的重視

一般情況下，導(dǎo)致公文存在問題的根本原因是由于文秘工作者甚至是管理者對公文管理的認(rèn)識不夠，缺乏對公文的管理。因此，一旦公文管理工作存在問題，也不能找到合理的解決方式。企事業(yè)單位在開展行政管理工作過程中制定的規(guī)范化的文書即為公文管理工作。該項工作具有嚴(yán)肅性、規(guī)范性以及權(quán)威性的特點(diǎn)，是保障企業(yè)進(jìn)行上下級以及內(nèi)外溝通的重要工具，并且對工作安排起到了相應(yīng)的法律保障。公文管理工作作為企業(yè)開展共組的基礎(chǔ)，管理工作的質(zhì)量不僅影響到企業(yè)的運(yùn)行效率，同時對企業(yè)的長久發(fā)展也存在很大程度的影響。公文管理水平是公文管理者素質(zhì)的體現(xiàn)，同時也能夠反映出企業(yè)的工作作風(fēng)以及工作水平，因此，工作管理工作水平是企業(yè)名片的象征。

（二）明確辦文時限

公文在辦理過程中應(yīng)該滿足相應(yīng)時間的要求，公文時限性主要體現(xiàn)在以下兩個方面：（1）對于上級機(jī)關(guān)交待需要辦理的公文，應(yīng)該在兩周內(nèi)完成，對于有特殊時限要求的公文，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)要求執(zhí)行。（2）機(jī)關(guān)部門之間的公文會簽，通常情況下應(yīng)該不予超過三天，如果存在實在不得已而超時的情況，應(yīng)該同主辦部門進(jìn)行提前協(xié)商。同時，公文管理工作者應(yīng)該強(qiáng)化自身管理公文的時間理念，對于管理流程嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，爭取做到及時處理公文。

（三）定期考核檢查，建立科學(xué)的公文處理制度和完善的激勵機(jī)制

在執(zhí)行公文管理工作過程中，上級部門應(yīng)該做好對下級部門的監(jiān)督管理工作，定期對公文管理情況進(jìn)行監(jiān)督核查，并且，相關(guān)部門應(yīng)該制定出相應(yīng)的考核公文指標(biāo)。通過借助考核、檢查以及評比的方法，給予符合考評標(biāo)準(zhǔn)的公文管理工作者予以表彰，反之，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，將違規(guī)操作及早予以扼殺。本機(jī)機(jī)關(guān)部門應(yīng)該及時對公文部門的發(fā)文差錯率予以統(tǒng)計分析，對于存在問題的情況應(yīng)該及時提出修整，并且修整結(jié)果反饋到相關(guān)部門，以避免類似問題再次出現(xiàn)。通過對公文管理部門的管理意識進(jìn)行不斷強(qiáng)化，逐漸提升管理人員對文種選用、行文規(guī)則以及體例格式等方面的專業(yè)技能，同時管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對相關(guān)制度的建立，監(jiān)管部門應(yīng)該嚴(yán)格控制公文管理的整個過程。只有這樣才能使得公文管理工作更加高效開展，從而保障企業(yè)良好運(yùn)營。

四、結(jié)束語

總而言之，公文管理工作包含了多層級多方面的內(nèi)容，在開展公文管理工作過程中，不管是公文管理人員還是相關(guān)的監(jiān)督單位，都應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)要求來開展工作，通過不斷提升自我素質(zhì)以及對公文管理工作的認(rèn)識，使得公文管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效果，從而保障企事業(yè)單位正常運(yùn)營。

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（作者單位：國網(wǎng)安徽省電力公司合肥供電公司）