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        試論如何做好企業(yè)實物檔案的管理與利用工作

        2017-10-19 23:41:00孫威軍
        企業(yè)文化 2017年35期
        關鍵詞:利用管理企業(yè)

        孫威軍

        摘要:企業(yè)實物檔案是內部人員和單位在各個執(zhí)行工作中形成的,對其保存具備一定價值。企業(yè)實物檔案為一項歷史記錄,為檔案管理工作中的主要部分?;谄渚邆涞脑夹?、直觀性特點,需要通過多維立體化形式來實現(xiàn),這樣在市場競爭發(fā)展下,才能達到有效的經(jīng)濟發(fā)展作用。因此,中國石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心根據(jù)工作經(jīng)驗,為其提出了管理和利用想法。

        關鍵詞:企業(yè);實物檔案;管理;利用

        在企業(yè)發(fā)展中,對檔案進行管理,能促進企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營。因為檔案為企業(yè)的主要部分,為了促進企業(yè)的進步和發(fā)展,需要對其進行管理和利用,積極對檔案管理工作分析和總結,這樣在整體上,才能獲得有利發(fā)展地位。

        一、加強宣傳

        對企業(yè)實物檔案進行宣傳,需要在企業(yè)實物檔案管理工作中,建立一體化體制?;诠芾碇贫鹊臉嫿?,需要對企業(yè)實物檔案進行收集、整理以及歸檔等工作,保證各個執(zhí)行程序都能按照一定規(guī)范來執(zhí)行[1]。同時,還需要對《檔案法》進行宣傳,保證檔案收集工作的獲取。還需要引起企業(yè)員工認識到企業(yè)實物檔案的重要性,將其與文字、圖紙等進行結合,促進管理工作的統(tǒng)一化。當發(fā)現(xiàn)一些特殊原因的時候,需要針對企業(yè)實物檔案,對其拍照留念,辦理相關手續(xù)。各個單位和個人不能對其私自保存。企業(yè)實物檔案管理人員要具備較高責任意識,保存一些有價值信息,從而避免企業(yè)實物檔案的丟失。因此,在企業(yè)逐漸發(fā)展下,為了能滿足多方面的發(fā)需需求,在對企業(yè)實物檔案進行管理和利用的時候,要對其積極宣傳,使人們認識到企業(yè)實物檔案的重要性[2]。

        二、實現(xiàn)歸檔工作

        促進企業(yè)實物檔案歸檔工作的完成,保證給人們信息查詢提供方便。在實際工作中,需要在幾點對其完善。

        第一,當對企業(yè)實物檔案進行歸檔的時候,工作人員要對企業(yè)實物檔案的相關信息進行分析和了解,促進手續(xù)辦理的合理性。檔案人員還需要對企業(yè)實物檔案進行收集、拍照歸檔等,對照片進行管理,以實現(xiàn)多個方面的執(zhí)行和發(fā)展。

        第二,對企業(yè)實物檔案科學分類管理,保證后期工作的時候,實現(xiàn)良好的開發(fā)和利用。企業(yè)實物檔案按照種類進行劃分,其存在的方面較多。所以,在對企業(yè)實物檔案進行管理的時候,需要基于一定單位來實現(xiàn)。比如:一張獎狀、一面錦旗等。還需要按照企業(yè)實物檔案的類型進行排列,如果在相同種類中,按照時間對其歸檔。在能保證企業(yè)實物檔案外觀的情況下,還需要將其放在合理位置,并為其貼上標簽。標簽上,要包括編號、時間以及期限等,保證在保存的時候,能促進企業(yè)實物檔案之間的聯(lián)系。

        第三,當工作人員對企業(yè)實物檔案工作進行歸檔的時候,需要對周邊環(huán)境、存在的歷史環(huán)境等進行分析。當對企業(yè)實物檔案進行編寫名字的時候,要標好其存在的單位、稱號或者級別等,并具體到個人、職位、時間等。

        第四,在對企業(yè)實物檔案進行編制目錄的時候,需要按照一定方案和順序對其分類和編號。針對企業(yè)實物檔案的目錄,需要在期間包括編號、年度、責任人員、外觀特征、數(shù)量、期限等多個方面。還需要將其裝訂,并為其編制封面,確保其完整性。

        第五,針對編制檢索工具,需要根據(jù)不同角度和不同方法進行思考,保證能滿足多方面的發(fā)展需求。在該工具使用下,將為其提供優(yōu)質、高效的服務[3]。

        三、對檔案進行保管

        加大力度對企業(yè)實物檔案進行保管,保證企業(yè)實物檔案的整體安全。因為企業(yè)實物檔案載體形式多種多樣,其材料大小不一樣,如:獎杯、牌匾、工藝等,他們的載體信息很多為鍍金、油漆形式,當不小心將其損壞的時候,將無法還原。所以,在對企業(yè)實物檔案管理工作中,相關部門要在日常工作中對修復技術進行研究。比如:構建專用庫,能在內部存放企業(yè)實物檔案,保證整體的清潔性,對銹蝕、蟲蛀現(xiàn)象進行預防,以確保企業(yè)實物檔案的整體安全。針對一些頻繁使用的企業(yè)實物檔案,要對其定期更換,尤其是資質證書等,在歸檔的時候,都要對其備份,并按照一定程序進行保存。在檔案袋上,還需要為其標明檔案號、名稱等信息,這樣不僅能對其詳細分析,也能為查找工作、利用工作提供方便。

        四、實現(xiàn)多渠道利用

        為了保證企業(yè)實物檔案價值的實現(xiàn),需要在多渠道上利用多形式實現(xiàn)全面利用。在實際工作中,主要表現(xiàn)為兩個執(zhí)行方面。

        第一,檔案部門要在工作中積極開展形式多樣的企業(yè)實物檔案展覽,保證企業(yè)文化的充分發(fā)揮,促使其作用的實現(xiàn)。根據(jù)對企業(yè)實物檔案的利用,還需要在工作中為其舉辦主題不同的展覽。比如:對企業(yè)成立到發(fā)展中整個過程進行展覽,利用企業(yè)實物檔案能會議企業(yè)歷史發(fā)展情況,也能對企業(yè)精神傳遞,基于企業(yè)的新理念,能激發(fā)工作人員的參與積極性[4]。

        第二,為企業(yè)實物檔案設立榮譽室。構建過程中,可以利用企業(yè)實物圖片、文字信息等,對單位內的實際發(fā)展狀況進行展示。也可以將社會貢獻作為主題,展示出企業(yè)獲得的獎杯、稱號等。還需要引導員工積極參與其中,接受領導的參觀,這樣在整體上才能獲得良好的發(fā)展效果。員工在積極參與中,能發(fā)揮創(chuàng)新性,也能積極滲透到工作內部,保證企業(yè)整體凝聚力的增強,從而促進企業(yè)各個工作的積極發(fā)展。不僅如此,因為企業(yè)實物檔案能為客戶了解提供信息和重要依據(jù),客戶通過這些實物、圖片、文字的介紹,對企業(yè)充分掌握,也能增加企業(yè)和客戶之間的距離。這樣不僅能提高企業(yè)的市場地位,也能在發(fā)展下,獲得穩(wěn)定發(fā)展。

        五、總結

        基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn),在我國社會逐漸進步和發(fā)展的今天,對檔案進行管理,是企業(yè)當前解決的主要問題。通過多個渠道,提出適合企業(yè)的檔案管理方式,將促進企業(yè)的整體進步和發(fā)展。

        參考文獻:

        [1]何曉暉.企業(yè)實物檔案管理利用[J].鐵道勘察,2012,38(3):104-106.

        [2]顧清華.企業(yè)實物檔案的開發(fā)與利用[J].檔案管理,2011(2):94.

        [3]張建英.淺談化工企業(yè)實物檔案的管理[J].內蒙古石油化工,2014(22):76-77.

        [4] 王緋.如何做好企業(yè)實物檔案的管理與利用工作[J].黑龍江檔案,2013(4):60.

        (作者單位:中國石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心)

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