蘇 莉，姜 政，孫伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan

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汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理探究

蘇 莉，姜 政，孫伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan

（北京汽車股份有限公司，北京 101300）

隨著汽車產(chǎn)品開發(fā)種類增多，技術(shù)文件以幾何級數(shù)增長，對傳統(tǒng)的檔案管理提出了嚴峻考驗，結(jié)合信息化和電子化在汽車產(chǎn)品檔案方面的實際應(yīng)用進行探究，為國內(nèi)汽車行業(yè)的產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理提供了一些啟示。

信息化建設(shè)；檔案電子化；汽車產(chǎn)品檔案管理

0 引 言

在信息化時代，文件電子化的相關(guān)研究已成世界檔案學(xué)研究的主流。電子檔案的信息化管理面臨很多理論與實踐的問題，特別對于中國制造業(yè)產(chǎn)生的大量科技檔案的管理影響深遠。汽車制造業(yè)作為中國制造業(yè)變革的排頭兵，擁有大量記載高精尖技術(shù)內(nèi)容的科技檔案，如何對這些汽車產(chǎn)品檔案進行有效的管理，令其更好地服務(wù)于汽車產(chǎn)品研發(fā)，是當(dāng)前檔案管理的主要難題。結(jié)合汽車產(chǎn)品檔案信息化實際，就信息化建設(shè)與汽車產(chǎn)品檔案的管理實施所存在的不足與問題展開探究，同時有針對性地給出一些建議和應(yīng)對措施。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息，檔案信息是社會信息中最可靠、最系統(tǒng)、最具有價值的原生信息。檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，更便捷、更高效、更準確地服務(wù)于用戶?，F(xiàn)在是信息高速時代，對于像汽車研發(fā)這樣產(chǎn)品規(guī)模大、信息量多的企業(yè)，只有把檔案工作重點放在信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，努力實現(xiàn)檔案信息資源共享，才能使檔案管理更健全、利用更高效[1]。

2 產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)中面臨的問題

2.1 檔案信息化的安全技術(shù)還不成熟

檔案信息化管理具有便捷、高效的特點，特別是對于汽車產(chǎn)品的檔案管理來說，不僅檔案文件數(shù)量巨大，且牽涉的部門和人員眾多，檔案的信息化能極大地提高工作效率和節(jié)約人力資源。此外，產(chǎn)品檔案信息化的建設(shè)與各個部門息息相關(guān)，推動受各部門的影響。產(chǎn)品檔案產(chǎn)生流轉(zhuǎn)的每一個工作環(huán)節(jié)，上到設(shè)計人員歸檔圖紙和文件，下到生產(chǎn)及質(zhì)量管控等使用檔案的下游單位，檔案信息化的建設(shè)受多方面因素影響，其他文件的電子檔案保存也會受到諸多因素的影響，包括文件的上傳，信息的存儲、傳輸?shù)?，這些環(huán)節(jié)都可能影響到信息安全。此外，包括載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性等問題都會影響到電子檔案本身的信息安全，這些因素處置不當(dāng)，可能會造成檔案信息的損害和丟失[2]。

2.2 產(chǎn)品技術(shù)文件的信息化缺少實踐性指導(dǎo)

國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對規(guī)范國內(nèi)電子化文件的管理起到了積極的推動作用，但對歸檔電子化文件的整理缺少實踐性指導(dǎo)，盡管規(guī)范提出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定要求進行”[3]，但仍無法滿足新形勢下汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的要求。

2.3 電子檔案與紙質(zhì)簽批流程存在重疊

圖紙是汽車產(chǎn)品檔案的重要組成部分。圖紙檔案信息化的建設(shè)過程中，在PDM（Product Data Management，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)平臺上管理電子檔案，而線下對紙質(zhì)圖紙的檔案管理并沒有取消，難以保證二者同步及一致性，管控起來比較復(fù)雜，并且在效率和資源上造成了浪費。

3 產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的對策分析

3.1 檔案信息的信息技術(shù)安全

檔案信息化建設(shè)的第一要務(wù)就是信息安全，構(gòu)建汽車產(chǎn)品檔案信息安全需要從以下幾方面考慮：1）保障網(wǎng)絡(luò)信息傳送的安全可靠，如使用內(nèi)網(wǎng)操作、外網(wǎng)傳輸；2）通過磁帶存儲與光盤存儲并行的方式，強化電子檔案的數(shù)據(jù)存儲安全；3）通過內(nèi)外網(wǎng)物理隔離的方式，加強操作系統(tǒng)的安全性；4）建立企業(yè)級安全檢測系統(tǒng)，包括安裝殺毒軟件、防火墻并適時升級；5）通過領(lǐng)導(dǎo)授信等方式，強化對紙質(zhì)載體檔案的使用管理[4]；6）涉密計算機不接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；7）涉密信息設(shè)備與非涉密信息設(shè)備之間不交叉使用移動存儲介質(zhì)。

3.2 檔案文件的電子信息安全

首先，采用文件加密等方式，確保電子文件內(nèi)容的非公開性，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保護效果；其次，采取身份驗證的權(quán)限管理，并同步存儲記錄[5]。當(dāng)用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，需要先輸入自己的通行證，計算機會先將該通行證與存儲在機器中有關(guān)該用戶的其他資料進行比較驗證，驗證通過后才放行，同時將此次的訪問記錄下來，確保信息安全。

3.3 檔案信息化建設(shè)的觀念轉(zhuǎn)變

信息化建設(shè)可能帶來短期的工作量增多，需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念[6]，將檔案信息化建設(shè)帶來的改變看成是企業(yè)管理信息化建設(shè)中的必然過程，長遠來看利大于弊，不計較短期利益得失。

3.4 檔案信息化建設(shè)與信息技術(shù)部門的溝通協(xié)調(diào)

汽車產(chǎn)品檔案信息化的構(gòu)建與完善，離不開信息技術(shù)部門的保障與配合，兩個部門之間要強化聯(lián)系、溝通與協(xié)作[7]。檔案管理部門需要主動提出新想法，發(fā)現(xiàn)問題后要及時與信息技術(shù)部門溝通，真正讓信息技術(shù)為檔案管理所用，而不只是把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作“面子工程”[8]。例如，圖紙檔案的管理工作可以從信息化技術(shù)部門的角度想對策，在取消紙質(zhì)檔案歸檔處理的同時，可以在PDM系統(tǒng)上加強對圖紙的審批，直接形成電子檔審批查看，在流程上簡化，改變以往打印之后再審批的現(xiàn)狀。

4 汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)成效

4.1 圖紙類電子檔案的信息化管理效率提升

圖紙在PDM系統(tǒng)中實現(xiàn)了電子化審簽。包括：1）工程師不用再打印紙質(zhì)圖紙走簽批流程，節(jié)約紙張（每年約1 000余卷），降低研發(fā)成本，提高簽批效率；2）實現(xiàn)圖紙屬性映射及TIF圖紙自動轉(zhuǎn)換，減少人工操作量；3）制作圖框，并對制圖軟件進行開發(fā)，實現(xiàn)標準模板的直接調(diào)用；4）所有研發(fā)圖紙簽批、歸檔、發(fā)放均統(tǒng)一于PDM系統(tǒng)。

汽車產(chǎn)品檔案中，圖紙類檔案的信息化走在了企業(yè)產(chǎn)品檔案信息化管理的前面，對電子化文件的管理有示范作用。首先，借助PDM信息化傳遞平臺，在設(shè)計與裝配之間的信息傳遞上實現(xiàn)了無圖化，大大減少圖紙信息傳遞錯誤的發(fā)生率；其次，模具裝配通過三維化的方式使模具結(jié)構(gòu)表現(xiàn)明顯，車間鉗工裝配模具可以使用班組大屏幕通過PDM平臺查看模具結(jié)構(gòu)的三維圖形，使模具結(jié)構(gòu)更加清晰；最后，數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬萏岣吡诵?，信息化的重要特點之一就是提高效率，設(shè)計人員的數(shù)據(jù)下發(fā)和數(shù)據(jù)更改通過PDM平臺傳遞給車間鉗工，使用時間接近于零，實現(xiàn)了設(shè)計與制造之間的高效傳遞。

4.2 文件類電子化管理便捷性提升

在文件類電子產(chǎn)品管理實踐中，通過電子化文件的整理，既滿足了數(shù)據(jù)的唯一性要求，又避免電子化文件使用過程中反復(fù)查看數(shù)據(jù)，文件修改、換版等原因造成數(shù)據(jù)丟失或錯亂的隱患，還充分保存汽車產(chǎn)品在檔案管理全過程的歷史憑證，在電子文件日趨增多的環(huán)境下，充分適應(yīng)了新形勢對汽車產(chǎn)品檔案工作的要求。

首先，在OA（Office Automation，辦公自動化）系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)等電子檔案來源的各系統(tǒng)中設(shè)置歸檔節(jié)點，對電子檔案進行有效控制和實時收集；其次，對積累的各種汽車產(chǎn)品電子文件在計算機運行環(huán)境中進行自動分類，將同類文件歸集到同一個文件目錄下；最后，定期將聯(lián)機電子文件轉(zhuǎn)移到脫機存儲載體上進行備份和信息再整理。通過規(guī)范電子文件的實體整理程序和要求，促進文件類電子產(chǎn)品的高效利用，使管理更便捷。

4.3 設(shè)置發(fā)放系統(tǒng)確保電子檔案傳輸安全性

設(shè)置檔案發(fā)放系統(tǒng)，將其與PDM系統(tǒng)集成，實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案發(fā)放由手工下載到系統(tǒng)自動收集的轉(zhuǎn)變，以及與下游單位、供應(yīng)商之間高效的數(shù)據(jù)傳輸，這樣不僅可以對檔案發(fā)放過程進行實時監(jiān)控與記錄，且通過設(shè)置加密傳輸和對身份驗證權(quán)限的管理，大大地提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案對外輸出的及時性、準確性和安全性。

5 結(jié)束語

汽車產(chǎn)品檔案信息化發(fā)展是IT技術(shù)與檔案管理創(chuàng)新的必然結(jié)果。在其形成階段，需要進一步健全已有的管理機制，制定良好的管理措施，根據(jù)存在的問題尋找有效解決對策，從實際出發(fā)處理好各自問題，只有站在切實服務(wù)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的角度，切實地研究和改善檔案信息化條件，才能使其具有發(fā)展的硬件保障，有效提升管理效率和效益，從而有助于汽車產(chǎn)品檔案管理能力的提升。

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1002-4581（2017）03-0049-03

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10.14175/j.issn.1002-4581.2017.03.013