崔小燕

摘要：旅游檔案是伴隨著旅游業(yè)興起、發(fā)展而產(chǎn)生的一種特殊的檔案資料，是衡量一個(gè)地區(qū)旅游發(fā)展和旅游管理水平的重要依據(jù)。隨著旅游業(yè)的迅速發(fā)展，旅游檔案也相繼大量產(chǎn)生，如何管理和利用好這些旅游檔案，對(duì)于當(dāng)前旅游管理和發(fā)展具有十分重要的借鑒意義和使用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：旅游檔案管理利用

做好旅游檔案的管理和利用工作，為科學(xué)制定旅游規(guī)劃、開(kāi)展旅游活動(dòng)、進(jìn)行旅游研究、分析旅游質(zhì)量提供最基本、最直接、最可靠的參考資料，既是全面反映當(dāng)前旅游改革發(fā)展的迫切需要，也是推動(dòng)未來(lái)旅游事業(yè)發(fā)展的潛在動(dòng)力。

一、旅游檔案的含義及分類(lèi)

旅游檔案是指在旅游行政管理、旅游建設(shè)、旅游經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像等門(mén)類(lèi)和載體的各種原始記錄。按照業(yè)務(wù)范圍不同，可大致分為六大類(lèi)：

（一）行政管理類(lèi)

指當(dāng)?shù)攸h委、政府、旅游行政主管部門(mén)等制定并實(shí)施的的旅游發(fā)展文件、政策支撐文件、旅游法規(guī)、行政規(guī)章、會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)等方面的資料。

（二）行業(yè)管理類(lèi)

特指在對(duì)A級(jí)景區(qū)、星級(jí)飯店和旅行社等行業(yè)實(shí)行日常管理的過(guò)程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括A級(jí)景區(qū)、星級(jí)飯店和旅行社等的申報(bào)、驗(yàn)收、復(fù)核、審批、年檢等方面的情況資料以及旅游服務(wù)綜合滿(mǎn)意度調(diào)查、旅游市場(chǎng)綜合集中整治等方面的資料；

（三）安全執(zhí)法類(lèi)

特指在對(duì)A級(jí)景區(qū)、星級(jí)飯店和旅行社等行業(yè)進(jìn)行日常安全執(zhí)法檢查的過(guò)程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括安全生產(chǎn)檢查、旅游投訴管理、旅游應(yīng)急預(yù)案制定及演練、整改通知書(shū)、行政處罰決定書(shū)等相關(guān)的文字和聲像資料；

（四）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)

特指在對(duì)旅游資源、旅游景區(qū)、景點(diǎn)等進(jìn)行宣傳推介活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的系列檔案資料，包括景區(qū)、景點(diǎn)宣傳手冊(cè)、旅游節(jié)會(huì)活動(dòng)、旅游宣傳推介活動(dòng)、旅游線路、旅游宣傳推介計(jì)劃、總結(jié)、旅游商品的研發(fā)、宣傳、推廣等方面的資料；

（五）項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)

特指在圍繞完善旅游功能而興建、改擴(kuò)建的項(xiàng)目相關(guān)的系列檔案資料，包括項(xiàng)目?jī)?nèi)容、選址、規(guī)劃、立項(xiàng)、投資、招投標(biāo)、審批等與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的資料。

（六）旅游統(tǒng)計(jì)類(lèi)

特指旅游管理部門(mén)、A級(jí)景區(qū)、星級(jí)星際飯店、旅行社、旅投公司等旅游接待及人次、旅游投入、旅游消費(fèi)、旅游資源調(diào)查、旅游建設(shè)等工作中形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析材料等。

二、旅游檔案的特點(diǎn)分析

（一）開(kāi)放性。首先，旅游檔案是記錄一個(gè)地區(qū)旅游發(fā)展變革的軌跡，總體反映一個(gè)地區(qū)旅游發(fā)展的進(jìn)程和成果，可以對(duì)外開(kāi)放；其次，旅游就是為了讓游客感受不同地區(qū)的歷史文化、民俗風(fēng)情，無(wú)論從管理、安全執(zhí)法、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)還是項(xiàng)目建設(shè)和旅游商品等方面，都實(shí)實(shí)在在地呈現(xiàn)在游客面前，相當(dāng)于旅游檔案的立體再現(xiàn)。

（二）綜合性。旅游檔案包括“吃、住、行、游、購(gòu)、娛、商、養(yǎng)、學(xué)”等多個(gè)方面，范圍廣，種類(lèi)多，為了讓游客充分了解這些方面的信息，旅游檔案的價(jià)值在此刻就顯得尤為重要。旅游檔案能為游客更全面、更系統(tǒng)、更直觀地介紹一個(gè)地區(qū)的旅游發(fā)展情況，因此它具有較強(qiáng)的綜合性。

（三）動(dòng)態(tài)性。旅游在不同的時(shí)間、不同的歷史背景下所發(fā)展的重點(diǎn)和方向各有所側(cè)重，在旅游資源的發(fā)現(xiàn)與推廣過(guò)程中，又會(huì)經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的考察與發(fā)現(xiàn)保護(hù)過(guò)程，因此不同時(shí)間段的游客接受到旅游信息就會(huì)有所不同。

三、旅游檔案的收集與管理

從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，旅游檔案管理還普遍存在混亂無(wú)序、檔案管理人員不穩(wěn)定，專(zhuān)業(yè)知識(shí)少，旅游檔案的開(kāi)發(fā)利用范圍窄、利用率低，旅游檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)處于盲目階段等問(wèn)題，如何加強(qiáng)旅游檔案的收集與管理是當(dāng)前旅游檔案管理需要解決的首要問(wèn)題。

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，樹(shù)立旅游檔案觀念。正確認(rèn)識(shí)旅游檔案管理工作的重要性，旅游檔案是一種旅游信息資源，但因?yàn)槁糜螛I(yè)起步晚，旅游檔案管理方法和收集范圍還比較有限，旅游檔案意識(shí)還比較薄弱。為確保旅游檔案收集齊全、規(guī)范，涉旅單位和人員要進(jìn)一步強(qiáng)化旅游檔案意識(shí)，牢固樹(shù)立抓好旅游檔案工作是目前乃至今后旅游工作的重點(diǎn)任務(wù)，主動(dòng)做好生產(chǎn)過(guò)程中的旅游檔案資料收集、整理、歸檔工作。

（二）健全組織機(jī)構(gòu)，全面收集各類(lèi)檔案資料。旅游檔案涉及的單位多、范圍廣，單靠一個(gè)科室、一個(gè)人根本無(wú)法及時(shí)、有效、完整地收集到各個(gè)方面的旅游檔案資料，還需要多方的努力和配合。旅游系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)單獨(dú)成立旅游檔案管理機(jī)構(gòu)，由旅游行政部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，具體檔案管理人員為副組長(zhǎng)，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人為成員組成，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)做好職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料的收集、整理工作，并核實(shí)歸檔資料的真實(shí)性和完整性。具體旅游檔案管理人員強(qiáng)與各業(yè)務(wù)科室的溝通聯(lián)系，確定收集范圍、歸檔時(shí)間，并及時(shí)對(duì)各業(yè)務(wù)科室上報(bào)的旅游檔案資料予以匯總、造冊(cè)、歸檔。

（三）強(qiáng)化保障措施，加強(qiáng)旅游檔案管理。完善歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)的旅游檔案管理制度，對(duì)照旅游檔案收集管理的規(guī)范和要求，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行自查和逐項(xiàng)審核，及時(shí)完善和修正相關(guān)資料。加大旅游檔案管理人員培訓(xùn)力度，著力提升管理水平和服務(wù)能力。運(yùn)用信息化手段做好旅游檔案的數(shù)字化工作，做好紙質(zhì)檔案、電子檔案雙保險(xiǎn)。建設(shè)旅游檔案管理專(zhuān)用庫(kù)房，并定期對(duì)紙質(zhì)旅游檔案進(jìn)行防蟲(chóng)、防潮、防霉處理。

四、旅游檔案的開(kāi)發(fā)與利用

（一）健全旅游檔案資源體系。著眼于滿(mǎn)足旅游檔案多元化的開(kāi)發(fā)和利用需求，不斷充實(shí)和豐富旅游檔案內(nèi)容，拓展旅游檔案服務(wù)功能，對(duì)旅游生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的系列資料進(jìn)行系統(tǒng)地整理、歸檔、編目及管理，充分挖掘出旅游檔案的資源效益、社會(huì)文化效益和經(jīng)濟(jì)文化價(jià)值，既重視為黨政機(jī)關(guān)和黨政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又能為基層群眾和市場(chǎng)主體服務(wù)。

（二）加強(qiáng)旅游檔案橫向聯(lián)系。由于旅游資源分布廣且形式、內(nèi)容多樣，加強(qiáng)旅游行政部門(mén)、經(jīng)營(yíng)部門(mén)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、地區(qū)之間的橫向聯(lián)系，可以發(fā)揮各地區(qū)、部門(mén)旅游檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)旅游資源的優(yōu)化整合，擴(kuò)大旅游檔案信息資源的服務(wù)范圍，進(jìn)一步完善旅游檔案服務(wù)功能，大力推進(jìn)旅游檔案事業(yè)發(fā)展?？梢栽诼糜蜗到y(tǒng)內(nèi)部建立一個(gè)旅游檔案協(xié)作中心或旅游檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)各部門(mén)、地區(qū)的協(xié)作，提高旅游檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)旅游檔案的綜合性開(kāi)發(fā)利用。

（三）實(shí)現(xiàn)旅游檔案管理數(shù)字化。為了提高旅游檔案的利用效率，確保使用者能快速、準(zhǔn)確地查閱和使用相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)旅游檔案的數(shù)字化十分必要。鼓勵(lì)有條件的單位、企業(yè)建立旅游檔案信息資源開(kāi)發(fā)中心和網(wǎng)絡(luò)資源中心，并選派高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管負(fù)責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)旅游檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的組織領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，旅游檔案管理人員在編制目錄、索引等傳統(tǒng)檢索工具的同時(shí)，還要圍繞旅游行業(yè)管理工作及重點(diǎn)任務(wù)，分析利用者的檔案需求嘻嘻，積極探索利用的途徑，編制出大量適合旅游行業(yè)發(fā)展的檔案編研資料，以不斷滿(mǎn)足使用者對(duì)旅游檔案利用的客觀需求。

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