文/王 梅

市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策

文/王 梅

市政工作對于城市的建設(shè)具有非常關(guān)鍵的作用，可以如實的對城市的發(fā)展以及規(guī)劃的全過程進(jìn)行記錄，為城市的發(fā)展提供第一手的資料。但是市政工程檔案采集和管理中涉及到的問題較多，因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，為了將檔案信息管理進(jìn)行更加細(xì)致化的管理，提升檔案信息質(zhì)量，需要針對市政工程檔案采集和管理中存在的問題進(jìn)行分析，從而找出解決問題的方法

市政工程檔案是維持市政工作正常運行的保障，也是城市發(fā)展的主要參考依據(jù)，特別是現(xiàn)階段城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，市政工程方檔案產(chǎn)生的速度和數(shù)量也呈現(xiàn)出的趨勢，但是尚不完善的檔案收集體系和管理體系對市政工程檔案利用帶來也一定的困難和阻礙，如果這些問題不能得到全面的解決，對于市政規(guī)劃的影響是較大的，因此為了城市基礎(chǔ)設(shè)施得到更加順利的運轉(zhuǎn)和為主，需要在檔案室收據(jù)和管理的過程中針對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)防，并制定專門的改善措施，提升市政工程檔案采集和管理的質(zhì)量，為檔案采集和管理質(zhì)量的全面提升創(chuàng)造良好的條件。

一、市政工程檔案收集工作現(xiàn)狀

1.檔案收集效率較低

為了保證工程檔案管理質(zhì)量，在進(jìn)行工程竣工之前，往往需要通知相關(guān)部門對項目進(jìn)行驗收，并將驗收的相關(guān)文件進(jìn)行封存，在適當(dāng)?shù)臅r候提出整改意見，對工程項目進(jìn)行修正和補充。但是在實際工作中，相關(guān)部門對工程驗收檔案的管理并不嚴(yán)格，檔案管理中存在管理混亂的情況，嚴(yán)重影響到后期資料的審查，造成管理上存在一定的問題。比如，作為市政工程施工企業(yè)，工程質(zhì)量和工程進(jìn)度可以說是企業(yè)的首要任務(wù)，按期保質(zhì)完成各項工程才能順利完成企業(yè)年度目標(biāo)任務(wù)，所以，各項目部負(fù)責(zé)人基本都把工作重點放在項目建設(shè)上，不由地就忽視了工程資料的全面收集。

2.檔案接收的內(nèi)容不健全

由于市政工程施工大部分是政府投資建設(shè)的，為了早日投入使用，加快項目進(jìn)展，一些項目都是先開工后辦理手續(xù)，這樣就會出現(xiàn)信息之間的對稱性問題，檔案的信息和真實的信息之間存在一定的差異，并且在這方面本身的法律規(guī)范也不健全，使得市政工程在管理中出現(xiàn)和正規(guī)規(guī)劃不相符的情況，影響整體的參考價值。比如，近些年我司承建的一些背街小巷人行道改造工程，這些工程基本都是惠民工程，工期要求很急，在實際實施中，有些就是先開工后辦手續(xù)，導(dǎo)致資料收集不全，如缺少開工報告等。

3.檔案信息采集意識薄弱

在進(jìn)行檔案采集的過程中也存在一定的問題。由于工程檔案分類較多，就我單位實際而言，五大類細(xì)分下來就在近30種技術(shù)資料需要收集，所以收集工程檔案需要耗費大量的時間，需要工作人員針對工程實際情況和信息的質(zhì)量及真實性進(jìn)行分類、鑒定和篩選，這樣才能保證檔案信息的真實有效。但是在實際工作中，由于工程資料收集人員檔案專業(yè)知識的缺乏和對國家信息化建設(shè)等相關(guān)法規(guī)的不了解、不熟悉，沒有對自身工作做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，導(dǎo)致不能全面、準(zhǔn)確、科學(xué)地采集工程技術(shù)的相關(guān)資料，從而影響了工程檔案最終的歸檔工作。

二、市政工程檔案收集問題的措施

1.健全制度建設(shè)

在進(jìn)行檔案收集的過程中需要建立更加完善的備案制度，并將制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面的監(jiān)督。相關(guān)的驗收部門要積極配合企業(yè)檔案管理工作，積極進(jìn)行工程竣工備案驗收，從而增加檔案管理的質(zhì)量，提升檔案的采集效率。同時，要嚴(yán)格按照市政工程相關(guān)規(guī)范的要求，對項目建設(shè)尤其是一些大型項目進(jìn)行適時的跟蹤調(diào)查，采用分階段、全方位的資料收集方式，并在驗收結(jié)束之后對檔案信息進(jìn)行全面的核定，保證數(shù)據(jù)的真實性。

2.增加市政部門之間的溝通

市政部門和建設(shè)單位之間的交流與溝通需要全面的加強，相互之間的信息傳遞要更加的及時，這樣才能在進(jìn)行工作交接的時候更加全面的對工作進(jìn)行移交，防止其中出現(xiàn)一些信息不對等的情況。比如，在圖紙設(shè)計、工程監(jiān)理、施工現(xiàn)場等方面要加強協(xié)作，及時交換信息。同時檔案管理部門需要對檔案管理進(jìn)行協(xié)同，建立專門的管理系統(tǒng)，促進(jìn)信息相互之間的交流與溝通，明確具體責(zé)任人，建立全面的責(zé)任追究制度，從而全面提升檔案管理水平。

3.進(jìn)一步強化檔案采集意識

在進(jìn)行檔案采集工作提升的過程中需要進(jìn)一步強化檔案采集意識，資料管理人員需要積極主動的對工程中的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握專業(yè)的方法，不斷的提升自身的工作效率。增加對于圖紙、方案的理解能力，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。

三、關(guān)于市政工程檔案管理工作現(xiàn)狀

1.管理水平低下

檔案管理在整合市政工程管理中呈現(xiàn)出弱化的狀態(tài)，部門的存在性不足，在整個管理體系中沒有得到一定的關(guān)注，使得檔案管理手段落后，管理效率低下，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失的情況。同時，在進(jìn)行計算機系統(tǒng)的普及中，許多地方對檔案管理的信息化改造不夠重視、硬件設(shè)施方面存在較多問題，使得整體的管理水平較為落后。

2.缺乏相關(guān)的法律規(guī)范

實際工作中對于法律的執(zhí)行力度監(jiān)督不足，普遍的存在執(zhí)法不嚴(yán)等情況，甚至出現(xiàn)違反法律規(guī)范的事件，使得規(guī)則和章程根本無法發(fā)揮應(yīng)有的效果，并且在進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定的時候也存在不全面的行為，使得檔案管理的難度進(jìn)一步增加。

3.業(yè)務(wù)人員工作水平存在不足

在實際工作中市政工作人員的專業(yè)素養(yǎng)存在不足，管理人員中也沒有專門從事檔案科研的人員，使得檔案在分類管理中存在一定的問題。

四、市政工程檔案管理質(zhì)量提升措施

1.促進(jìn)檔案信息化管理

針對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行信息化的處理，建立新型的管理模式，對于原本的紙質(zhì)檔案進(jìn)行過濾，將其中有價值的部門進(jìn)行掃描整理，并進(jìn)行備份，通過信息系統(tǒng)的介入將檔案進(jìn)行更加科學(xué)化的處理。同時，對于一些條件較好的地區(qū)和單位，可以率先的進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建更加完善的系統(tǒng)管理模式，逐步的實現(xiàn)檔案管理的智能化，提升管理效率。

2.制定完善的制度體系

在進(jìn)行檔案管理的過程中需要制定統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強對檔案管理的技術(shù)規(guī)范，制定更加細(xì)致的工作規(guī)范并對管理的流程進(jìn)行精簡，加強業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范，提升管理效能。同時，完善檔案管理的運行機制，建立從國家到地區(qū)再到單位的整體管理體系，同時及時地對檔案管理情況特別進(jìn)行監(jiān)督，構(gòu)建完善的績效評價體系，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范要求落實檔案管理工作。

3.提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

在進(jìn)行市政工作檔案管理的過程中，需要對人員的技術(shù)能力進(jìn)行全面的提升，規(guī)范工人的操作流程提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，幫助工作人員熟悉現(xiàn)代化的管理手段，讓他們認(rèn)識到現(xiàn)代化的檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理存在的差距，從而針對性的對自身的能力進(jìn)行提升，采用新的工作方法，提升整體工作效率。同時，檔案管理部門需要定期的展開相關(guān)的培訓(xùn)活動，經(jīng)常組織人員進(jìn)行新知識的學(xué)習(xí)，加深對檔案管理工作的理解和認(rèn)識。

在市政工程中，檔案管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)成其中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。通過查閱工程檔案，相關(guān)人員就可以明確市政建設(shè)的全過程。同時，通過查閱現(xiàn)有的工程建設(shè)檔案，也能夠為后期的市政建設(shè)提供合理的決策。因此在進(jìn)行實際工作中更加需要將檔案收集和管理中存在的問題進(jìn)行分析，針對出現(xiàn)的問題找出解決問題的方法，提升管理的科學(xué)性。在未來的實踐中，檔案管理相關(guān)人員還需要不斷摸索經(jīng)驗，保證市政工程檔案管理整體質(zhì)量的提高。

（作者單位：寶雞市政有限公司）