文/路 線

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作

文/路 線

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇。本文從科學(xué)規(guī)范醫(yī)院檔案工作、開發(fā)利用檔案信息資源等方面醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析闡述了如何在新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、建立醫(yī)院檔案一體化管理模式，以滿足醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研工作發(fā)展需求

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來和醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，使得醫(yī)院檔案管理工作的重要性突顯出來。醫(yī)院檔案管理工作既要適應(yīng)“大數(shù)據(jù)”背景下醫(yī)院發(fā)展的要求，也要同醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的要求相適應(yīng)，高效服務(wù)于醫(yī)院管理工作，讓檔案資源在醫(yī)院改革發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生信息中發(fā)揮重要的作用。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院的檔案種類主要分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案和財(cái)會(huì)檔案等幾大類，大多由辦公室、醫(yī)務(wù)科、科教科、人事科、財(cái)務(wù)科等不同的科室分散保管。這樣的保管利用方式存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理水平參差不齊，綜合開發(fā)利用程度低，人力、物力和空間浪費(fèi)等問題。加上檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，有保存意義的文件材料不能得到妥善保管，失去了檔案工作的完整性。這種檔案管理不僅跟不上發(fā)展的需要，也不利于科學(xué)管理。

二、立足“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，科學(xué)規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作

優(yōu)化資源配置、夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險(xiǎn)制度、農(nóng)村新型合作醫(yī)療和大病醫(yī)療保險(xiǎn)制度的廣泛實(shí)施，使得醫(yī)院檔案種類、內(nèi)容不斷更新，數(shù)量也日益增多。所以醫(yī)院必須要做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案室建設(shè)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)特別是二級(jí)以上醫(yī)院應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，將分散在醫(yī)院不同科室的文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案等檔案實(shí)行集中管理，使醫(yī)院檔案管理由分散、單一向集中、綜合方向發(fā)展，形成具有醫(yī)院特點(diǎn)的門類齊全、綜合利用的完整檔案管理體系，使醫(yī)院檔案室成為醫(yī)院信息存儲(chǔ)和利用中心，為規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和信息化管理檔案奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是強(qiáng)化檔案專業(yè)人員培訓(xùn)。配備政治業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案專業(yè)技術(shù)人員充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，支持和鼓勵(lì)檔案專業(yè)技術(shù)人員參加繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，選配人員到上級(jí)專業(yè)檔案館進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷提高檔案專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)、流程和規(guī)范。嚴(yán)格按照檔案管理法規(guī)和規(guī)定，做好各類、各種載體檔案材料的收集歸檔和整理工作，按照不同的檔案分類方案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，提高案卷質(zhì)量，豐富館藏。轉(zhuǎn)變管理觀念、提升自身素質(zhì)?！按髷?shù)據(jù)”背景下的檔案管理工作范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大，要求醫(yī)院檔案管理者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極轉(zhuǎn)變管理觀念，主動(dòng)適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的需要。一是要充分認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的重要意義。特別是要認(rèn)識(shí)到病歷檔案、科技檔案等資源在大數(shù)據(jù)的利用方面具有極大潛力，可為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，對(duì)于提高醫(yī)療保健工作質(zhì)量具有重要的促進(jìn)作用。二是要增強(qiáng)檔案工作的學(xué)習(xí)意識(shí)?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代也是“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)代，檔案的儲(chǔ)存形式和載體將會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而變化，醫(yī)院檔案工作者要積極學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，提高工作能力，以適應(yīng)“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案管理工作的需要。三是要轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)工作主動(dòng)性。針對(duì)各項(xiàng)工作需要，積極、及時(shí)、準(zhǔn)確地為醫(yī)院工作提供檔案信息服務(wù)，為醫(yī)療科研提供數(shù)據(jù)支持，為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)。四是要增強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新意識(shí)。要與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，用發(fā)展的眼光、科學(xué)的思維迎接新的挑戰(zhàn)，在做好檔案編研的同時(shí)，通過創(chuàng)新不斷解決新問題。

三、依托“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，努力開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源

隨著信息時(shí)代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)與利用也愈加受到人們的重視。為了適應(yīng)醫(yī)院對(duì)大數(shù)據(jù)的需求，醫(yī)院檔案管理工作者必須充分重視醫(yī)院各類檔案的開發(fā)與利用，使之在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

提高醫(yī)院文書檔案管理信息化水平。借助OA辦公系統(tǒng)的普及使用，提高文書檔案利用效率，為利用者提供精準(zhǔn)便捷的文書檔案查閱服務(wù)，滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作的需求。同時(shí)，要緊緊圍繞醫(yī)院管理工作、業(yè)務(wù)技術(shù)以及科研活動(dòng)的實(shí)際需要，開展形式多樣檔案服務(wù)。

依據(jù)人事檔案信息科學(xué)配置人力資源。在人事檔案利用中，要注重分析統(tǒng)計(jì)人員年齡、性別、學(xué)歷、專業(yè)、職稱等信息，依據(jù)床護(hù)比、醫(yī)護(hù)比等標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理核定科室人員編制。同時(shí)，要結(jié)合個(gè)人年齡、性別、學(xué)歷、職稱等合理調(diào)配人力資源，為醫(yī)院決策提供依據(jù)，最大化發(fā)揮人力資源效率。

借助病歷檔案信息提高醫(yī)療質(zhì)量。病歷檔案是病人病情變化及診療過程的原始資料，也是反映醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。要在做好病歷日常查閱復(fù)印的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)病歷檔案信息資源的開發(fā)與利用，特別要通過分析病歷來研究治療效果、疾病轉(zhuǎn)歸、抗生素應(yīng)用等領(lǐng)域，使病歷檔案信息在改進(jìn)醫(yī)療技術(shù)、提高醫(yī)療質(zhì)量等方面充分發(fā)揮作用。

依托科技檔案促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化。醫(yī)療科研檔案真實(shí)地記錄著醫(yī)療科研課題的立項(xiàng)申報(bào)、經(jīng)費(fèi)使用、實(shí)驗(yàn)記錄、應(yīng)用效果、研究成果以及有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)的全部過程，是科研成果鑒定和推廣應(yīng)用的重要依據(jù)。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代和生物、心理、社會(huì)醫(yī)學(xué)模式下，要充分利用醫(yī)學(xué)科研檔案資料，通過學(xué)術(shù)活動(dòng)廣泛交流醫(yī)學(xué)科技資料，才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。

綜上所述，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理和信息資源的開發(fā)與利用必將成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院要逐步建立一體化綜合檔案管理模式，不斷健全完善檔案管理制度，滿足醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研工作發(fā)展的需要，為更好地促進(jìn)人民群眾健康做出積極的貢獻(xiàn)。

（作者單位：寶雞市婦幼保健院）