林雅杰

摘要：檔案管理工作，不僅僅是對于過往歷史的儲存和保護，其根本作用是查詢歷史依據(jù)，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對檔案管理工作的特殊性，國家針對檔案管理也頒布了相應(yīng)的法律法規(guī)，確定了檔案管理工作的重要意義，強調(diào)各事業(yè)單位領(lǐng)導都要提高重視，加強此項工作的管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的管理體系中，檔案管理是其中的基礎(chǔ)性管理工作，它主要是集中事業(yè)單位日常工作以及活動的各類信息，包括影音、文本、照片、電子信息等，將這些信息保存、整理后，按照相關(guān)規(guī)定進行歸檔。檔案管理工作，不僅僅是對于過往歷史的儲存和保護，其根本作用是查詢歷史依據(jù)，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對檔案管理工作的特殊性，國家針對檔案管理也頒布了相應(yīng)的法律法規(guī)，確定了檔案管理工作的重要意義，強調(diào)各事業(yè)單位領(lǐng)導都要提高重視，加強此項工作的管理。

一、事業(yè)單位開展檔案管理工作的重要意義

隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，國民經(jīng)濟的發(fā)展也在穩(wěn)中求進的發(fā)展態(tài)勢中保持良好。在此情形下，為進一步促進事業(yè)單位各領(lǐng)域?qū)θ嗣穹?wù)水平的提高，檔案管理工作的重要性就被提上日程。高效科學的檔案管理，不僅可以讓事業(yè)單位做出正確合理的決策，同時還可以提高事業(yè)部門的管理能力，縮短冗長的辦事流程，形成規(guī)范化、有據(jù)可依的操作規(guī)程，從而有效的服務(wù)人民，穩(wěn)定社會發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏重視

事業(yè)單位的檔案管理是在各部門的公務(wù)來往中形成的。它一方面包括事業(yè)單位工作人員在其職能工作的履行過程中所形成的各種信息文件；另一方面包括事業(yè)單位工作人員從事專業(yè)化研究所產(chǎn)生的各類有價值的信息，比如從事教育、醫(yī)療以及科研工作所產(chǎn)生的具有重要意義的信息文件。事業(yè)單位中有很多領(lǐng)導忽視了檔案管理的根本意義。認為檔案管理就是簡單的資料看管，沒有深層次的看待檔案管理可以對今后的工作發(fā)展提供的良好借鑒作用，從而導致了下屬員工對于檔案管理的疏忽與懈怠。領(lǐng)導及員工長此以往對檔案管理的缺乏重視導致了事業(yè)單位發(fā)展的不利局面。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于事業(yè)單位檔案管理工作長期無法引起重視，因此，對于檔案管理人員的啟用也缺乏根本的重視，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低，缺乏相應(yīng)的知識進行專業(yè)化管理，導致檔案管理工作無法正常有效地開展。當今社會發(fā)展的趨勢形式，將事業(yè)單位的發(fā)展方向定位為服務(wù)化管理，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的成功與否。

（三）檔案管理工作無章可循

事業(yè)單位的檔案管理工作還停留在過去簡單傳統(tǒng)的模式上，再加上沒有引起足夠的重視，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有相應(yīng)的規(guī)程規(guī)范。主要體現(xiàn)在案卷不完整、標題不規(guī)范、檔號無規(guī)律等嚴重的問題。這些問題的形成往往導致檔案管理失去其根本的管理意義，在需要查詢過往資料的過程中無法快速準確的起到其查詢作用，關(guān)鍵時候還可能嚴重影響工作進度，給事業(yè)單位以及其所服務(wù)的人民群眾造成了很多不利影響以及損失。

三、改進事業(yè)單位檔案管理工作的方式

（一）提高重視

事業(yè)單位檔案管理的改進首先應(yīng)當從提高領(lǐng)導意識開始。領(lǐng)導對檔案管理的重視程度直接影響了該工作的改進效果。所以，對于事業(yè)單位領(lǐng)導的思想革新是相當有必要的，只有意識到傳統(tǒng)的檔案管理對于現(xiàn)有工作的嚴格制約，從根本上轉(zhuǎn)變這種認識，才能從真正意義上理解檔案管理工作的重要性，進而使檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的機能，促進事業(yè)單位的長期發(fā)展。當領(lǐng)導開始重視檔案管理工作后，相應(yīng)的檔案管理工作人員的觀點也會改變，從而改變了工作人員對檔案管理工作的積極性和開拓性，使得檔案管理工作的效率顯著提高。當事業(yè)單位由上至下都開始高度認可檔案管理工作的重要性后，才能促進該工作的不斷進步，保證事業(yè)單位健康有序的發(fā)展。

（二）加強檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的有效開展，檔案管理人員隊伍也應(yīng)當與時俱進不斷發(fā)展提高，特別是在當今信息化高度提倡的時代，能夠?qū)n案信息進行深度開發(fā)和研究的專業(yè)人才極度匱乏。因此，定期開展對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓十分必要，在提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的同時考慮在招聘新員工的過程中，招收具有檔案管理潛力的專業(yè)人員。除此之外，檔案管理人員還必須具備高度的責任心，對待工作要耐心細致，通過以上方式加強對檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，使他們可以熟練掌握現(xiàn)代化信息管理的技能，快速適應(yīng)當前階段檔案管理的需求，從而促進事業(yè)單位的不斷進步。

（三）形成規(guī)范化的檔案管理制度

檔案管理的長期忽視，導致了事業(yè)單位對檔案管理制度的不規(guī)范操作，從而影響了檔案管理工作發(fā)揮其真正意義的作用。形成規(guī)范化檔案管理的制度，對于提升工作效率、加強存檔資料的借鑒與追蹤溯源功能起到了十分重要的意義。規(guī)范化的檔案管理，可以簡化工作流程，提高工作效率，發(fā)揮檔案管理的真正優(yōu)勢；可以明確指出檔案工作人員的管理范疇，在法律法規(guī)的指導下，有序清晰地開展檔案管理工作。同時，檔案管理工作具有保密性，根據(jù)保密級別的不同，應(yīng)當制定出相應(yīng)的管理規(guī)范，內(nèi)容涉及檔案調(diào)閱的審批流程、外借資料因泄密所需承擔的法律責任以及檔案借出與歸還時間等等。檔案管理的規(guī)范化制度設(shè)立之后，工作人員應(yīng)當嚴格遵照規(guī)范執(zhí)行，不能將制度束之高閣，成為擺設(shè)。

四、結(jié)束語

檔案管理為事業(yè)單位提供了備查依據(jù)、發(fā)揮了客觀實際的歷史參考性以及強大的宣傳教育功能。檔案管理工作的管理具有一定的專業(yè)性，已經(jīng)不再局限于舊時檔案的整理、收集，而是將方向轉(zhuǎn)入服務(wù)化的理念。事業(yè)單位的檔案管理直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展問題，需要領(lǐng)導高度重視，深入理解并執(zhí)行國家法律法規(guī)對于檔案管理的實施。提升檔案管理工作者的積極性和綜合素質(zhì)，形成規(guī)范化的檔案管理制度，將事業(yè)單位的發(fā)展與人民群眾的需求緊密結(jié)合起來。面對新時期的到來，事業(yè)單位必須緊跟時代潮流，不能被社會淘汰出局，最大程度的提高和完善檔案管理工作的效率，根據(jù)過去所留存的寶貴資料正確預(yù)測事業(yè)單位今后的發(fā)展，使事業(yè)單位更好的服務(wù)于社會和人民。

參考文獻：

[1]孫玲.如何做好事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作[J].經(jīng)營管理者.2015，30（15）：191.