趙 燕

內蒙古烏海市海勃灣區(qū)紅十字會

建立基于政務網的電子文件中心的現實意義

趙 燕

內蒙古烏海市海勃灣區(qū)紅十字會

隨著電子政務的快速發(fā)展，電子文件作為電子政務活動中公文的主要載體形式，越來越多地受到政府和檔案部門的重視，本文試從電子文件管理這個視角出發(fā)，通過對電子文件管理現狀及國內外電子文件管理發(fā)展趨勢的分析，提出建立電子文件中心的現實意義。

政務網；電子文件中心；管理和發(fā)展

一、電子文件管理中存在的問題

1、目前各級政府的辦公自動化系統(tǒng)和網絡系統(tǒng)在日常管理活動中形成了大量的非紙質的電子文件，而且這類文件與傳統(tǒng)紙質文件相比在數量上正在呈不斷增加的趨勢。

2、由于工作人員計算機操作水平參差不齊，缺少嚴格的監(jiān)督檢查機制，在文件形成的各個環(huán)節(jié)出現了電子文件收集不完整，原數據缺失或不準確，歸檔流程不規(guī)范等問題。

3、目前，對于電子文件的法律地位還有待商榷，對電子文件的相關標準、法規(guī)還沒有明確規(guī)定，各級政府各部門對電子文件的使用系統(tǒng)、形式、格式都不統(tǒng)一。各部門都有自己的一套管理方法，各自為政，檔案館將面臨編寫不同數據接口以應對接收各種不同形式電子檔案的嚴峻形勢。

4、2008 年5月1日《中華人民共和國政務信息公開條例》頒布，要求各級政府及時向社會公眾公布政務信息。目前，政務信息公開工作主要在市政府信息網和各委、辦、局信息網平臺公布，各部門各自公布所屬范圍的政務信息，信息比較分散，不能對全部電子政務信息資源進行整合利用，形成“信息孤島”，給公眾的查詢利用帶來極大的不便。

5、電子政務信息的添加更新工作一般由各部門網管負責，由于網管人員缺少電子文件管理的專業(yè)知識，不能按照電子文件歸檔和電子檔案管理的要求進行公布，無法保證電子檔案的完整性、有效性。

二、國內外電子文件中心發(fā)展現狀

在發(fā)達國家，早已研究并建立電子文件中心。1988年美國國家檔案和文件署建立了電子文件中心，收集當時的現行電子文件，并且對國家檔案館、聯邦機構提供的電子檔案進行管理。2005年美國耗資3.08億美元正式啟動電子文件檔案館(ERA)，提供對聯邦政府部門電子文件的管理、保存和在線利用。意大利在2004年立法將檔案館、圖書館和博物館等幾種國家職能合并，成立了加拿大圖書檔案館，繼續(xù)在電子政務環(huán)境下記載加拿大政府的歷史，協(xié)助政府管理數字記錄遺產。澳大利亞的VERS(維多利亞電子文件策略)模式獲得了成功并在世界各地推廣。澳大利亞于1995年開展“永久保存電子文件”的課題研究，1998年維多利亞公共檔案館聯邦科學與工業(yè)研究組織安永公司成功開發(fā)VERS專門演示系統(tǒng)。1999年5月，州基礎設施廳投入480萬元開展試點，用三年時間成功封裝VEO格式，2004年3月，州司法廳施行VERS一致性輸出獲得成功。2004年開始在全部州屬單位推廣應用VERS標準。韓國政府在2004年制定了《電子文件利用促進法》，為提高電子文件安全性和可信度，要求不同部門根據具體情況來建立“電子文件保管所”。

我國對電子文件的管理研究已有十多年，期間國家檔案局頒布了相應的電子文件管理標準，但采用電子文件中心來管理電子文件的模式是近幾年才開始的，尚處于實踐探索階段。2004年12月28日建成的江蘇省常州市電子文件中心是我國最早建成的電子文件中心?！督K省檔案信息化建設規(guī)劃綱要(2005-2010年)》明確提出了“2008-2010年，全省100%的國家綜合檔案館全面建成與電子政務相配套的電子文件中心”的目標。2004年，深圳市檔案局正式成立了電子文檔服務中心，開始對市政府直屬23個局的電子文件進行采集管理。2006年安徽省電子文件中心項目立項，從2006-2010年分三個階段建設。隨著電子政務工程的推進，電子政務環(huán)境中產生的電子文件管理問題日益受到關注，國家檔案局高度重視電子政務活動中電子文件的歸檔和長期保存問題，于2007年開始研制電子文件管理的國家戰(zhàn)略，并促成了全國省、市級綜合性檔案館紛紛設立電子文件中心。目前，天津市、上海市、山東省、廣東省、四川省、陜西省等全國十多個省市都已經建立了電子文件中心，電子文件中心在全國有迅速擴展之勢。

三、建立電子文件中心的現實意義

1、建立電子文件中心有利于電子政務的健康發(fā)展。對政務工作中產生的大量電子文件進行科學有效地管理，組建統(tǒng)一的電子文件收集管理平臺，制定統(tǒng)一的電子文件交換格式和存檔格式，解決政務網內現行電子文件形式不統(tǒng)一、系統(tǒng)不統(tǒng)一等問題，規(guī)范政務網內電子文件的元數據及歸檔流程，推進電子政務的發(fā)展，建立完善的電子政務系統(tǒng)。電子政務建設的一個重要目標就是整合政府文件信息資源，建立公平、公正、公開的服務型政府。

2、建立電子文件中心有利于電子文件的規(guī)范化管理。電子文件中心的管理重點是電子文件，既包括與傳統(tǒng)紙質文件相應的字處理文件、圖像文件、電子表格等電子文件，還包括元數據、數據庫文件、網頁文件、CAD圖形文件、系統(tǒng)文件等類型，既要滿足當前工作的需要，又要保證電子文件的真實性、有效性、完整性和安全性，滿足電子文件永久保存的需求。

3、建立電子文件中心有利于檔案館機制創(chuàng)新，拓展檔案館公共服務功能，全面提升全市檔案信息化建設水平。電子文件中心從機制上消除了傳統(tǒng)載體文件檔案利用的不便和低效，大大提高了文件檔案的利用率。在電子政務和信息社會的發(fā)展環(huán)境下，電子文件中心以其高效、節(jié)約、便利成為網上政務信息集中公開的法定場所，通過接收、鑒定、保管、發(fā)布等程序將政務系統(tǒng)文件資源有機整合起來，達到文件信息資源最集中、最權威、最有效、最長久的效果，通過最大限度的開發(fā)利用，滿足政府部門和老百姓對政務信息的時效性需求。

4、建立電子文件中心有利于數字檔案館建設。數字知識時代要求檔案館長期保存國家機構在任何地點產生的、任何類型的、具有參考價值的電子文件，并提供積極有效的利用，這是數字檔案館誕生的基本依據。電子文件中心收集的范圍首先就是政務網中各行政事業(yè)單位產生的公務性電子文件，保存的首先是電子公文等政務信息文化遺產，反映了本地區(qū)政治、經濟、文化的發(fā)展軌跡，市區(qū)兩級政府履行職能的真實歷史性記錄，保證了黨和政府數字記錄遺產仍然能夠為現在和將來保存使用，它構成了數字檔案館內容和結構的核心，數字檔案館是它的擴展和延伸。